Основание для оплаты услуг в бухгалтерском учете

Первичная документация

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Что такое «первичные документы»

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Быстрое заведение первички, автоматичекий расчет налогов, отправка отчетности, бесплатные обновления и техподдержка в онлайн сервисе Контур.Бухгалтерия!

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Этап 2. Происходит оплата по сделке

выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;

  • кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.
  • Этап 3. Получение товара или услуги

    Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

    • товарная накладная — для товаров;
    • товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
    • акт выполненных работ/оказанных услуг.

    Обязательные первичные документы

    Быстрое заведение первички, автоматичекий расчет налогов, отправка отчетности, бесплатные обновления и техподдержка в онлайн сервисе Контур.Бухгалтерия!

    Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

    • договор;
    • счёт;
    • бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
    • накладная;
    • акт выполненных работ (оказанных услуг).

    С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

    В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

    Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

    Счет на оплату

    Счет на оплату — это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

    Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

    В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

    Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

    Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

    К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

    Товарная накладная или товарный чек

    Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

    Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

    Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

    Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

    Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

    Акт оказанных услуг (выполненных работ)

    Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

    Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

    Счет-фактура

    Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

    Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

    • информацию о суммах денежных средств;
    • фактурную часть.

    Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

    В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

    Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.

    Счет на оплату — когда он обязателен и для чего нужен

    Пример счета на оплату

    В нашей стране, так сложилось правилами делового оборота, что счет на оплату — это документ, на основании которого компания оплачивает поставщикам за материалы, товары, работы или услуги.

    Часто руководители не разрешают проводить оплату без счета. В некоторых бухгалтериях, наличие оригинального счета с живыми подписями и печатью к каждому платежу — это вопрос чести. Счета подшивают в хронологическом порядке в отдельные папки или прикрепляют к исполненному платежному поручению и банковской выписке.

    Неоплаченные счета хранятся в отдельной папке, те из них, которые завизировал руководитель с пометкой «оплатить», бухгалтер оплачивает.

    Примерно так, обычно происходит в организациях обращение со счетами на оплату, а нужны ли они вообще и что говорится в законодательстве?

    Счет на оплату — нужен или нет

    Ни один законодательный документ не обязывает поставщика выписывать счет на оплату. Не существует его унифицированной формы, нигде не регламентируется порядок его выставления. Счет не является первичным документом, но существуют моменты, когда счет обязателен для составления, это:

    • если договор отсутствует, счет после его оплаты является документом, подтверждающим заключение сделки между двумя сторонами;
    • если выставление счета прописано в договоре;
    • если это вытекает из-за особенности заключенной сделки, например, услуги связи, оплата за электричество и прочее.

    Счет на оплату — это удобное напоминание клиенту, что пора заплатить. Бухгалтер, оплачивая счет, берет платежные реквизиты именно из него, а не из договора.

    Форма счета

    Итак, унифицированной формы счета нет, значит организация самостоятельно разрабатывает ее и закрепляет в учетной политике. Чаще всего, и это самый удобный вариант, форма счета определяется бухгалтерской программой, которой пользуется организация или предприниматель.

    Читать еще:  Начисление зарплаты проводки бухгалтерского учета

    Счет на оплату содержит следующие реквизиты:

    • Дата составления,
    • Порядковый номер,
    • Платежные реквизиты получателя денежных средств,
    • Данные плательщика и покупателя,
    • Указывается номер и дата договора, на основании которого выставляется счет.
    • Должности и подписи уполномоченных лиц.
    • Наименование товаров, работ услуг,
    • Количество, единица измерения, цена и сумма.
    • Итоговая сумма к оплате.
    • Отдельно указывается сумма НДС или, если товар, работы, услуги не облагаются налогом, должно быть написано «Без НДС» или «НДС не облагается».

    Счет на оплату можно дополнять любой необходимой информацией.

    Конференция ЮрКлуба

    Что является основанием для оплаты?

    KSS 11 Фев 2005

    Доброго Всем дня!

    Уважаемые юристы!
    Спорю со своим покупателем:
    Я ему говорю что счет-фактура является документом исключительно налоговым и служит только для возмещения или вычета предъявленной суммы НДС. А он мне говорит, что нет это докумнт и для оплаты за поставленный товар.
    Я выставил счет-фактуру и он в п/поручении так и написал что оплата по с-фактуре №. а ссылки на договор нет!
    Я считаю что более правильно оплачивать на основании договора, а не счета-фактуры, тем более что это документ не являющийся основанием для оплаты.
    Хочу что б оплачивал на основании договора, но аргументов не хватает, а может их и нет, может он прав?

    Пауль 11 Фев 2005

    KSS 11 Фев 2005

    Пауль 11 Фев 2005

    понимаю что это вопрос юридический

    заключенный договор НЕ является основнием для оплаты. Договор устанавливает правоотношения между продавцом и покупателем, по которым продавец обязуется продать, а покупатель оплатить. Основанием для оплаты является счет, который вы выставляете на основании заключенного договора.

    Голландец 11 Фев 2005

    Ahasverus 11 Фев 2005

    Голландец 11 Фев 2005

    А писать в платежке «в т.ч. НДС» — на основании чего?

    А для чего Вам основание в платежном поручении? Сумма платежа, сумма налога, ставка налога — этих данных достаточно.
    KSS правильно пишет.

    счет-фактура является документом исключительно налоговым и служит только для возмещения или вычета предъявленной суммы НДС

    А вот Пауль ошибается.

    счет-фактура — это документ подтверждающий оказание услуг (поставку товара)

    Это ему, верно, в той самой бухгалтерии подсказали.
    Нет договора (документа) — в назначении платежа номер и дата товарного документа (накладной).

    kuropatka 11 Фев 2005

    Хорошо когда есть договор — а когда его нет?

    А когда его нет — то будет неосновательное обогащение. Потому как даже устное соглашение — это уже договор.

    broker 11 Фев 2005

    Хм. основанием для оплаты является счет

    абсолютно неверно. Счет — эт док, который вааще ни к чему не обязывает. Он выставляется как бы для сопровождения перечисления предоплаты! Их даже нет обязанности учитывать.
    А вот Счет-фактура KSS прав на 100%. Она не подтверждает исполнение обязательств, на это есь Акты.
    Основание — договор

    Ahasverus 11 Фев 2005

    А когда его нет — то будет неосновательное обогащение.

    Угу. С последующей оплатой
    Голландец

    Сумма платежа, сумма налога, ставка налога — этих данных достаточно.

    А я их откуда взять должен? Из накладной? А накладная (в случае отсутствия письменного договора) это основание для оплаты НДС поставщику? Не уверен.

    Если только так: Оплата за ТМЦ по накладной №___ и счет-фактуре №____. В т.ч. НДС 18%» Тогда вроде все довольны.

    broker

    Счет — эт док, который вааще ни к чему не обязывает. Он выставляется как бы для сопровождения перечисления предоплаты! Их даже нет обязанности учитывать.

    Ааа,ммм.
    Вы простите все время по письменным договорам работаете? А если нет письменного договора и выставлен счет на предоплату — оплачивать не будете?

    Пауль 11 Фев 2005

    Договор — это гражданско-правовой документ, счет — бухгалтерский. Оплата производится на основании бухгалтерского документа. Если у вас договор с исполнением в будущем, вы что будете сразу оплачивать без счета? ИМХО основанием оплаты является счет, для выставления которого, в свою очередь, основанием является договор. Без договора (письменного или устного) нет гражданско-правовых отношений между контрагентами.

    —lev— 11 Фев 2005

    «ФАС Московского округа в постановлении указал, что согласно условиям договора товар подлежит оплате в течение 5 дней с момента поставки, цена поставляемого товара ответчику была известна, Оплатить товар он обязан был в установленный договором срок, поэтому отсутствие счета не может освободить его от этой обязанности.»

    Faust 11 Фев 2005

    Пауль
    По-вашему, если в договоре написано, что должник должен заплатить в определенный срок, отсутствие счета освободит его от ответственности за просрочку?

    И еще. Вы когда-нибудь видели счет «на возврат суммы займа», например?

    cons 11 Фев 2005

    По-вашему, если в договоре написано, что должник должен заплатить в определенный срок, отсутствие счета освободит его от ответственности за просрочку?

    да, будет
    нет такого основания обязательства по уплате как счет или счет-фактура
    непонятно, почему такое значение придается бухгалтерским односторонним документам

    Faust 11 Фев 2005

    непонятно, почему такое значение придается бухгалтерским односторонним документам

    Они имеют значение. Просто не все понимают, что для расчетных операций первичкой будет платежка, РКО и т.п. А никакие не счета и счета-фактуры

    основанием обязательства оплатить товар является передача товара покупателю
    соответственно, основанием для оплаты будет документ, подтверждающий факт передачи товара покупателю

    А при авансах?

    В целом согласен.

    cons 13 Фев 2005

    сорри. не с того конца, видимо, прочитал пост
    отсутствие счета не освободит должника от ответственности за неоплату перед кредитором
    за исключением случаев, когда выставление счета кредитором предусмотрено договором

    основанием будет соответствующее условие договора
    Сообщение отредактировал cons: 13 Февраль 2005 — 22:19

    Пауль 14 Фев 2005

    отсутствие счета освободит его от ответственности за просрочку?

    нет, не освободит. ладно, убедили, был не прав!

    Юська 14 Фев 2005

    mvv 14 Фев 2005

    оплата происходила по письму — в назначение просто — оплата за товар

    Что за письмо . оферта .

    Юська 14 Фев 2005

    Денежка 14 Фев 2005

    tiranos 11 Окт 2005

    kuropatka 11 Окт 2005

    ведь нигде в главе 46 ГК не говорится о расчетах по счетам.

    Не путайте способы расчетов и основание оплаты.

    Какие документы организации необходимо получить от контрагентов для подтверждения расходов в целях исчисления налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, при приобретении материальных ценностей, оплате услуг?

    Налогоплательщики, применяющие УСН и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении налоговой базы учитывают расходы, предусмотренные п. 1 ст. 346.16 НК РФ, при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
    В свою очередь, согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные в том числе документами:
    — оформленными в соответствии с законодательством РФ;
    — косвенно подтверждающими произведенные расходы (приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
    Специалисты финансового ведомства, учитывая в том числе и положения п. 1 ст. 11 НК РФ, неоднократно обращали внимание на то, что при реализации положений п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщики прежде всего должны руководствоваться требованиями ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) (письма Минфина России от 02.06.2011 N 03-11-06/2/89, от 24.04.2007 N 07-05-06/106).
    А при осуществлении наличных расчетов, во избежание последующих разногласий с налоговыми органами, для признания расходов желательно иметь в наличии кассовые чеки (бланки строгой отчетности), если требование о применении контрольно-кассовой техники (бланков строгой отчетности) в конкретной ситуации предусмотрено положениями действующего законодательства (смотрите, например, письмо Минфина России от 21.02.2008 N 03-11-05/40).
    Кроме того, согласно п. 2 ст. 346.17 НК РФ расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты. Следовательно, обязательным условием признания расходов в целях исчисления налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, является наличие у налогоплательщика соответствующих банковских документов (выписок, платежных поручений и т.п.).
    Согласно п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в таких альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

    Читать еще:  Кража на предприятии оформление и учет

    Накладные

    Движение товара от поставщика к потребителю оформляется документами, предусмотренными условиями поставки товаров (договором) и правилами перевозки грузов. К таким документам прежде всего относится товарная накладная по форме N ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
    Кроме того, в случае доставки товаров автомобильным транспортом может оформляться товарно-транспортная накладная по форме N 1-Т, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (письмо ФНС России от 21.08.2009 N ШС-22-3/660). Наряду с товарно-транспортной накладной применяется форма транспортной накладной, утвержденная постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272.

    Акты

    Действующим законодательством не установлено требования об обязательном подписании сторонами договора возмездного оказания услуг акта приемки-передачи, подтверждающего факт оказания услуг (постановления ФАС Московского округа от 11.10.2007 N КА-А41/10338-07, Поволжского округа от 25.01.2007 N А57-178455).
    Следовательно, отсутствие акта само по себе не является безусловным основанием для вывода о том, что предусмотренные договором услуги фактически не оказывались (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 07.12.2007 N Ф08-7879/07 и от 16.06.2005 N Ф08-2393/05).
    Достаточным подтверждением факта оказанных услуг может являться договор и документы об оплате, а также документы, косвенно подтверждающие оказание услуг.
    В то же время законодательство не исключает возможности оформления отношений по приему результата оказанных услуг двусторонним актом приема-передачи, поэтому такой документ может являться подтверждением факта оказания исполнителем услуг и принятия их заказчиком (письмо Минфина России от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/170, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 10.03.2004 N Ф08-730/04, ФАС Центрального округа от 18.01.2007 N А62-2318/2006).

    Счета

    Оформление такого документа, как счет, действующими нормативными документами не предусмотрено. В связи с этим счет на оплату товара не относится к документам, для которых предусмотрена унифицированная форма, и не носит характер первичного документа. Однако оформление данного документа входит в обычаи делового оборота в нашей стране. Как правило, указанный документ оформляется на собственном бланке с указанием реквизитов поставщика (подрядчика), а покупатель (заказчик) на основании счета производит оплату.
    В соответствии со ст. 435 ГК РФ счет, содержащий все существенные условия договора, признается офертой, если этот счет является адресованным конкретному лицу предложением, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято (акцептовано) предложение.
    По общему правилу договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта (ст. 433 ГК РФ),
    Пунктом 3 ст. 438 ГК РФ установлено, что если лицо, получившее оферту, совершает в срок, установленный для ее акцепта, действия по выполнению условий договора, указанных в этой оферте (например, оплачивает услуги и т.п.), то такие действия считаются акцептом, если иное не предусмотрено правовыми актами или не указано в оферте (п. 3 ст. 438 ГК РФ). При этом согласно п. 3 ст. 434 ГК РФ письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в вышеуказанном порядке, установленном п. 3 ст. 438 ГК РФ.
    Так, например, договор может рассматриваться как заключенный с момента оплаты услуги по счету, являющемуся офертой продавца. При этом такой счет необходимо признать именно письменным предложением заключить договор. Заключенный таким образом договор является одновременно и основанием произведенной оплаты.

    Договоры

    В соответствии с п. 1 ст. 432 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора и в приемлемой законодательством для определенного случая форме на основании п. 1 ст. 158 ГК РФ (письменной — простой или нотариальной, а также в устной).
    Статьей 162 ГК РФ установлены последствия несоблюдения простой письменной формы сделки. Так, в соответствии с п. 1 ст. 162 ГК РФ несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания.
    При этом стороны не лишаются права приводить письменные и другие доказательства.
    В случае отсутствия письменной формы договора, сторона может подтвердить наличие договорных отношений доказательствами, которые указывают на наличие договорных отношений. Таким доказательством может являться, в частности, наличие соответствующих накладных, счетов-фактур, счетов на оплату товара (работ, услуг), актов оказания услуг (выполненных работ), отчетов исполнителей.
    Как видим, во избежание последующих разногласий с налоговыми органами в ряде случаев налогоплательщикам желательно иметь в наличии договоры, составленные в письменной форме в виде единого документа. Данное утверждение особенно актуально при оплате услуг, оказываемых организации.

    Счета-фактуры

    В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ подлежат включению в состав расходов суммы НДС по оплаченным товарам (работам, услугам), приобретенным налогоплательщиком.
    Из содержания отдельных писем уполномоченных органов недвусмысленно следует, что расходы в виде НДС могут быть признаны на основании документов, подтверждающих фактическую уплату этого налога, а также счетов-фактур (при условии соблюдения правил по их заполнению) (письма Минфина России от 24.09.2008 N 03-11-04/2/147, УФНС России по г. Москве от 28.06.2006 N 18-11/3/56398@).
    В то же время судебные органы указывают на то, что налогоплательщики, применяющие УСН, вправе подтверждать расходы в виде «входного» НДС, уплаченного поставщикам, не только счетами-фактурами, но и прочими документами (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 19.09.2005 N А31-9074/20, Северо-Западного округа от 17.10.2006 N А42-12002/2005, ФАС Северо-Западного округа от 06.08.2007 N А52-235/2007).
    Учитывая вышеизложенное, несложно сделать вывод: наличие у Вашей организации надлежаще оформленных контрагентами счетов-фактур позволит полностью исключить возможность возникновения разногласий с налоговыми органами.

    Ответ подготовил:
    Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    Подволокина Ольга

    Контроль качества ответа:
    Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    Пименов Владимир

    7 декабря 2011 г.

    Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

    Счёт на оплату. Бланк и образец заполнения

    Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.

    Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.

    Обязателен ли счёт?

    Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.

    Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.

    ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.

    Когда счёт безоговорочно необходим?

    В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:

    • если в тексте договора сумма к оплате не была установлена (например, за услуги связи и т.п.);
    • по операциям, предусматривающим уплату НДС;
    • если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
    • фирма-продавец, находящаяся на ОСНО, от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
    • если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.
    Читать еще:  Постановка на учет в статистике юридического лица

    Итак, счёт на оплату не является обязательным документом, ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
    Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.

    Кто выписывает счёта на оплату

    Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.

    Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.

    Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

    Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.

    Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.

    Как отправлять счёта на оплату

    Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.

    Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».

    Инструкция по оформлению счёта на оплату

    С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.

    В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать

    • полное наименование предприятия,
    • его ИНН,
    • КПП,
    • сведения об обслуживающем счёт банке,
    • реквизиты счёта.

    Далее посередине строки пишется название документа, его номер по внутреннему документообороту, а также дата создания.

    Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.

    Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.

    В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
    Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
    В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
    В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.

    Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.

    В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.

    Счёт-фактура для плательщиков НДС

    Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру: ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.

    Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.

    Элементы счёта

    Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.

    1. Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
      • название предприятия;
      • правовая форма организации;
      • юридический адрес регистрации;
      • КПП (только для юридических лиц).
    2. Сведения о банке, обслуживающем сделку:
      • название банковского учреждения;
      • его БИК;
      • номера расчетного и корреспондентского счетов.
    3. Платежные коды:
      • ОКПО;
      • ОКОНХ.
    4. Номер счёта и дата его оформления (эта информация для внутреннего пользования фирмы; нумерация сквозная, ежегодно начинаемая сначала).
    5. НДС (или его отсутствие). Если НДС наличествует, указывается его сумма.
    6. Фамилия, инициалы, личная подпись составителя.

    К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.

    За товар или за услугу?

    Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.

    Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).

    При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.

    СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.

    Не допускайте ошибок!

    Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.

    1. Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
    2. Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
    3. Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
    4. Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
    5. «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.

    ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.

    Ссылка на основную публикацию
    ×
    ×
    Adblock
    detector