Учет лекарственных средств в бюджетных учреждениях

Учет медикаментов в бюджетных учреждениях (нюансы)

Учет медикаментов в бюджетных учреждениях носит строго регламентированный характер. Правильность учета проверяется ревизорами, а также важна для четкого контроля того, что лекарства имеются в наличии, не повреждены, не испорчены, не украдены.

Основные аспекты учета медикаментов

Учет медицинских средств в лечебных учреждениях, действующих на средства бюджета, ведется согласно инструкции, утвержденной приказом Минздрава СССР от 02.06.1987 № 747. Этот документ действует и на сегодняшний момент. В соответствии с этой инструкцией учитываются лекарства, вакцины, минеральные воды для лечения, материалы, произведенные из лекарственных растений, перевязочные материалы, тара и соответствующие вспомогательные активы.

Некоторые виды лекарств (назовем их особыми) должны учитываться в специально разработанных формах по каждому средству в количественном выражении. Это спирт, ядовитые, содержащие наркотические компоненты, дорогостоящие вещества, а также клинически исследуемые медикаменты и тара. Особые указания по работе с ядовитыми, наркотическими и сильнодействующими средствами и по их учету изложены в приказе Минздрава от 03.07.1968 № 523. В учреждении должны быть назначены сотрудники, которые будут отвечать материально за сохранность препаратов. Кроме этого, руководители лично отвечают за правильное хранение, обоснованное использование и учет лекарств.

Учет медикаментов в бюджетных учреждениях с аптекой

Инструкция (приказ № 747) содержит четкие правила составления документов, содержащих информацию по движению медикаментов. Медицинские средства принимаются к бухучету по фактической стоимости и в аптеке, и в бухгалтерии организации. В таблице ниже рассмотрены все документы и регистры по поступлению и выбытию медикаментов, обязательные к использованию в аптеке организации (формы утверждены приказом Минздрава от 30.12.1987 № 1337).

Учет лекарственных средств в бюджетных учреждениях

Дата публикации 11.06.2015

На основании каких документов должны списываться в бухгалтерском учете бюджетного учреждения лекарственные препараты, используемые для обеспечения деятельности учреждения, при отсутствии аптеки? У нас ведется предметно-количественный учет дорогостоящих (свыше 800 руб.) препаратов, остальные списываются общей суммой в конце того месяца, в котором их приобрели. Правильно ли это?

Это неправильно. Инструкция, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее Инструкция № 157н) не содержит никаких облегченных норм специально для учета «лекарственных препаратов при отсутствии аптеки». Для всех видов материальных запасов (кроме товаров и готовой продукции для продажи) установлены единые нормы ведения учета.

В соответствии с п. 101 Инструкции № 157н единица бухгалтерского учета материальных запасов выбирается учреждением самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением.

Если медикаменты списываются общей суммой в конце того месяца, когда их приобрели (вне зависимости от их фактического расходования), не приходится говорить ни о каком «надлежащем контроле за их наличием и движением».

Согласно п. 108 Инструкции № 157н выбытие (отпуск) материальных запасов производится по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости.

Выполнить требования этого пункта Инструкции № 157н невозможно без количественно-суммового учета материальных запасов.

В соответствии с п. 119 Инструкции № 157н аналитический учет материальных запасов ведется по их группам (видам), наименованиям, сортам и количеству, в разрезе материально ответственных лиц и (или) мест хранения.

Если медикаменты списываются общей суммой в конце того месяца, когда их приобрели (вне зависимости от их фактического расходования), – нарушено требование об «аналитическом учете по наименованиям и количеству».

В соответствии с п. 119 Инструкции № 157н материально ответственные лица ведут учет материальных запасов в Книге (Карточке) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству.

Если медикаменты списываются общей суммой в конце того месяца, когда их приобрели (вне зависимости от их фактического расходования), значит, материально ответственные лица не ведут учет материальных запасов в Книге (Карточке) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству.

Согласно п. 36 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н) выбытие материальных запасов производится на основании следующих первичных учетных документов:

  • Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
  • Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230).

Учет и списание медикаментов в госучреждениях

Лекарственные средства – особый вид материальных запасов. Организацией их учета занимается не только Минфин, но и Минздрав. Мы расскажем, к каким медикаментам предъявляются особые требования и как вести бухучет в медучреждении.

Проверьте, правильно ли вы учитываете медикаменты, чтобы не нарушать условия медицинских лицензий и бухгалтерских инструкций.

Кто ведет учет медикаментов

Медикаменты в госучреждениях в зависимости от особенностей учета подразделяются на две категории:

  • лекарственные средства, в отношении которых федеральные законы, приказы Минздрава выдвигают требования о предметно-количественном учете и дают четкие указания о его организации;
  • лекарственные средства и перевязочные материалы, к которым такие требования не предъявляются.

Медикаменты из первой группы должны учитывать:

  1. Производители (фармакологические компании).
  2. Продавцы (аптеки).
  3. Потребители (медицинские учреждения).

Это требование ст.58.1 61-ФЗ от 12.04.2010 года.

В отношении второй группы никаких специальных требований не выдвигается. Учет организовывается в соответствии с бухгалтерскими инструкциями и федеральными стандартами.

Закупка медикаментов

Казенным и бюджетным учреждениям покупать медикаменты и перевязочные средства нужно в порядке, установленном Законом о контрактной системе. Исключение – закупки бюджетных учреждений за счет средств платной деятельности, которые проводят по Закону № 223-ФЗ.

Читать еще:  Обязательна ли организация управленческого учета на предприятии

Автономные и бюджетные учреждения, которые закупают товары, работы и услуги по Закону № 223-ФЗ, порядок закупки медикаментов определяют самостоятельно и закрепляют его в своем Положении о закупке (письмо Минэкономразвития от 26.04.2017 № Д28и-1865).

Какие медикаменты нужно учитывать

Перечень лекарственных средств, подлежащих обязательному предметно-количественному учету, содержится в Приказе Минздрава 183н от 22.04.2014 года. В нем выделены следующие группы медикаментов:

  • содержащие наркотические и психотропные вещества;
  • содержащие сильнодействующие и ядовитые вещества;
  • комбинированные, состоящие из малых частей наркотических или психотропных компонентов в сочетании с другими фармакологически активными веществами;
  • иные.

Поскольку в сфере фармакологии происходит непрерывное движение, появляются новые препараты, снимаются с производства старые, утвержденный Минздравом перечень должен регулярно корректироваться. Порядок включения в список новых препаратов прописан в Приказе Минздрава 30н от 20.01.2014 года.

Сложность заключается в том, что учет медикаментов в бюджетных учреждениях в 2018 году ведется в соответствии с Инструкцией 157н, а также с новым федеральным стандартом «Концептуальные основы бухучета и отчетности». Лекарственные и перевязочные средства (счет 0 105 31) тоже относятся к МЗ, поэтому на них распространяются общие правила.

Но существует еще Инструкция от 02.06.1987 года № 747, в которой, например, говорится, что в отношении всех остальных лекарственных средств (не входящих в перечень) применяется суммовой учет. Это противоречит требованиям п.119 Инструкции 157н о том, что аналитический учет МЗ ведется по группам, видам, наименованиям, сортам и количеству. К тому же, суммовой учет делает невозможным получение достоверной информации о движении МЗ по отдельным наименованиям, а в некоторых случаях приводит к нарушениям.

В письме Минфина от 25 марта 2016 г. N 02-07-10/17036 учреждениям разрешается вести суммовой учет в том случае, если количественный ведется в месте хранения – аптеке. Для медучреждений, не имеющих аптек, количественно-суммовой учет обязателен. Остальные вправе принимать решение самостоятельно. Важное разъяснение в письме: по разным видам МЗ (продукты, лекарства, ГСМ) могут быть разные способы учета. Порядок учета медикаментов в бюджетном учреждении здравоохранения нужно закрепить в Учетной политике. В соответствии с п. 100 Инструкции157н следует выбрать учетную единицу: номенклатурный номер, партия, однородная группа.

Как вести количественный учет

Для препаратов из перечня Минфина учет ведется по каждому наименованию, дозировке, форме выпуска и т.д. Все операции, приводящие к изменению их количества, регистрируются в специальных журналах.

Правила ведения учета для наркотических, психотропных и комбинированных средств определены ПП от 04.11.2006 года № 644. Заполнять журнал обязаны должностные лица, уполномоченные приказом руководителя. Запись должна вноситься в день совершения операции. Подробнее про учет и хранение наркотических, психотропных, ядовитых и сильнодействующих препаратов читайте в инструкции

Для остальных медикаментов, подлежащих предметно-количественному учету, предназначены другие журналы, форма которых утверждена приказом Минздрава от 17.06.2013 года №378:

  • для аптек – в приложении №1;
  • для медучреждений – в приложении №2.

Для каждого наименования (с учетом формы и дозировки) ведется отдельный лист (разворот) в журнале. Все операции, которые в него заносятся, должны быть подтверждены документами. Допускается электронная форма журнала с ежемесячной распечаткой и брошюровкой по каждому наименованию. Нельзя суммировать приход по нескольким документам даже при единовременном поступлении. В журнал вносятся сведения по каждому приходному документу. Для некоторых препаратов есть возможность упрощенного учета. Например, разрешено вносить записи о расходе диэтилового эфира раз в месяц при условии, что его оборот в учреждении не превышает за этот период 10 кг.

Внутренний контроль достоверности учета осуществляется ежемесячно. Уполномоченный сотрудник (чаще всего бухгалтер) сверяет остаток препарата по журналу, по бухучету и фактическое наличие. Отметка о проведенной инвентаризации должна быть в журнале. В ПП 644 и приказе 378 подробно расписаны условия и сроки хранения журналов, порядок их уничтожения.

Бухучет и налогообложение

Все обязательные журналы по медикаментам, входящим в перечень, ведутся параллельно со стандартным документооборотом, установленным для отражения поступления, перемещения и выбытия лекарственных средств в учреждении. Порядок организации бухучета при наличии аптеки представлен в таблице.

Учет медикаментов в больнице

Учет медикаментов в больницах строго регламентирован, он должен соответствовать правилам и порядку ведения лекарственных средств в медицинских учреждениях. В данной статье рассмотрим основные аспекты учета медикаментов, способы и правила закупки, узнаем правила учета лекарств в больницах с аптекой и без, а также познакомимся с бухгалтерскими проводками и с процедурой отпуска лекарств по рецептам. Вся информация приведена с учетом указания документов и соответствующих приказов.

Основные аспекты учета медикаментов

Характер учета медикаментов в ЛПУ строго регламентирован и упорядочен. В настоящее время данный процесс регулируется согласно приказу Минздрава СССР от 02.06.1987 № 747. Утвержденный Министерством Здравоохранения перечень препаратов постоянно корректируется. Приказ Минздрава 30н от 20.01.2014 года включает три группы таких средств:

  1. комбинированные лекарства, содержащие в себе наркотические компоненты
  2. медицинские препараты, содержащие сильнодействующие или ядовитые компоненты
  3. психотропные и наркотические лекарства.
Читать еще:  Расшифровка букв в табеле учета рабочего времени

Полезно
Что говорит Приказ 4Н о новых правилах оформления рецептов

Все эти препараты подлежат обязательной регистрации (согласно п. 1 ст. 19 Закона от 22 июня 1998 г. N 86-ФЗ «О лекарственных средствах»). Ведется специальный журнал, за хранение которого отвечает специально назначенное лицо. Также в обязательном порядке осуществляется сверка и инвентаризация особых лекарств.

Учет медикаментов в больнице можно вести в режиме онлайн. Поступление, расход, списание — всё это можно делать в программе Клиника Онлайн.

Кто проводит учет медикаментов

Лекарственные средства, подлежащие учету, должны контролироваться следующими организациями:

  • Медицинские учреждения (все клиники и больницы)
  • Аптечные учреждения
  • Фармакологические компании

Учреждение назначает специальных сотрудников, которые за сохранность препаратов отвечают материально. Руководитель же следит за организацией правил и соблюдением норм хранения, реализации лекарств и списанием препаратов. Данный учет проводится, чтобы избежать риска нарушений со стороны органов контроля. Конкретное решение принимается самой медицинской организацией, которая формирует свои собственные рамки учетной политики.

Как закупаются медикаменты

Автономные (частные) поликлиники сами определяют порядок закупки. Это право предоставляется письмом Минэкономразвития от 26.04.2017 № Д28и-1865. Данную информацию необходимо указать в локальном акте частного медицинского учреждения. Для закупки медикаментов необходим типовой контракт.

  • Запрос предложения (через документацию на площадке закупок).
  • Посредством написания прямых писем непосредственно к поставщикам с запросом цен.

В документе о закупке необходимо указать дозировку, лекарственную форму и срок годности медикамента.

Учет каким медикаментам нужно вести

В приказе Минздрава СССР от 02.06.1987 № 747 указан список лекарств, которые подлежат обязательному учету. К ним относятся:

  • Лекарственные препараты (медикаменты, сыворотки, вакцины, средства для дезинфекции)
  • Минеральная вода
  • Перевязочные материалы (к ним относятся марля, бумага, вата, бинты)
  • Различная тара (банки, бутылки, бидоны, склянки)
  • Вакцины

Подлежат учету в специально разработанных формах в количественном выражении:

  • Спирт
  • Клинически исследуемые тара и лекарства
  • Вещества, которые содержат наркотические, сильнодействующие или ядовитые компоненты
  • Психотропные препараты.

Как ведется учет

Медикаменты в больнице и аптеке учитываются таким образом:

  1. Проверка составления регистров проводится раз в три месяца и является выборочной
  2. Необходим ежемесячный контроль особых медикаментов
  3. На проверенных документах обязательна подпись бухгалтера
  4. К статье расходов вспомогательные материалы относятся сразу же при поступлении в аптеку

Проводимые аптекой регистры учета

Приход медикаментов от поставщика

Выставленный продавцом счет

1. Форма 6-МЗ (представляет собой документ, регистрирующий поступившие счета)

2. Форма 11-МЗ – представляет собой отчет, оформляемый аптекой. Оговаривается денежный приход и расход медикаментов

Необходимо сделать 2 экземпляра отчета, один из которых заверяется заведующим аптекой и дальше хранится в бухгалтерии, а второй подлежит передаче заведующему аптекой.

Выдача лекарств из аптеки непосредственно для лечения

1. Форма 7-МЗ (представляет собой документ, учитывающий требования по розничным ценам на лекарства)

2. Форма 11-МЗ (представляет собой аптечный отчет о поступлении и выбытии медикаментов)

Необходимо оформить два экземпляра. Первый выдается материально ответственному лицу, второй остается у аптеки. Страницы подлежат нумерации. Также необходима подпись главного бухгалтера. Затем данные отправляются в форму 11-МЗ

Прибытие и вычет медикаментов, подлежащих количественному учету

Оформление накладной либо счета от продавца

Форма 8-МЗ (являет собой документ, регистрирующий количество лекарственных средств)

Необходима подпись главного бухгалтера и обязательна нумерация страниц

Расход особых медикаментов

Форма 1-МЗ (ведомость выборки особых медикаментов)

Необходимо заверение этого документа заведующим либо заместителем заведующего. Сумма по итогу отправляется в форму 8-МЗ

Как ведется учет медикаментов в больнице без аптеки:

Снабжение лекарствами учреждений без аптек происходит через аптечные склады поставщиков. При этом обязателен количественно-суммовой учет медикаментов. Условия следующие:

  1. Лимит выдачи лекарств оговаривается специально составленной инструкцией
  2. Необходима доверенность на выдачу препаратов
  3. Количество лекарств отвечает текущим нуждам медицинского учреждения

Поступление лекарств сразу в отделение

2. Информация по счету от поставщика (необходимы также приложенные накладные за обсуждаемый определенный промежуток времени)

Оформление накладной осуществляется в четырех экземплярах, каждая группа лекарств по каждому отделению. Происходит списание лекарств назначенным работником учреждения. Основанием для данной процедуры является выставленный счет

Поставка особых медикаментов

Форма 2-МЗ (представляет собой документ-выписку о медикаментах, количество которых подлежит учету)

Необходимо сделать пять накладных, каждая группа лекарств по каждому отделению

Бухгалтерский учет

Журналы по лекарствам, входящим в перечень, должны вестись одновременно с оборотом документации. Документооборот отслеживает приход, расход и перемещение медикаментов в медицинском учреждении.

Порядок организации лекарств, которые не подлежат предметно-количественному учету:

  1. Учет ведется аптекой
  2. Учетным регистром является форма 6-МЗ
  3. Документом-основанием является товарная накладная, либо выписанный счет-фактура. Также это может быть передаточный документ, который выдается поставщиком.

Выдача в отделении :

  1. регулирующий документ — требование-накладная (0504204)
  2. регистр – форма 7-МЗ
  3. ведение учета осуществляется аптекой.

Порядок организации лекарств, которые подлежат предметно-количественному учету:

  1. Учет ведет аптека
  2. Учетный регистр в данном случае – форма 8-МЗ
  3. Документ-основание – также счет-фактура или товарная накладная, либо передаточный документ от поставщика.
  1. Ведение учета реализуется аптекой
  2. Регистр учета — форма 1-МЗ
  3. Документом-основанием является требование-накладная (0504204). В ней обязательно указываются ФИО тех лиц, для кого поставляются данные препараты. Обязательны штамп и печать для заверения документа.

Бухгалтерские проводки по учету медикаментов

По учету медикаментов требуются соответствующие бухгалтерские проводки. Для этого необходимо использовать утвержденный приказ Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Читать еще:  Неявки в табеле учета рабочего времени образец

После оприходования медикаментов в частную клинику они должны находиться на учете у материально ответственных лиц. Далее осуществляется отпуск по выдаче лекарств больным. Данная операция представляет собой оприходование медикаментов на баланс частной клиники от вышестоящей организации. Приход лекарств, осуществляемый:

  • поставщиком: Д-т 0 105 31 341 К-т 0 302 34 734.
  • вышестоящей организацией: Д-т 0 105 31 341 К-т 0 304 04 341.

Учет в аптеке

Моменты, которые необходимо помнить в процессе учета медикаментов в аптеке:

  1. В аптечном учреждении необходимо создание действующей комиссии, которая подсчитывает все имеющиеся лекарства.
  2. Инвентаризация происходит ежегодно. При этом учитывается фасовка, доза и вид лечебных препаратов.
  3. Учет лекарств в аптеке регулируется формами 8-МЗ и 1-МЗ.
  4. Обязательны подпись и печать от руководителя организации при выдаче лекарств.
  5. Чтобы убедиться в правильности ведения журналов учета медикаментов, важно проводить выборочную проверку.

Как препараты отпускаются по рецептам

Правила отпуска лекарственных средств по рецепту регулируются Приказом Министерства Здравоохранения России от 11.07.17 года, №403н. Продажу препаратов по рецепту могут осуществлять аптечные организации, которые получили лицензию на осуществление фармацевтической деятельности.

Для получения особых препаратов необходимо иметь с собой форму, разрешающую получение медикаментов:

  • ф.148-1/у-88 – срок ее хранения осуществляется 3 года. По такой справке можно получить особые (подлежащие обязательному учету) лекарства;
  • ф.107/у-НП – хранится 5 лет. Выдается для получения психотропных средств, а также лекарств с наркотическими компонентами. По бланку этой формы можно получить только один тип препарата.

Списание медикаментов в медицинских учреждениях

Формы для списания лекарств:

Списание медицинских препаратов в бухгалтерском учете осуществляется в общем порядке на основании положений инструкций №№ 157н, 174н.

Для списания медикаментов в медицинских учреждениях используются две унифицированные формы:

  • ф. 0504210 (подойдет при списывании лекарств старшей медсестрой)
  • ф. 0504230 (возможно списание медикаментов постовой медсестрой, являющейся подотчетным лицом)

Учреждение само выбирает форму списания лечебных средств:

  1. По средней фактической цене
  2. По цене, которая указывается в товарной накладной

Кто несет ответственность

Учет и отслеживание реализации и хранения лекарственных средств в ЛПУ подлежит лицензионному контролю. Отсутствие учета организации расценивается как нарушение требования, в результате которого можно попасть под административную ответственность, в том случае, когда оно не содержит признаков уголовного деяния.

К ответственности привлекаются те лица, которые используют медицинские изделия с истекшим сроком годности, либо те, кто использовал лекарства в незарегистрированном законом порядке.

Нарушителю полагается штраф. Для физических лиц он составляет порядка трех-четырех тысяч рублей, для юридических – тридцать-сорок тысяч рублей.

Учет лекарственных средств в бюджетных учреждениях

Дата публикации 11.06.2015

На основании каких документов должны списываться в бухгалтерском учете бюджетного учреждения лекарственные препараты, используемые для обеспечения деятельности учреждения, при отсутствии аптеки? У нас ведется предметно-количественный учет дорогостоящих (свыше 800 руб.) препаратов, остальные списываются общей суммой в конце того месяца, в котором их приобрели. Правильно ли это?

Это неправильно. Инструкция, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее Инструкция № 157н) не содержит никаких облегченных норм специально для учета «лекарственных препаратов при отсутствии аптеки». Для всех видов материальных запасов (кроме товаров и готовой продукции для продажи) установлены единые нормы ведения учета.

В соответствии с п. 101 Инструкции № 157н единица бухгалтерского учета материальных запасов выбирается учреждением самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением.

Если медикаменты списываются общей суммой в конце того месяца, когда их приобрели (вне зависимости от их фактического расходования), не приходится говорить ни о каком «надлежащем контроле за их наличием и движением».

Согласно п. 108 Инструкции № 157н выбытие (отпуск) материальных запасов производится по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости.

Выполнить требования этого пункта Инструкции № 157н невозможно без количественно-суммового учета материальных запасов.

В соответствии с п. 119 Инструкции № 157н аналитический учет материальных запасов ведется по их группам (видам), наименованиям, сортам и количеству, в разрезе материально ответственных лиц и (или) мест хранения.

Если медикаменты списываются общей суммой в конце того месяца, когда их приобрели (вне зависимости от их фактического расходования), – нарушено требование об «аналитическом учете по наименованиям и количеству».

В соответствии с п. 119 Инструкции № 157н материально ответственные лица ведут учет материальных запасов в Книге (Карточке) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству.

Если медикаменты списываются общей суммой в конце того месяца, когда их приобрели (вне зависимости от их фактического расходования), значит, материально ответственные лица не ведут учет материальных запасов в Книге (Карточке) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству.

Согласно п. 36 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н) выбытие материальных запасов производится на основании следующих первичных учетных документов:

  • Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
  • Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230).
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector