Как вести складской учет на складах

Как правильно вести складской учет товаров?

Грамотно организованный складской учет товаров, правильность ведения и порядок организации зависит от большого количество факторов. Только в случае, если они примут адекватное значение, сельское хозяйство будет защищено. Причем не только от беспорядка в хранении товаров, но также и от недостачи, и хищений.

Общая информация

Организация складского учета товаров на предприятии в значительной мере влияет на успешность его деятельности в целом. Именно в связи с этой причиной руководитель и обязан обращать пристальное внимание на вопросы, связанные с функционированием ответственного подразделения независимо от того, производственная это структура или торговая.

О документации замолвим слово

Когда ведется складской учет товаров, нужно обеспечить тщательное фиксирование всего движения продукции, которое происходит на складе. Существенную помощь в этом деле оказывает первичная документация. Именно ею оперирует кладовщик, ответственный за сохранность материальных ценностей, пребывающих на складе. Собственно, ее он и предоставляет в бухгалтерию в рамках отчетности. К первичной документации относят все бумаги, которые сопровождают товарные единицы во время их движения по цепочке: поставщик – склад – потребитель.

С какими именно бумагами приходится иметь дело?

От поставщика продукция приходит с товаросопроводительными документами. То есть выполняются полностью правила перевозок груза. В качестве примера документов можно привести накладные и счета. Хотя здесь могут отличаться некоторые детали.

К примеру, если доставка осуществляется с помощью автомобиля, то выписывают товарно-транспортную накладную. Она состоит из двух частей. Собственно, транспортной и товарной. Также может прилагаться дополнительная документация.

Если перевозка осуществляется ж/д-путями, то поставку сопровождает железнодорожная накладная. Иногда к ней могут прилагаться дополнительные описания заказанных товаров и прочие коммерческие документы. Если количество заказанной продукции небольшое, то выписываются счета-фактуры. Они вполне могут использоваться поставщиком, как основание для осуществления выплаты за груз. Все это – первичные документы складского учета товаров.

Не бумагами едиными

Складской учет товаров в торговле и на производстве только упомянутыми документами не ограничивается. Дополнительно используют также книгу учета материалов. Это распространено в тех случаях, когда движение товара осуществляется активно. Иногда возможны и замены в виде складских карт. Они заполняются кладовщиком в тех случаях, когда приходится работать в крупном хранилище.

Также не следует забывать про программы. Складской учет товаров с использованием компьютерных технологий позволяет организовывать адекватный аналитический и синтетический электронный документ, легкий для ориентации и передачи другим подразделениям.

Также большую роль в деле управления складом играет грамотный подбор сотрудников. Они должны обладать соответствующей квалификацией. Немалую роль в этом деле играет автоматизация рабочих процессов. Так, если подобное положение было успешно внедрено, то выполнять часть деятельности смогут машинопрограммы. По сути, используются они так же, как и карты, и книги. Но работа с ними осуществляется на порядок более оперативно и эффективно.

Порядок работы

Сначала определяются материально-ответственные лица (МОЛ). Складской учет товаров и отчетность всегда должны осуществляться теми, кто обладает соответствующими полномочиями и доверием со стороны руководства.

Также необходимо задокументировать процесс обработки поступающих бумаг. Ведь именно по ним осуществляется проверка оприходованного товара. Также следует хорошо разъяснить нормы и положения работы. Например, нельзя выдавать продукцию со склада, если перечень предоставленных документов не является полным. Чтобы не возникало соблазнов, ответственность за это дело нужно возложить на заведующего, дабы он качественно следил за процессом.

Он же, чаще всего, и является материально ответственным лицом. Также, затрагивая вопросы сторонних подразделений, а именно бухгалтерские проверки, необходимо обязательно устанавливать подлинность предоставляемой документации. Кроме этого, необходимо обращать внимание еще и на правильность заполнения отчетов, соответствие данных. Если были обнаружены ошибки, то бухгалтер должен внести исправления и сообщить об этом кладовщику.

Используемое оборудование

Складской учет товаров можно оптимизировать при качественном оснащении хозяйства. Используемое оборудование не в малой степени влияет на то, как рационально распределят товар и насколько правильно он будет храниться.

В первую очередь необходимо отметить тот факт, что правильное обустройство позволяет скрывать проведение приемки товара от ненужных глаз. Это относится и к распаковке, и к документальному оформлению. Потребитель просто получает уже аккуратно выложенные товарные единицы.

Существенную важность имеет правильное оборудование зон загрузки, погрузки и разгрузки товара. Как правило, они сделаны в виде пространства-площадки, где совершаются все необходимые манипуляции, а также на ней получают и сопроводительную документацию.

Важный элемент успешного длительного хранения большинства товаров – это адекватная температура. То есть такое значение окружающей среды, при котором обеспечивается сохранение материальных ценностей, пребывающих на складе. Это, кстати, тоже решается путем подбора оборудования.

Устройство внутреннего порядка

Важным является вопрос упорядочивания. Часто это решается посредством использования полочных стеллажей. Данные универсальные конструкции повсеместно используют для обеспечения сохранности товаров. Их можно выстраивать в отдельные ряды и секции, распределяя товары по сортам и видам.

Когда используются стеллажи, доступным пространством распоряжаются рационально несмотря на то, как оно выстроено. То, какое именно техническое решение будет выбрано, зависит от товара, что будет храниться.

Так, для длинных или крупных товарных единиц используют консольные стеллажи. Также может быть прицел на сохранение скоропортящейся продукции. Отдельные решения придуманы для выкладки и снятия вручную, равно как и для работы с машинами.

Не всегда обычных решений оказывается достаточно. Особенно если речь идет о хранении нестандартной продукции. Решение – оборудование таких стеллажей, у которых есть дополнительные элементы, поддержки, подвесные конструкции. Все это помогает правильно организовать складской учет товаров.

Вопросы оптимизации

Необходимо всегда учитывать доступность и правильность распределения. Это позволяет организовать комфортную и удобную работу. Кем-то с этой целью используется карточка складского учета товаров. Она позволяет вести учет поступления и выдачи продукции, отмечая, кому и когда, и сколько было передано.

Кто-то же считает, что карточка складского учета товаров – это прошлый век и устаревшее решение. И лучше нее использовать доступные компьютерные технологии, где создаваемые документы можно просто подкреплять электронной цифровой подписью. Не следует забывать также и о качественном инвентаре. Так, весы и прочие измерительные приборы должны регулярно проверяться на точность и быть хорошо откалиброваны.

О проводимых изменениях

Когда нужна оптимизация? А также какой должна быть ее мера? Очень часто на предприятиях не ограничиваются наличием только одного склада. Промышленным компаниям может принадлежать несколько таких объектов. Часто склады располагают рядом. В таком случае важно обеспечить органичную и непрерывную связь.

Также в подобных случаях очень сложно обойтись без специализированного программного обеспечения. Популярен подход, когда выделяют центральный склад. Если нужно что-то не очень часто используемое, то необходимо обращаться к другим объектам. И/или проводят нумерацию хранилищ, в которых находится основная масса необходимых материалов или продукции.

Очень часто для цехов предусматриваются отдельные складские помещения. В них размещается все то, что необходимо для производства. Делается это для того, чтобы не допустить полного расходования нужных ресурсов и не останавливать процесс. Также могут обустраиваться промежуточные склады. Они используются для краткосрочного хранения продукции или материалов.

Основные моменты

Итак, складской учет товаров в оптовой торговле и промышленности осуществляется с учетом трех главных факторов:

• В первую очередь ведение всей документации должно быть направлено на подтверждение передвижения товарных единиц. От достоверности предоставленных в них данных зависит, будет ли предприятие рентабельным или нет.
• Затем важно озаботиться наличием необходимого оборудования. Его следует подобрать и установить так, чтобы товар можно было складировать таким способом, чтобы он не портился, легко загружался и извлекался, а также при необходимости без проблем проверялся при учете.
• И напоследок: при наличии нескольких складов необходимо обеспечить их взаимодействие для адекватного обеспечения процесса производства или реализации. К тому же необходимо оценить объем работ. Может быть и такое, что для ведения складского хозяйства одного человека будет недостаточно.

Обязательно ли использовать дорогие программно-аппаратные комплексы?

Если поднадоело оформление карточек складского учета товаров и есть желание автоматизировать часть труда, то лучше обратиться к компьютерным технологиям. Многих приводят в ужас цены на наиболее известные программы. Ведь за некоторые из них приходится выкладывать достаточно крупные суммы. Для больших компаний — это не проблема, а как быть с объектами поменьше? В таком случае можно использовать решения попроще.

Например, такую программу, как Excel. Складской учет в ней может быть организован для любой производственной или торговой организации, где важно обеспечить учет количества материалов, сырья и готовой продукции. Конечно, если речь будет вестись об весьма существенном масштабе, то Excel может быть и не таким уж удобным. Но вот для малых и средних компаний его функционала хватает с головой. В особенности, если заполнять документы максимально точно и подробно, вводить данные и в количественном, и денежном выражении, соблюдать хронологию регистрации операций, не брезговать дополнительной информацией. В таком случае проблем быть не должно. То есть просто необходимо продумать процесс работы с данным программным обеспечением.

Заключение

Вот и рассмотрено, что собой представляет складской учет товаров в общих чертах. Увы, но ни одна теория не сможет обеспечить такого понимания дела как немного практики. Ибо в конкретных обстоятельствах есть свои специфические нюансы, которые могут существенно повлиять на протекание процесса учета. Но для того чтобы ознакомиться с этим делом, понять, что же оно собой представляет, рассмотренной в рамках статьи информации вполне достаточно.

Способы ведения складского учета товаров (нюансы)

Ведение складского учета необходимо для контроля движения и сохранности товаров на предприятии. О том, как рациональнее организовать учет, какой выбрать способ и систему учета ТМЦ, поговорим далее.

Сортовой способ учета

Основным НПА, регламентирующим порядок и методы складского учета, являются Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (далее — МПЗ), которые утверждены приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н. Данными указаниями предусмотрены 2 основных способа учета МПЗ: сортовой и партионный.

Сортовой метод учета применяется при хранении товаров по сортам и наименованиям. ТМЦ могут отличаться и более подробными характеристиками, такими как цвет, форма, единица измерения и проч. При этом цена приобретения, время поступления и партия товара не столь важны. То есть вновь поступивший товар добавляется к остаточным позициям и смешивается с ними вне зависимости от цены, поставщика и партии товара.

При реализации или ином выбытии товар выбирается произвольно. Причем для оценки ТМЦ могут использоваться следующие методы:

• ФИФО (первым пришел, первым выбыл) — в данном случае стоимость ТМЦ при списании отражается по цене первой партии;
• средняя стоимость — суммируется стоимость товаров со всех поступлений и делится на количество;
• стоимость единицы товара.

Более подробно о методах оценки МПЗ читайте в материале «Методы оценки материально-производственных запасов».

На каждую позицию товара материально ответственные лица (далее — МОЛ) заводят карточку складского учета М-17. Такая карточка ведется в течение года. В нее вносятся данные о товаре: номенклатурный номер, склад местонахождения, учетные цены и проч. После чего МОЛ отражает каждое движение МПЗ на складе: поступление, перемещение, выбытие на основании первичных и сопроводительных документов.

Торговые компании используют карточку количественно-стоимостного учета ТОРГ-28.

К плюсам использования данного способа относятся:

• рациональное и экономное использование площади склада;
• возможность адресного хранения ТМЦ, то есть у каждого вида товара имеется свой буквенно-цифровой шифр, который присваивается в зависимости от полки (ячейки), на которой хранится ТМЦ на складе;
• оперативное управление остатками товаров.

Из минусов можно выделить:

• отсутствие возможности разделения товаров одного вида по цене поступления;
• увеличение трудозатрат.

Для взаимодействия склада и бухгалтерии возможны 2 метода ведения учета: количественно-суммовой и сальдовый.

При использовании количественно-суммового метода учет товаров ведется по количеству и стоимости ТМЦ и на складе, и в бухгалтерии. При этом методическими рекомендациями предусмотрено 2 варианта:

1. На складе ведется только количественный учет в складских картах, а вся первичная документация сразу после оприходования сдается в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заводит карточки количественно-суммового учета на каждую номенклатурную позицию и выводит остатки и обороты по движению товаров. Далее составляется единая оборотная ведомость по всем номенклатурным номерам. То есть бухгалтерия дублирует складской учет, выводя остатки и по количеству, и по сумме.
2. Складские карточки ведутся только складом в стоимостном и количественном выражении. В бухгалтерии же вся приходная и расходная первичка группируется по видам номенклатуры, а в конце периода подсчитываются итоговые данные. Результаты записываются в сводную ведомость и сверяются с данными складского учета.

Ведение складского учета сальдовым методом предусматривает следующий порядок: склад учитывает товар только по количеству, а бухгалтерия — только в суммовом выражении. То есть на складе в течение установленного графиком документооборота периоде ведется оперативное движение товара в карточках на основании первички. В конце срока все документы сдаются в бухгалтерию.

Ответственный за участок ТМЦ бухгалтерский работник сверяет данные первичных документов со сведениями, указанными в карточках, ставит свою визу и переносит результаты в сальдовые ведомости, на основании которых составляется сводная итоговая ведомость в разрезе синтетических счетов (субсчетов), товарных групп, а также складов или подразделений.

Партионный способ учета

При учете МПЗ партионным способом каждая поступающая партия товаров хранится отдельно от предыдущих. Партия — однородный (одинаковый) товар, поступивший:

• по нескольким транспортным документам, но от одного поставщика в одно время;
• по одному транспортному документу.

Учет МПЗ по партиям ведется и на складе, и в бухгалтерии одновременно.

При поступлении товаров МОЛ регистрирует их в журнале и присваивает порядковый номер всей партии товара. Данный номер фиксируется во всех последующих расходных документах при выбытии ТМЦ из данной партии.

На основании сопроводительных первичных документов, полученных от поставщика, МОЛ заводит специальную партионную карту. Чаще всего используется форма МХ-10, но возможно использовать и бланк, разработанный компанией применительно для каждого отдельного вида товаров. В данной карте фиксируется все движение МПЗ из конкретной партии: документ выбытия, дата, количество — и так до полного израсходования ТМЦ.

По факту выбытия всей партии ТМЦ МОЛ закрывает партионную карту, составляет акт израсходования МПЗ и передает все бумаги в бухгалтерию.

К положительным сторонам данного метода учета можно отнести:

• усиленный контроль остатков;
• снижение потерь;
• возможность реже проводить ревизии.

Из минусов можно отметить:

• нерациональное использование площадей;
• невозможность оперативного учета по номенклатуре, так как учет ведется в разных партионных картах.

Партионный способ учета МПЗ очень удобно применять при реализации однородного товара с определенным сроком годности, а также на предприятиях общественного питания.

Выбранный вариант учета товаров — сортовой или партионный — необходимо зафиксировать в учетной политике предприятия.

О методах составления учетной политики читайте в материале «Как составить учетную политику организации (2015)?».

Система складского учета

Если буквально 20 лет назад учет велся в основном вручную, то сегодня представить современный склад без автоматизированной системы учета довольно сложно. Рассмотрим плюсы и минусы каждой из систем.

Ведение складского учета вручную грозит ошибками и просчетами (человеческий фактор), а также требует значительных трудо- и времязатрат.

При значительной отдаленности бухгалтерии от склада при ручном учете возникают следующие сложности:

• случайные, а иногда и специальные ошибки, приписки с целью хищения и проч.;
• несогласованность работы сотрудников;
• значительные временные затраты при передаче документов в бухгалтерию и обратно;
• невозможно оперативно отследить остатки на складе;
• нет возможности зарезервировать ТМЦ для покупателей;
• частые проверки остатков;
• трудовые и временные затраты на проведение ревизий.

Чтобы снизить влияние человеческого фактора, а также трудовые и временные затраты, многие предприниматели вводят автоматизированные системы учета на предприятии. Сегодня производители предлагают большой ассортимент программного обеспечения для автоматизации складского учета.

Все они отвечают основным параметрам:

• возможность отслеживать движение товара на складе — приход, расход остаток за любой выбранный период;
• управление программой из любой точки мира, практически с любого электронного устройства;
• выписка пакета первичных и учетных документов;
• оперативное взаимодействие всех служб предприятия;
• формирование и отслеживание ценовой политики предприятия, а также системы скидок;
• ведение учета нескольких складов одновременно;
• быстрый вывод остатков для проведения инвентаризации, а также возможность отследить причину тех или иных отклонений.

Из минусов можно отметить:

• затраты на приобретение программы и ее периодические обновления;
• проблемы с кадрами, знающими принципы работы в программе;
• содержание IT-менеджера, а на крупных предприятиях– IT-службы.

Как видно из вышеприведенного обзора, автоматизированные системы учета наиболее эффективны и позволяют оперативно и выгодно управлять складом.

Склад — важная составляющая бизнес-процесса любого предприятия. От того, насколько эффективно организована его работа, зависит получение прибыли предприятия в целом. Для этих целей предусмотрены специальные способы учета ТМЦ: сортовой и партионный, а также применение автоматизированных программ складского учета.

Как эффективно вести документооборот на складе

Все процедуры по приему, хранению, перемещению, отпуску товаров со склада должны оформляться с помощью соответствующих документов и отражаться в складском учете. Составление документов вручную уходит в прошлое: сегодня складской учет ведется при помощи специальных программ и сервисов. Об автоматизации операций складского учета и программах для ведения складского документооборота – читайте в нашем материале.

О чем вы узнаете:

База знаний для директора магазина

Более 100 инструкций, практических рекомендаций и готовых решений в одном месте — базе знаний директора магазина.

Автоматизация операций складского учета

Несколько десятков тысяч единиц может насчитывать номенклатура товаров на складе простой среднестатистической фирмы. И именно от качества ведения складского учета зависит сохранность такого количества товаров.

Некоторые склады с небольшим ассортиментом товаров ведут складской учет в «Excel», но современные предприниматели, которые стараются вести свой бизнес в ногу со временем, давно оценили преимущества и удобство программ автоматизации складских процессов.

Для чего же необходима автоматизация работы склада?

В первую очередь, необходима потому, что возникновение проблем в работе складов может повлечь за собой значительные финансовые потери для владельцев бизнеса.

К примеру, из-за неправильного расположения товаров, из-за ненадлежащего оформления отчетности, ошибочного учета остатков, из-за человеческого фактора – невнимательности, ошибок персонала, а также нерационального использования складской территории весь процесс работы склада тормозится, система начинает давать сбои.

Неавтоматизированными могут оставаться небольшие склады с узким перечнем товаров, но если владелец бизнеса нацелен на развитие и не хочет останавливаться на достигнутом, то автоматизация операций складского учета – это важнейший шаг в работе, который принесет видимый результат уже спустя самое короткое время.

Основные преимущества автоматизации склада – это:

• Адресное хранение товаров;
• Систематизация номенклатурного справочника товаров;
• Оперативный учет поступающей продукции;
• Быстрое приходование, расходование, списание товаров;
• Детализация расположения товаров на складе;
• Контроль запасов и остатков товаров в онлайн-режиме;
• Управление резервированием;
• Составление документов для организации работы склада в автоматическом режиме;
• Облегчение проведения процесса инвентаризации;
• Облегчение процесса поиска товаров на складе;
• Сокращение числа ошибок в учете товаров;
• Сокращение объема работ для сотрудников склада;
• Печать ценников и этикеток;
• Отслеживание процессов и стадий заказов товаров клиентов в онлайн-режиме;
• Грамотное и эффективное управление складской территорией;
• Повышение производительности работы склада.

И это лишь основные преимущества, которые приобретает любой склад после автоматизации процессов. Автоматизировать складские помещения можно при помощи различных программ и на разных уровнях: частичном, базовом, полном – все зависит от того, какие цели автоматизации преследуется руководством фирмы и какой результат планируется получить.

Чтобы в полной мере оценить все преимущества автоматизации склада используйте программу Бизнес.Ру. Программа обладает интуитивно понятным интерфейсом с возможностью настройки под пользователя. Все вышеперечисленные преимущества уже входят в базовый функционал программы Бизнес.Ру. Попробуйте программу для автоматизации склада Бизнес.Ру бесплатно >>

То есть, автоматизировать можно, к примеру, только основные складские операции, а можно и все складские процессы полностью от «а» до «я». Неоспоримым плюсом, который получит владелец бизнеса после автоматизации склада – это составление документов для организации работы склада.

Как известно, все процедуры по приему, хранению, перемещению, отпуску товаров со складов должны оформляться с помощью соответствующих документов и должны отражаться в складском учете.

И, если раньше составлять документы нужно было в ручном режиме и затрачивать на это огромное количество времени, то после внедрения автоматизации склада все документы будут формироваться автоматически, в самое короткое время и с исключением каких-либо ошибок. Это значит, что процесс подготовки складских документов упростится и ускорится в разы.

Виды складской документации

Рассмотрим основные виды первичных учетных документов, необходимые для оформления процедур по приему, хранению и сбыту товаров на складе.

Ведение учета на складе

Учет хозяйственных операций на складе, его порядок или правильность ведения зависят от многих факторов. Только при соблюдении всех этих факторов, складское хозяйство защищено от беспорядка в хранении товаров, недостач и хищений.

Порядок ведения складского учета на предприятии в значительной мере сказывается на успешности всего предприятия в целом.

Именно по этой причине каждый руководитель должен обращать пристальное внимание на все вопросы, связанные с функционированием этого важного подразделения любой фирмы, будь она производственной или коммерческой.

Документы при ведении складского учета

Для ведения учета складских операций необходимо тщательно фиксировать движение продукции на складе. Большую помощь в этом оказывает первичная документация.

Кладовщик, отвечающий за сохранность материальных ценностей на складе, оперирует этой документацией и предоставляет ее в бухгалтерию для отчетности.

К первичной документации относятся все бумаги, сопровождающие товарные единицы при движении от поставщика на склад и со склада – к потребителю.

От поставщика товар поступает на склад с товаросопроводительными документами по всем правилам перевозок груза.

К такого рода документам относятся:

• накладные,
• железнодорожные накладные,
• счета,
• товарно-транспортные накладные,
• счета-фактуры.

Если товар был доставлен на автомобиле, выписывается товарно-транспортная накладная, состоящая из двух составных частей – транспортной и товарной. К поставке может прилагаться дополнительная документация.

Счета-фактуры выписываются в том случае, когда количество продукции небольшое. Может быть использован и счет, не отличающийся по содержанию от счета-фактуры. Поставщик выписывает счет как основание для выплаты за груз.

При учете на самом складе предприятия кладовщиком используется книга учета материалов, если движение товара происходит активно. Иногда заменой книге служат складские карты, заполняемые также кладовщиком, особенно когда склад крупный.

Огромную роль в управлении склада играет подбор сотрудников, которые должны иметь соответствующую квалификацию. Большое значение имеет также и автоматизация рабочих процессов на складе.

Используя компьютерные программы, можно организовать правильный синтетический и аналитический учет склада. Подробнее о программах для склада читайте здесь.

Если складское хозяйство является автоматизированным, в этом случае предпочтение в ведении документации следует отдать машинограммам-ведомостям. Они используются в тех же целях, что и карты и книги. С их помощью управлять складским хозяйством можно более эффективно и оперативно.

По этим документам в бухгалтерии производят проверку всего оприходованного товара.

При проверке бухгалтер обязан установить подлинность всей представленной ему документации, правильное заполнение отчета, соответствия в данных, содержащихся в отчете. Если выявляются ошибки, то бухгалтер вносит исправления и извещает об этом кладовщика, который расписывается в своем согласии.

Оборудование

Для Оптимизации ведения учета товара на складе надо обращать особое внимание на оснащение складского хозяйства. То, чем склад оборудован, решающим образом сказывается на рациональности распределения товара и правильности его хранения.

В первую очередь правильное обустройство склада позволяет скрыть от ненужных глаз проведение приемки товара, его распаковку и документальное оформление. Потребителю представляются уже аккуратно выложенные товарные единицы.

Один из важнейших элементов хранения товара – температура, при которой производится сохранение материальных ценностей на складе. Разумный подбор оборудования порой решает очень многое в успешном развитии предпринимательской деятельности.

Большое значение имеет правильное оборудование зон погрузки и загрузки товара. Такого рода зоны представляют собой пространство-площадку, где и происходит выгрузка или загрузка из транспорта. Здесь производится и приемка товара, разбор сопроводительной документации.

При использовании стеллажей пространство склада используется рационально, каким бы образом оно ни было выстроено. Эта разновидность стеллажей используется, если товар на их полки выкладывается и снимается вручную.

Габариты товара обычно определяют, какие именно стеллажи выбрать для хранения. Существует много разновидностей стеллажей, на которых можно хранить разнокалиберный товар. Для крупных или длинных товарных единиц подходят консольные стеллажи. Существуют конструкции, приспособленные для сохранения и скоропортящейся продукции.

Не всегда обычные конструкции подходят для хранения продукции, если она является нестандартной. Однако на сегодняшний день разработчики оборудования для хранения такого товара создают стеллажи с дополнительными элементами или поддержками, подвесные стеллажи, чтобы товар негабаритный или нестандартный был на них размещен как можно более удобно.

При выборе складского оборудования необходимо учитывать такие элементы, как доступность и правильность распределение, что обеспечивает удобство товарного учета (возможность выстраивания секций, обустройство проходами для разгрузок и погрузок).

Такие важные элементы оборудования склада, как весы и другие измерительные приборы, должны быть хорошего качества и регулярно проверяться на точность.

Оптимизация учета на складе

Не всегда предприятие ограничивается наличием всего лишь одного склада. На промышленных предприятиях складов может быть несколько.

Внутри предприятия склады могут располагаться рядом и соединяться как можно более комфортно для обеспечения удобства ведения учета складского хозяйства.

Если на предприятии избыток продукции, логично будет завести несколько складских помещений. Важно, чтобы связь между ними осуществлялась органично и непрерывно для большего удобства ведения учета. Как вести учет на таком складе, должен решать глава складского хозяйства предприятия, но в подобных случаях целесообразно использовать специализированные складские программы.

Если цеховое производство требует немедленного доступа к некоторым необходимым материалам, в этом случае они не хранятся на центральном складе.

Для цехов оборудуются отдельные складские помещения, куда всегда есть доступ ко всему, что требуется для производства. Центральный склад обязан регулярно пополнять материальные запасы таких складских помещений, чтобы не было полного расходования запасов и не останавливалось производство.

Иногда возникает необходимость в обустройстве промежуточных складов, которые обозначаются как кладовые и также хранят материалы или продукцию. Заведуют ими кладовщики, которые осуществляют выдачу хранимых материальных ценностей.

Для получения ключа ЭЦП нужен сертификат, выдаваемый на основе письма владельца ключа. Ключи бывают открытыми и закрытыми.

Согласно действующему порядку, проверка подлинности электронной подписи осуществляется с помощью единого сервиса проверки с использованием средств информационной системы головного удостоверяющего центра. О том как проверяются ЭЦП читайте тут.

Для ведения такого складского хозяйства естественно недостаточно одного человека. На каждый склад назначается ответственное лицо, над которыми стоит руководитель складского хозяйства. Все они подотчетны бухгалтерии и обязаны вести учет в рамках своего склада.

Итак, в успешном ведении складского хозяйства большую роль играют три главных фактора. Ведение документации должна подтверждать передвижение каждой товарной единицы. От достоверности отраженной в документах информации зависит рентабельность всего предприятия.

Если складское хозяйство состоит из нескольких складов, они должны взаимодействовать друг с другом, обеспечивая производству или реализации постоянный доступ к необходимым материалам и оборудованию.

Что такое складской учет? Способы ведения складского учета. Организация учета, ответственность, программы

Успешная работа предприятия складывается из суммарного воздействия различных факторов и грамотного выполнения ключевых функций. При этом стоит отметить, что правильный учет товара можно отнести к одному из основных условий стабильной работы компании.

Складской учет

Это понятие используется для определения постоянного количественного и сортового учета, осуществляемого на складе. Без учета товаров, размещенных на складе, трудно обеспечить их сохранность. Для такого процесса используется карточка складского учета материалов, которая является утвержденной законодательством формой для фиксации движения на складе материалов отдельного вида, размера и сорта. Заполняются они на каждый номенклатурный номер материала. Их ведением занимается материально ответственное лицо, например заведующий складом или кладовщик.

Перед тем как доверить кладовщику материальные запасы предприятия, с ним, как правило, заключается договор. В нем описываются виды работ, которые выполняет сотрудник, и степень ответственности в случае потери или повреждения продукции, хранящейся на складе.

Организация складского учета

Грамотно организованный процесс учета материалов, размещенных на территории склада, — это очень важный и нужный сегмент деятельности организации. Для эффективной работы склада используется две распространенные системы учета: партионная и сортовая. Но независимо от того факта, какой выбор будет сделан, материально ответственные работники будут вести учет продукции компании в натуральном выражении. Данная процедура осуществляется посредством использования приходных и расходных товарных ордеров.

Если брать во внимание информацию, которую содержат методички по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов компании, то можно сделать вывод, что ведение аналитического учета ТМЦ осуществляется посредством использования сальдового метода или оборотных накладных. При данных подходах проведение учета производится в разрезе каждого места хранения, а также внутри них с фиксацией номенклатурных номеров, различных товарных групп, синтетических и субсчетов.

Использование карточек

Складской учет материалов, основой для которого являются оборотные ведомости, в большинстве случаев подразумевает применение двух вышеупомянутых способов. Это позволяет оптимизировать работу склада и достичь более высокого уровня продуктивности.

При первом варианте используется карточка складского учета, которая открывается на каждый вид товарно-материальной ценности, хранящейся на складе. В ней отображаются количественно-суммовые данные, что, по сути, есть движение материалов. Основанием для заполнения таких карточек являются первичные учетные документы.

Ведение складского учета при помощи карточек также подразумевает отображение остатков на первое число и расчет оборота за месяц. При помощи такой документации производится составление оборотных ведомостей по каждому складу отдельно. К тому же данные тех карточек, которые находятся в бухгалтерии, сверяются с документацией, находящейся на складе.

Возможен и такой вариант, при котором карточки учета не ведутся в бухгалтерии. В этом случае расходная и приходная документация группируется по номенклатурным номерам. После с помощью этих документов производится подсчет итогов за месяц, причем данные по расходам и приходам фиксируются отдельно. Далее эти сведения отображаются в оборотной ведомости. Те остатки, которые были выведены в этих ведомостях, сравниваются с остатками, зафиксированными в карточках учета на складе.

Сальдовый учет

Данная форма складского учета отличается от предыдущей. Ключевое отличие сводится к тому, что качественный и суммовой учет в разрезе ТМЦ в бухгалтерии не ведется. Оборотные ведомости, соответственно, также не составляются.

При данном виде организации работы склада учет ТМЦ производится в разрезе субсчетов, товарных групп и балансовых счетов, которые используются для учета товарно-материальных ценностей исключительно в денежном выражении. Учет производится материально ответственными лицами. Для данного процесса используется книга складского учета или соответствующий журнал.

Что касается бухгалтерии, то она занимается приемом первичной учетной документации от материально ответственных лиц и впоследствии проверяет полученные данные. Когда процесс сверки завершен, те остатки материалов, которые были зафиксированы на первое число, переносятся в сальдовую ведомость.

Партионный учет

Торговля и склад в данном случае организованы таким образом, что конкретная партия товара хранится отдельно. Причем на каждую из них кладовщик выписывает партионную карту в двух экземплярах. Для регистрации таких карт используется специальная книга. При этом именно номер принятой партии является номером регистрации в данной книге. После внесения нужной информации один экземпляр передается в бухгалтерию, а другой остается на складе и выполняет функцию регистра складского учета.

Стоит отметить тот факт, что в качестве партии определяется ТМЦ одного наименования. Данный товар при этом должен быть поставлен одним поставщиком. Что касается количества доставок, то их может быть несколько.

При заполнении партионной карты работник склада должен указать дату составления, ее номер, время заполнения акта о приеме товара, вид транспорта, реквизиты поставщика, номер и дату накладной, наименование продукции, место отправления, а также массу и сорт.

Складской учет материалов, в котором используется партионный метод, подразумевает отражение во время отпуска товара даты данного действия, номера расходного товарного документа, вида транспорта, наименования получателя, количества и сорта отпущенной продукции. В это же время в расходном документе указывается номер партионной карты.

Когда все запасы конкретной партии оказываются израсходованы, заведующий складом и товаровед ставят свои подписи на карте и передают ее в бухгалтерию, где она впоследствии будет проверена.

Возможно, что во время проверки будет выявлена недостача. В этом случае складской учет подразумевает следующие действия: бухгалтер до проведения следующей инвентаризации списывает недостачу на издержки обращения, но лишь при условии, что она была в пределах норм естественной убыли. Если же нормы были превышены, то недостача должна взыскиваться с тех лиц, которые несут материальную ответственность за продукцию, хранящуюся на складе.

Также стоит учитывать ту информацию, что партионная система складского учета включает составление акта на полностью израсходованную партию ТМЦ.

Как используются складские журналы при сортовом учете?

Если применяется такой способ ведения учета, то кладовщик открывает одну или несколько страниц в товарном журнале на каждый сорт и наименование продукции. Также может быть заведена отдельная карточка. Количество страниц зависит от объема операций, проводимых по приему и расходу.

В заголовке карточки или страницы журнала необходимо указать артикул, наименование, сорт и другие признаки, которые отличают конкретный товар. Оставшееся место на странице используется для отражения прихода, расхода и остатков продукции.

Книга складского учета (журнал) необходима для фиксации данных при оформлении каждого приходного или расходного документа.

Законодательство позволяет использовать различные формы журналов. В качестве примера можно привести товарный журнал по форме N МХ-2. Вести его обязан кладовщик или другое ответственное лицо. Основанием для его заполнения являются документы о приеме и выдаче ТМЦ, сданные ранее на хранение. В таком журнале указываются следующие данные:

— дата, когда ТМЦ были приняты на хранение;

— подразделение, которое передало складу товарно-материальные ценности;

— наименование, цена, количество, единицы измерения ТМЦ;

— номер и дата документов, которые использовались во время выдачи и приема продукции;

Для того чтобы товар был принят на хранение и впоследствии выдан, необходимо заверение соответствующей документации подписями кладовщика и заведующего складом.

Грамотно организовать складской учет количественного типа, при котором фиксируются движение и остатки продукции, помогут различные виды товарных журналов, при помощи которых ведется учет товарно-материальных ценностей в местах хранения, а также фиксация их расхода. Подобные сведения могут отображаться также в виде ведомостей.

Как проводится уценка ТМЦ?

Торговля и склад неизбежно сопряжены с таким явлениями, как устаревание товаров, а также снижение спроса на них или потеря качества. Эти проблемы нельзя игнорировать, и для их эффективного решения используется процесс уценки. Для ее оформления понадобится акт уценки материально-товарных ценностей.

Составлять и подписывать его нужно в двух экземплярах. Делают это ответственные лица, представляющие специальную комиссию. Одна копия остается у заведующего складом (ее нужно хранить), вторая отправляется в бухгалтерию. В некоторых ситуациях один экземпляр может быть прикреплен к товарной накладной. Делается это для последующей передачи данного документа организации, занимающейся продажей уцененного товара, или с целью возврата производителю.

Системы управления складом

Одной из ключевых задач любого бизнеса является автоматизация и оптимизация всех внутренних процессов предприятия. Это позволит сэкономить время и повысить качество обслуживания.

Склад не является исключением. Для того чтобы ускорить различные процессы, имеющие отношение к приему и расходу товара, используется программа складского учета. Она может иметь различный вид и структуру, но функции подобного программного обеспечения остаются неизменными.

Речь идет о следующих возможностях:

— распределение продукции на складе по ячейкам хранения, партиям и ответственным лицам;

— возможность динамического пересчета складских остатков;

— отслеживание грузов по маршрутам движения;

— использование различных способов формирования цены товара;

— инвентаризация и последующее формирование актуальной отчетности согласно ее итогам;

— формирование приходно-складских ордеров;

— переоценка товара по причине влияния различных факторов, формирующих его стоимость;

Хорошо составленная программа складского учета позволяет наладить эффективную работу транзитного товарного склада, а также складских помещений, имеющих общее назначение. Также практикуется использование электронного аналога карточки складского учета, которая обладает всеми актуальными фильтрами. Речь идет об отслеживании информации по следующим направлениям:

— валюта, используемая для оплаты товара (по сличительной ведомости, акту об излишках и недостаче, ведомости фактического наличия и др.);

— партия продукции, сроки ее хранения, дата окончания действия сертификатов;

— различные виды операций с ТМЦ;

— материально ответственные лица;

— операции укомплектования и разукомплектования материальных ценностей на складе.

Как правило, такой автоматизированный складской учет дорабатывается разработчиком с учетом индивидуальных особенностей бизнеса конкретного клиента.

Актуальные программы

Для эффективной организации работы склада может использоваться различное программное обеспечение. Но одним из самых популярных вариантов является «1С Складской учет». Этот софт имеет определенные преимущества, которые и привлекают множество компаний, интегрирующих данную программу в работу своих складов.

Ключевые функции выглядят следующим образом:

— быстрый и своевременный учет материальных ценностей, их прихода и перемещения;

— точное ведение всей складской документации;

— своевременное и удобное ведение складского журнала (карточек);

— наличие всех необходимых инструментов для корректного проведения инвентаризации;

— представление и обработка системы складских помещений.

При помощи данного программного обеспечения можно качественно охватить несколько направлений хозяйственной деятельности предприятия. Речь идет об управлении правилами продаж, запасами, финансами, закупками и доставкой товаров. К основным преимуществам «1С» можно отнести простоту использования программы, возможность ее коррекции с учетом потребностей конкретной организации и полное соответствие нормам российского законодательства.

При желании можно воспользоваться и другими программами: «СуперСклад», «Товар-деньги-товар» и другими.

Заключение

Очевидно, что работа склада играет не последнюю роль в построении эффективной деятельности компании. Поэтому от уровня организации складских функций зависит качество сервиса, скорость доставки и состояние процесса продаж в целом. Таким образом, любая компания, заинтересованная в успешном построении цикла продаж и доставки продукции, должна качественно организовать учет товара.