Книга учета личных дел сотрудников образец

Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников

Законодательно обязательные бланки не утверждены, поэтому учреждения вправе разработать их самостоятельно в произвольном формате. Более того, они могут применять формы, утвержденные разными министерствами.

Для чего нужен и чем предусмотрен

Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:

  • все сведения систематизированы;
  • поиск сведений занимает меньше времени;
  • такой формат удобен в применении;
  • защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.

В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие:

  • документы по уволенным госслужащим и работающим хранятся отдельно;
  • место хранения — отдельное помещение;
  • бумаги должны размещаться в металлических шкафах;
  • доступ третьих лиц исключается;
  • входить в кабинет могут только специально уполномоченные работники.

Порядок учета и хранения личных дел госслужащих строго регламентирован ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, касающегося персональных данных госслужащих.

Книга учета позволяет установить фактическое ознакомление госслужащего с материалами дела, а также их цель. Несмотря на то, что в личных делах содержится карточка ознакомления, ведение журнала личных дел позволяет оптимизировать процесс, в том числе для проверяющих органов.

Кто ведет и где хранится

Поскольку личные дела сотрудников в учреждениях формируют и ведут сотрудники кадровых служб или специально уполномоченные работники (по приказу нанимателя), то и рассматриваемый журнал учета находится в ведении этих лиц. Они несут ответственность за правильность и своевременность его оформления. В период ведения он находится у ответственного лица.

Такой журнал — это документ внутреннего пользования. Его нельзя передавать сотрудникам иных, кроме кадрового, подразделений без распоряжения руководителя кадровой службы. Знакомить с ним сотрудников можно лишь в присутствии лица, ответственного за его ведение. Журнал с делами работников нужно регулярно предоставлять руководителю кадровой службы для проведения проверки правильности принятия решений, формирования отчетов, анализа деятельности.

Форма журнала учета

Форма может быть разработана специалистами отдела кадров и утверждена локальным распорядительным актом работодателя.

До изготовления журнала учета нужно определить, как будут расположены страницы — вертикально или горизонтально. Первый вариант оптимален для малого числа граф. При необходимости отражения большого объема информации приемлем второй вариант.

Обложку лучше изготовить из плотной бумаги формата А4, указав на ней наименование учреждения, сведения о начале ведения и его окончании.

Информацию об ответственном за ведение документа сотруднике можно отразить на обложке (с любой ее стороны) или на каждой странице. Сведения можно разместить и на последней странице.

Форма представления информации может быть такой:

Страницы книги учета личных дел нужно защитить от изъятия и дополнительных вложений. Для этого можно использовать варианты:

  1. Страницы нумеруются, шнуруются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной), сам журнал учета заверяется начальником кадровой службы или заместителем руководителя учреждения, в ведении которого находятся вопросы персонала, или непосредственно руководителем.
  2. Листы нужно пронумеровать по порядку и прошнуровать. На узел шнуровки на последней странице сделать наклейку с оттиском печати кадровой службы или организации. Сделать заверительную надпись:

Записи вносятся синими, фиолетовыми или черными чернилами. Исправления или удаление сведений с использованием корректирующих средств не допускаются.

При необходимости внести исправления ошибочные записи нужно зачеркнуть одной чертой таким образом, чтобы ранее внесенная информация четко читалась. Новую запись следует делать в той же графе. Если есть графа «Примечание», в нее вносится запись.

Если такой графы нет, ошибочные данные не зачеркиваются: под ними следует сделать отметку «запись N ___ в графе N ___ недействительна» и внести актуальную информацию.

Образец заполнения

Журнал учета личных дел работников, образец которого приведен далее, можно заполнить, включив сведения о:

  • дате формирования личного дела сотрудника;
  • Ф.И.О. работника;
  • номере по табелю;
  • должности в соответствии со штатным расписанием;
  • наименовании структурного подразделения;
  • информации о приказе о приеме на работу;
  • информации о распоряжении об увольнении с работы.

При необходимости оптимизировать поиск сведений документ можно оформить как алфавитную книгу, закрепив за буквами отдельные страницы.

Правила ведения и заполнения журнала регистрации личных дел работников – образец для скачивания

Закон предусматривает право или обязанность разных категорий работодателей (государственных и частных) вести на каждого из своих сотрудников личное дело.

В досье сотрудника содержится основная информация о нем как о работнике с приложением документального подтверждения в виде копий удостоверения личности, трудовой книжки, трудовых наград и пр.

Личное дело содержит информацию, не подлежащую разглашению, и относится к документации с особыми условиями хранения.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

С целью учета всех досье, а также для упрощения поиска необходимых сведений, на предприятии (в организации) заводятся журналы регистрации.

Нужно ли вести учет?

Законодатель предусмотрел обязательство по оформлению на каждого сотрудника личного дела исключительно для работодателей, отнесенных к государственной или муниципальной сфере.

Для работников, занятых на госслужбе, нормативно-правовыми актами зафиксирован перечень документации, которая содержится в досье, а также способы и условия его хранения.

В связи с удобством сбора сведений о сотрудниках путем ведения на каждого из штата трудящихся личного дела, такие документы используются и на предприятиях (в организациях) частного сектора.

Журнал регистрации дел трудящихся вносится в номенклатуру государственных структур в обязательном порядке, поскольку в указанных заведениях досье – обязательный элемент делопроизводства.

Компании частной принадлежности вправе заводить досье на своих трудящихся, а с целью удобства поиска необходимой информации и фиксации основных сведений о личном деле вести журналы их учета.

Также законодатель закрепляет требование, что лицо, ответственное за оформление и ведение личного дела, обязуется ознакамливать с ним сотрудника, в отношении которого оно ведется, с перечнем документации и общей информации, которая содержится в досье.

Читать еще:  Начисление зарплаты проводки бухгалтерского учета

Работник, пройдя процедуру такого ознакомления, обязан проставить подпись.

При наличии книги учета и регистрации – подпись проставляется именно в ней, а при отсутствии – в отдельном ознакомительном листе.

В связи со спецификой информации, которая содержится в досье работника (личные сведения, не подлежащие передаче третьим лицам), книга учета и регистрации личных дел также должна храниться в недоступном для посторонних лиц месте.

Как оформить правильно?

За оформление и ведение досье на работников предприятия отвечает лицо, назначенное как таковое приказом руководства компании.

Личное дело представлено набором документов, которые следует хранить в отдельной папке или файле. В обязательном порядке следует оформить обложку с нумерацией в соответствии с номенклатурой предприятия (организации), названием папки, а также ФИО трудящегося, на которого заводится дело.

Сотрудник, который назначен приказом руководства как ответственный за внесение ведомостей в личное дело, также отвечает и за ведение журнала их регистрации.

Законодатель не выдвигает особенных требований к представленной книге учета. Она может быть составлена в произвольном порядке, скачана из интернета или приобретена в отделе канцелярии.

Количество срок и граф также зависит от ведомостей, которые проставляются в соответствующем журнале.

Как правило, журнал учета содержит порядковые номера досье, ведомости, в отношении кого из работников заведено дело, год оформления (при увольнении трудящегося и год закрытия), количество листов содержания папки, информация об ознакомлении работника, в отношении которого ведется дело с проставлением подписи и даты ознакомления, а также подпись работника, ответственного за ведение личного дела.

Работодателям предоставляется возможность принимать решение о ведении журнала учета и регистрации досье на работников предприятия (организации) в электронной форме.

В таком случае ознакомление трудящегося с ведомостями дела отмечается в отдельном листе ознакомления.

В рукописной книге сведения вносятся уполномоченным работником от руки, гелиевой или шариковой ручкой синего или черного цвета.

Ведомости, внесенные в журнал регистрации должны полностью соответствовать сведениям, содержащимся на обложке личного дела.

При внесении информации в книгу учета не допускается наличие ошибок, помарок или исправлений.

При внесении изменений в личное досье, они в обязательном порядке должны отображаться в указанном журнале.

Скачать бесплатно образец

Скачать образец журнала для учета и регистрации дел сотрудников – word.

Для удобства использования информации и поиска необходимой документации, на предприятиях (в организациях) ведутся книги учета личных дел работников.

Представленные акты заполняются уполномоченными сотрудниками в соответствии с общими требованиями действующего законодательства и правилами делопроизводства.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

8 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Журнал учета личных дел работников

Книга учета личных дел образец — Управление персоналом

Несмотря на это, многие предприятия вменили в обязанность кадровым службам ведение этого документа. Впоследствии это значительно упрощает работу, так как вся информация систематизирована, и ее поиск занимает минимум времени.

Это папка с вшитыми в нее документами (копиями) на отдельного сотрудника. Рассмотрим перечень:

  • заявление о принятии на работу;
  • трудовой договор с дополнительные соглашениями;
  • личный листок по учету кадров;
  • собственноручно написанная анкета либо автобиография;
  • копия диплома об образовании;
  • должностная инструкция;
  • характеристики, рекомендательные письма;
  • ксерокопии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей;
  • выписки кадровых приказов (перевод на должность, представления);
  • награждения, поощрения;
  • нарушения, взыскания ;
  • иные документы.

Заполните титульный лист. Укажите фамилию, имя, отчество, дату начала работы (она совпадает с днем оформления дела) и присвоенный номер. Записи выполняйте аккуратным почерком, чернилами синего, черного либо фиолетового цвета. Избегайте помарок и исправлений.

Далее идет по порядку информация на бумажных носителях. Она пополняется по мере поступления сведений в период работы в организации.

Обязательно сделайте опись сведений в персональной папке. По каждому документу отражается следующая информация:

  • название;
  • дата подшивки;
  • количество листов;
  • опись заверяется уполномоченным специалистом.

Tитульный лист личного дела работника образец

При изъятии из папки документа во внутреннюю опись ставится отметка. Вкладывают справку-заместитель, в которой отражено когда, кем, для чего, на какой срок взята бумага. Заверяют подписями уполномоченный работник, и тот, кто его получил. Изъятие возможно только с разрешения руководителя предприятия или начальника отдела кадров.

Иногда приходится вносить исправления в титульный лист либо в опись документов. Это случается, когда человек меняет фамилию или другие данные, а также, если уточняющая информация отличается от уже внесенных данных (неправильно записано отчество). В этой ситуации кадровик должен заверить внесенные исправления печатью предприятия и своей подписью.

Не забудьте о фотографии. На оборотной стороне снимка пишется фамилия, имя, отчество изображенного сотрудника. Информация заверяется кадровым специалистом и печатью работодателя. Укажите дату фотографирования.

Все папки сшиваются и фиксируются в журнале регистрации.

Документы хранятся в несгораемом шкафу, который закрывают на замок и опечатывают.

Доступ к базе личных папок имеет начальник отдела кадров и специалист, работающий с данными документами. Он назначается приказом и проходит инструктаж. Кадровик также обязан ознакомиться под роспись с Положением об обработке и защите персональных данных наемных сотрудников, принятым на предприятии.

При необходимости информацией может воспользоваться непосредственный начальник сотрудника. Для получения сведений заинтересованное лицо обращается к руководителю отдела кадров либо предприятия. Издается приказ на ознакомление с документами. Предоставляется только та информация, которая отвечает направленному запросу.

Свободный доступ к своему делу имеет только работник. Оно может быть выдано ему под роспись до конца рабочего дня. После чего папка возвращается на место.

После увольнения или выхода на пенсию папки могут быть переданы на новое место работы (по специальному запросу) либо отправлены в архив.

Читать еще:  Суммарный учет рабочего времени при сменном графике

При этом срок хранения документов в кадровом подразделении составляет: 10 лет для государственных служащих и три года для всех остальных.

При передаче дела в архив оно сшивается, нумеруется и описывается. Хранится в течение 75 лет.

По прошествии срока документы уничтожаются. Однако личные данные граждан, занимавших руководящие должности, имевших правительственные награды и звания хранятся постоянно.

Ведение дел сотрудников требует дополнительных временных и кадровых ресурсов. Но правильно сформированная база данных является хорошим помощником в работе предприятия.

Создавая личное дело сотрудника, нужно учитывать некоторые нюансы:

  • Документы временного пользования в личном архиве не должны быть. То есть временные документы должны храниться отдельно от постоянных;
  • Позаботьтесь о том, чтобы исключить из персонального дела подлинные документы для постоянного хранения;
  • Каждый документ необходимо представлять в одном единственном варианте;
  • Одно дело в архиве не должно превышать более 40 миллиметров (4 см);
  • В основной папке должны храниться как документы, так и объяснительные приложения к ним.

Учтите, что Федеральным законом запрещается подвергать и включать в обработку информацию о работнике. Речь идет о религиозных и политических отношений, данные о частной жизни — без письменного разрешения. Персональные данные могут быть применены в виде трудоустройства или с учетом продвижения сотрудника по службе, обеспечения сохранности и безопасности имущества работника.

Личные дела должны быть оформлены одинаково и аккуратно. Это позволяет исключить потерю чрезвычайно важной документации.

Персональное дело работника оформляется в следующем варианте:

  • На основном листе находятся все данные сотрудника: фамилия, имя и отчество, а также дата, когда было заведено личное дело;
  • Если они хранятся в одной папке, отсортируйте их согласно алфавиту для облегчения дальнейшей работы;
  • Следите за общей суммой страниц одного дела. Количество не должно превышать больше 250 единиц.

Необходимость этого журнала существует для каждого предприятия. Единой формы журнала нет. Но ее можно самостоятельно создать или же приобрести в магазине. Содержание может меняться в зависимости от деятельности организации.

В журнале присутствуют данные о персональных делах, которые были когда-то заведены в конкретной организации. В подобной графе заносится дополнительная личная информация, дата, фамилия, имя и отчество работника и так далее. Закрытие дела сопровождается пометкой в журнале в виде причины и даты закрытия. Если в бланк дела сотрудника внести опциональные данные, можно использовать дополнительную графу под наименованием — Примечание.

Сегодня существует приказ Минздравсоцразвития Российской Федерации под номером 739н, согласно которому оформляется журнал учета людей, которые отправились в командировку.

По новым правилам каждый руководитель должен вести учет собственных сотрудников, которые направляются в служебные командировки как по территории Российской Федерации, так и в иностранные государства. Чтобы этот учет был осуществлен, требуются две формы регистрации убывших в командировку работников:

  1. Журнал учета сотрудников, которые отправились в командировку;
  2. Журнал учета работников, которые прибыли из служебной поездки.

Чтобы организовать учет командировочных работников, руководитель компании должен назначить уполномоченное лицо, которое ответственно за регистрацию выбытия и прибытия. Помимо этого, работодатель должен хранить журнал выбытия и прибытия на протяжении пяти лет с момента оформления.

Законодательство обязывает каждого руководителя фирмы хранить данные, которые создаются с течением времени. Отдел кадров ответственен за это. Помимо этого, закон об акционерных обществах и ООО вносит обязанность хранить подобные документы. К таковым относятся:

  • Приказы;
  • Положения;
  • Документы по личному составу и тому подобное.

Сегодня персональные дела в архиве должны храниться 75 лет. Однако государственные власти планируют сократить этот срок вчетверо, сэкономив бюджетные денежные средства. Ведь для хранения одного дела затраты составляют порядка 40 рублей в год.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Когда сотрудник только поступает на работу, на него оформляется личное дело. Оно представляет собой папку, в которую включаются все бумаги, которые так или иначе связаны с сотрудником, и которые необходимы данной компании. Это личное дело в надлежащем порядке учитывается в соответствующем журнале.

Личное дело — это папка, в которую подшиваются различные бумаги, касающееся сотрудника предприятия. Эти документы могут быть как подлинниками, так и их копиями. Существует перечень документов, которые подшивают в подобную папку:

  • заявление работника в данную организацию о приёме на работу;
  • трудовой договор, который был оформлен, когда данное лицо поступало в данную организацию;
    • кроме того, все дополнительные соглашения, которые заключались вдобавок к самому трудовому договору;
  • личный листок данного сотрудника по учёту кадров и любые относящиеся к нему дополнения;
  • автобиография сотрудника либо анкета, которую он заполнил собственной рукой;
  • выписки из документа, утверждённого руководителем (приказа), которым сотрудник был назначен на должность;
  • дубликат документа, которым удостоверяется получение сотрудников высшего или иного образования;
  • инструкция, которая действует для сотрудника с учётом занимаемой им должности;
  • рекомендательные письма в отношении данного сотрудника из иных организаций;
  • характеристики на работника;
  • дубликаты приказов по кадрам либо выписки из данных документов (в которых предусмотрено перемещение сотрудника на иную должность и пр.);
  • ксерокопии документов, удостоверяющих личность (паспорт и пр.), документов, удостоверяющих брак и рождение детей;
  • информация о поощрениях, которые сотрудник имел по службе
  • информация о наложенных на сотрудника в процессе выполнения им своих обязанностей взысканиях и о допущенных им нарушениях;
  • прочие документы.

Последний пункт свидетельствует о том, что перечень не исчерпывающий, при необходимости в него могут добавляться и иные, не названные выше бумаги.

Журнал регистрации и учета личных дел

Журнал регистрации и учета личных дел позволяет регистрировать личные дела сотрудников.

Согласно Указу Президента РФ от 30.05.2006 года №609 обязанность ведения личных дел сотрудников распространяется только на государственные и муниципальные органы власти, однако во многих коммерческих организациях также ведется работа с личными делами сотрудников так как это впоследствии значительно упрощает работу: вся информация систематизирована, и ее поиск занимает минимум времени.

Читать еще:  Что входит в первичные документы бухгалтерского учета

Вид основного раздела журнала:

Как оформить личное дело сотрудника?

Оформление персонального дела сотрудника начинается с правильного заполнения титульного листа. На данном листе указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, дата начала работы в организации (она совпадает с датой оформления дела) и присвоенный номер. Записи выполняются аккуратным почерком, чернилами синего, черного либо фиолетового цвета. Желательно при внесении информации избегать помарок и исправлений.

Далее идет по порядку вся имеющаяся информация на бумажных носителях. Личное дело пополняется документами по мере их поступления в период работы в организации.

В состав документов личного дела могут быть включены:

  • заявление сотрудника о приеме его на работу;
  • трудовой договор и дополнительные соглашенья к этому договору;
  • личный листок по учету кадров и дополнения к нему;
  • собственноручно заполненная сотрудником анкета либо написанная им автобиография;
  • копия документов о получении образования;
  • выписки из приказов об утверждении в должности;
  • должностная инструкция;
  • характеристики на сотрудника, рекомендательные письма, если таковые имеются;
  • ксерокопии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.;
  • копии либо выписки кадровых приказов (перевод на какую-либо должность, представления и т.п.);
  • документы о награждениях, поощрениях;
  • сведения о нарушениях, взысканиях;
  • иные документы, относящиеся к конкретному сотруднику.

В личном деле обязательно должна быть опись. Это список всей документации, подшитой в персональное дело. В нем по каждому документу отражается следующая информация:

  • название документа;
  • дата подшивки документа;
  • количество листов внесенного документа;
  • при изъятии документа из личного дела отмечается дата изъятия, кем и по какой причине бал изъят;
  • составленная опись заверяется уполномоченным специалистом.

Срок хранения документов в кадровой службе составляет: 10 лет для государственных служащих и 3 года для всех остальных.

При передаче дела в архив оно сшивается, нумеруется и описывается. Правильно оформленное личное дело передается в архив, где хранится в течение 75 лет.

По истечению данного срока персональные дела работников уничтожаются. Исключением являются документы граждан, занимавших руководящие должности, имевших правительственные награды и различные звания и т.п. Такие дела хранятся постоянно и уничтожению не подлежат.

Оформление и дальнейшее ведение личных дел сотрудников требует дополнительных временных и кадровых ресурсов. Но правильно сформированная база личных данных является хорошим помощником в работе кадровика и руководителя предприятия.

Контрольная пломба

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Оформляем журнал учета личных дел работников

Чем предусмотрен и для чего нужен

Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением.

Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:

  • вся информация систематизирована;
  • ее поиск занимает мало времени;
  • удобно в использовании;
  • обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;
  • в конце концов, выглядит эстетически приятно.

Как мы уже сказали, преимущественно данный порядок хранения персональных данных используют на госслужбе, там это обязательно. Поэтому и подход там достаточно серьезный:

  • документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;
  • как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;
  • все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;
  • вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники.

Это далеко не все. Для знакомства с содержанием своего дела, а госслужащий обязан знакомиться с его содержимым хотя бы раз в год, выделяется отдельное место, как правило, оно находится в хранилище, но, в зависимости от метража и возможностей оганизации, может быть выделено и отдельное помещение.

Это, как уже говорилось, для госов, для всех остальных организаций правила и порядок хранения устанавливает руководство компании, но с одним железным требованием, которое предписывает закон, — персональные данные работников должны охраняться, и режим кофиденциальности нарушать никому не позволено.

Журнал учета личных дел работинков, образец которого мы предоставили ниже, используется, как правило, для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с персональными сведениями из того или иного дела конкретным лицом и с конкретной целью. Вообще для этого используют карточку ознакомления, которая хранится в самом деле, но журнал удобнее использовать для проверяющих: сразу видно, как ведется работа на данном участе кадрового делопроизводства в организации.

Правила оформления и заполнения

Единой формы для ведения журнала регистрации дел не существует. Можно самостоятельно изменять правила оформления и заполнения. Обычно в него входят графы:

  • номер личного дела;
  • Ф.И.О. работника;
  • дата приема (дата оформления личного дела), дата и номер приказа о приеме на работу;
  • должность;
  • структурное подразделение;
  • дата увольнения (дата закрытия личного дела), дата и номер приказа о прекращении трудового договора с работником (увольнении);
  • при необходимости можно использовать графу «Примечания».

Для быстрого поиска можно дополнительно сделать журнал в виде алфавитной книги с вырубкой справа, закрепив за каждой буквой отдельные страницы. По первой букве фамилии сотрудника будет легко найти нужную страницу. Обычная тетрадь А4 в клетку с твердой обложкой будет служить вам компасом в многочисленных сейфах с делами. В него достаточно вписать Ф.И.О. работника и номер дела.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector