Как оприходовать книги в бухгалтерском учете

Как учитывать книги и журналы:

Многие фирмы выписывают различные газеты и журналы, покупают книги и бераторы. Их учет вызывает немало вопросов у бухгалтеров. На некоторые из них недавно ответил Минфин.

Как отразить оплату изданий

Заплатить за печатные издания можно двумя способами:

– авансом. В этом случае фирма сначала перечисляет деньги, а потом в течение определенного времени получает журналы или газеты. Как правило, подписка оформляется на три или шесть месяцев;

– непосредственно в издательстве или в магазине. При этом вы платите деньги и сразу получаете печатную продукцию.

Большинство фирм использует первый вариант. Перечисленные за журналы деньги учтите как выданные авансы:

Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51

– перечислены деньги за подписку.

Обратите внимание: налоговый инспектор может посчитать, что предоплату за издания надо учитывать как расходы будущих периодов. В этом случае у вас образуется долг по налогу на имущество. Дело в том, что расходы будущих периодов увеличивают этот налог.

В этом случае не соглашайтесь с инспектором. Свою позицию обоснуйте так.

Расходы возникают в том случае, если у фирмы уменьшаются экономические выгоды (например, вы заплатили поставщику материалов). Так написано в пункте 16 ПБУ 10/99.

Но при оплате подписки этого не происходит. Ведь вы еще не получили никакой продукции. Фирма просто произвела предоплату. Поэтому перечисленные деньги надо учитывать как выданные авансы.

Если вы не хотите спорить с налоговым инспектором, то отразите затраты на подписку как расходы будущих периодов. Как это сделать, вы можете прочитать в бераторе «Корреспонденция счетов» на странице VIII/97/03.

Пример 1. ЗАО «Актив» подписалось на первые шесть месяцев 2003 года на журнал «Практическая бухгалтерия». За это фирма заплатила 1200 руб. (в том числе 10% НДС – 109 руб.).

Бухгалтер «Актива» отразил подписку так:

Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51

– 1200 руб. – перечислены деньги за подписку.

По мере того как будут приходить очередные номера журналов или газет, списывайте их стоимость на затраты. Как это сделать, рассказал Минфин в недавно опубликованном письме от 26 августа 2002 г. № 16-00-12/19.

Как отразить поступление изданий

Печатные издания учитывайте как основные средства. Каждый полученный журнал, бератор или книгу отражайте отдельно.

Поступление литературы отразите так:

Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– предъявлен к вычету НДС.

Обратите внимание: чтобы поставить НДС к вычету, у вас должен быть счет-фактура. Если у вас нет этого документа, то позвоните в издательство и попросите его выслать.

Полученные издания отразите в специальной книге по учету литературы. Специальной формы для нее не предусмотрено. Поэтому ведите ее в произвольном порядке. Например, эта книга может выглядеть так:

Покупка книг через подотчетное лицо (нюансы)

Покупка книг подотчетным лицом встречается довольно часто в работе организации. Как правильно отразить это в бухгалтерском и налоговом учете, рассмотрим в нашей статье.

Подотчетные лица — кто они

Кто такие подотчетные лица? Это работники организации, имеющие право брать деньги под отчет. Список таких людей утверждается приказом руководителя. Деньги могут быть выданы из кассы организации или перечислены с расчетного счета на личные банковские карты работников.

Как именно выдавать деньги в подотчет из кассы или сделать перевод на карту сотруднику, читайте в статьях:

Нужно помнить, что заявление на выдачу денег в подотчет работник должен написать независимо от способа выдачи денег.

Какие обязательные реквизиты должно содержать заявление на выдачу денег, читайте в статье «Составляем заявление на подотчет — образец на 2015–2016 гг.».

Как учесть книги

Работнику организации были выданы деньги на покупку книг. На этом этапе совсем неважно, какие именно книги ему поручили купить — для производственных целей или для общего развития сотрудников.

Он составляет заявление, берет деньги, покупает книги и в назначенное время предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет (АО) со всеми подтверждающими документами.

Форму АО и правила его заполнения смотрите в статьях:

Как только бухгалтер принял АО, работник обязан вернуть остаток — неизрасходованные средства, если такие имеются. Если этого не произойдет, то данные средства можно будет расценить как доход, облагаемый НДФЛ. С письменного согласия работника организация имеет право удержать задолженность в размере не больше 20% от его зарплаты (ст. 138 ТК РФ, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

В случае перерасхода организация обязана возместить работнику сумму перерасхода.

После выяснения всех деталей с подотчетником перед бухгалтером встает вопрос, как правильно принять к учету купленные книги.

Вот теперь нужно разобраться, с какой целью книги приобретались — были они куплены для работы организации или цель можно считать общепознавательной.

Когда этот вопрос будет прояснен, бухгалтер сделает записи в бухгалтерском учете.

В силу п. 4 ПБУ 6/01 (приказ Минфина от 30.03.2001 № 26н) деловая литература может быть отнесена к ОС. Но если при этом ее стоимость менее 40 000 руб., а как правило, так и бывает, ее учитывают в составе МПЗ. При этом устанавливают контроль, следят за передвижением книг и обеспечивают сохранность после передачи в эксплуатацию (п. 5 ПБУ 6/01). Правила учета литературы необходимо закрепить в учетной политике.

Налоговый учет

Любая литература, и книги в том числе, в случае приобретения их для производственных целей могут быть учтены при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если купленные книги — непроизводственного характера, то при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы на их приобретение в расчет не принимаются (п. 29 ст. 270 НК РФ).

То же правило относится и к «входному» налогу на добавленную стоимость. В бухгалтерском учете он учитывается на счете 91.2 и для целей налогообложения, то есть к вычету, не принимается.

Организациям, которые применяют упрощенку, чиновники запрещают учитывать для налогообложения затраты на периодику и печатные издания (см. письма Минфина от 10.08.2009 № 03-11-06/2/151, от 17.01.2007 № 03-11-04/2/12). Но есть и другое мнение: их можно признать материальными расходами (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Его поддерживают некоторые суды (например, постановления ФАС ПО от 30.10.2008 № А65-1419/2008, ФАС ДО от 30.01.2008 № Ф03-А80/07-2/6039). Поэтому принимать расходы для УСН или нет, организации нужно решить самостоятельно.

Выдать деньги, проверить правильность составления отчета, сделать проводки по оприходованию купленного товара — про все это необходимо помнить, когда имеешь дело с подотчетными лицами. Ну а в ситуации с покупкой книг к этому списку необходимо добавить выяснение — для чего они покупаются, чтобы не ошибиться с принятием потраченных сумм в затраты.

Как учесть купленные книги, подписку на газеты, журналы?

Многие компании приобретают книги, оформляют подписку на периодику. Кто-то покупает справочники менеджера, книги по бухучету, обновленные издания Налогового кодекса, специализированные журналы и газеты, технические справочники. А кто-то приобретает развлекательную и художественную литературу.

Порядок учета печатных изданий напрямую зависит от их назначения и вашего умения обосновать их «производственно-управленческую направленность».

Обосновываем необходимость приобретения книг и печатных изданий

Для начала важно определить, насколько книги, журналы и прочие печатные издания связаны с вашей производственной деятельностью.

Например, вполне обоснованными можно считать затраты:

— на журналы (газеты) и книги по бухучету и налогам, например журнал «Главная книга», так как они нужны бухгалтеру для правильного ведения учета;

— книги по менеджменту, так как они нужны для лучшего управления персоналом;

— сборник строительных норм, если фирма занимается строительством;

— «Российскую газету», поскольку в ней публикуются законы и нормативные акты ;

— глянцевые журналы (к примеру, «Vogue», «Cosmopolitan», «Shape» и т.д.) в ситуации, когда ваши клиенты вынуждены сидеть в ожидании своей очереди (например, в парикмахерских, салонах красоты);

— букинистические издания по юриспруденции, если ваш профиль — юридические услуги;

— прочую литературу, которая является «информационной» поддержкой, необходимой для ведения деятельности.

Весьма проблематично будет доказать, что вам необходимы для работы издания, приобретенные для создания интерьера в офисе или для размещения в кабинете директора в целях создания определенного имиджа компании, например:

— серия книг «Жизнь замечательных людей»;

— русская и зарубежная классика;

— красивые художественные альбомы

Книги и журналы, которые никак не связаны с деятельностью фирмы, лучше приобретать за счет чистой прибыли. В противном случае при проверке налоговики, скорее всего, уберут из расходов затраты на литертуру непроизводственного характера, доначислят налог, а также пени и штрафы.

Это касается и подписки на издания непроизводственного характера, например на газету «Аргументы и факты» .

Если обосновать необходимость приобретения какой-либо литературы сложно, то учитывать ее нужно следующим образом.

В бухгалтерском учете такую литературу ни как основные средства, ни как материально-производственные запасы учесть нельзя . Самым правильным будет отнести ее стоимость (вместе с НДС) к прочим расходам и отразить на счете 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы» .

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение такой непроизводственной литературы учесть не получится .

НДС принять к вычету тоже не удастся, так как не выполняется одно из обязательных условий для применения вычета: литература не будет использована в деятельности, облагаемой НДС .

Этот способ учета наиболее безопасный. Если вы решите учесть расходы на такую литературу при расчете налога на прибыль и заявить НДС по ней к вычету, налоговые органы вряд ли с вами согласятся. В частности, они всегда считали необоснованными расходы на предметы интерьера, приобретенные для офиса . Доказывать свою правоту вам придется в суде, а вот суд, возможно, и примет вашу сторону. Например, при рассмотрении дела об обоснованности затрат на обслуживание аквариумов суд принял сторону налогоплательщика, указав, что расходы направлены на создание благоприятной обстановки . Также есть решение, в котором суд признал производственными затраты на предметы интерьера, поскольку они направлены на создание благоприятного впечатления у внешних посетителей .

А теперь давайте рассмотрим порядок учета литературы, которую можно отнести к производственной.

Учитываем подписку на периодические издания

Некоторые бухгалтеры относят плату за подписку в бухгалтерском учете на расходы будущих периодов. Но это неправильно. Сумма, уплаченная за подписку, является авансом и отражается по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» .

Получив очередной номер журнала или газеты, на основании первичных документов учитываем его стоимость на счете 10 «Материалы» (дебет счета 10 — кредит счета 60) и сразу списываем на расходы по обычным видам деятельности (дебет счета 20 (26) — кредит счета 10). При оформлении подписки на электронные издания, получив счет-фактуру и акт, списываем стоимость подписки сразу на расходы, минуя 10-й счет.

При расчете налога на прибыль расходы на профессиональные издания включаем в прочие, связанные с производством и реализацией . При этом для целей налогообложения вы можете учитывать в расходах подписку одновременно на несколько печатных изданий по одной тематике .

НДС по подписке принимаем к вычету в следующем порядке.

ШАГ 1. Когда получаем от издательства счет-фактуру на аванс с выделенной суммой НДС, принимаем его к вычету .

ШАГ 2. При получении счета-фактуры на уже поставленные номера (в основном их вкладывают в каждый номер):

— принимаем НДС по конкретному номеру издания к вычету;

— одновременно восстанавливаем такую же сумму НДС, принятую к вычету по авансовому счету-фактуре .

На ежедневные газеты, как правило, оформляется один счет-фактура, например за месяц или квартал .

Отражаем в учете деловую литературу

Хотя книга и используется в работе более года, ее стоимость вряд ли превысит 20 000 руб. (или иной меньший лимит стоимости ОС, установленный вашей учетной политикой) . Поэтому в бухучете деловую литературу учитываем в составе МПЗ на счете 10 «Материалы» и списываем в расходы по обычным видам деятельности при передаче в подразделение, которое будет ее использовать (на счета 20, 26, 44 и т.п.) .

Для целей налогообложения прибыли деловая литература, независимо от стоимости, не подлежит амортизации . Расходы на ее приобретение включаем в состав прочих расходов в полном объеме в момент приобретения .

НДС по книгам можно принять к вычету , если:

— литература получена и принята на учет;

— литература используется для деятельности, облагаемой НДС;

— есть правильно оформленный счет-фактура.

«Упрощенный» учет подписки и книг

Для упрощенцев в закрытом перечне расходов подписка на периодические издания и приобретение деловой литературы не значатся. Основываясь на этом, Минфин и некоторые суды расходы на подписку и приобретение литературы не признают .

Впрочем, в ФНС России считают, что если приобретенная литература действительно нужна упрощенцу для работы, то учесть ее стоимость в расходах можно.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

МЕЛЬНИЧЕНКО АНАТОЛИЙ НИКОЛАЕВИЧ — Государственный советник РФ 1 класса

«Действительно, расходы на приобретение подписных изданий не предусмотрены в перечне расходов, учитываемых при применении УСНО .

Однако если расходы связаны с приобретением специальной (нормативной) литературы, информация из которой непосредственно используется при производстве товаров (выполнении работ, оказании услуг), то есть является их необходимым компонентом, такие расходы могут быть отнесены к материальным расходам, учитываемым при применении УСНО «.

Этого же мнения придерживаются и большинство судов .

Если книги, журналы, газеты и прочие издания имеют явно производственную направленность, то проблем с их учетом возникнуть не должно. Другой вопрос, если вы приобрели печатную продукцию, которую трудно или даже невозможно отнести к профессиональной, но при этом считаете ее приобретение необходимым, например, для создания благоприятного имиджа фирмы. Если вы решитесь учесть такие затраты в составе производственных расходов, будьте готовы предоставить весомые аргументы в пользу своей правоты, которую, скорее всего, вам придется доказывать в суде.

Постановления ФАС УО от 19.12.2007 N Ф09-10406/07-С3; Девятого арбитражного апелляционного суда от 02.07.2007 N 09АП-8445/2007-АК

п. 1 ст. 252, п. 29 ст. 270 НК РФ; Постановление ФАС ЗСО от 16.01.2006 N Ф04-9903/2005(18741-А27-40)

пп. 4, 5 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н; п. 2 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утв. Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н

п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 N 33н; План счетов бухгалтерского учета. утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н

п. 1 ст. 252, п. 29 ст. 270 НК РФ

п. 2 ст. 171 НК РФ

Письмо Минфина России от 25.05.2007 N 03-03-06/1/311

Постановление ФАС МО от 16.06.2009 N КА-А40/5111-09

Постановление ФАС МО от 27.12.2006 N КА-А40/12681-06

пп. 3, 16 ПБУ 10/99

План счетов бухгалтерского учета

подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Постановление ФАС УО от 04.04.2005 N Ф09-1217/05-АК

Письмо Минфина России от 23.05.2005 N 03-03-01-04/1/279

п. 12 ст. 171, п. 9 ст. 172 НК РФ

подп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ

Письмо Минфина России от 25.06.2008 N 07-05-06/142

п. 1, подп. 6 п. 2 ст. 256 НК РФ

п. 1 ст. 252, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина России от 15.05.2006 N 07-05-06/116, от 26.12.2005 N 03-03-04/1/443; Письмо УФНС России по г. Москве от 29.06.2005 N 20-12/46419

п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ

Письма Минфина России от 10.08.2009 N 03-11-06/2/151, от 17.01.2007 N 03-11-04/2/12; Постановление ФАС УО от 11.01.2007 N Ф09-11283/06-С3

п. 1 ст. 346.16 НК РФ

подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ

Постановления ФАС ПО от 30.10.2008 N А65-1419/2008; ФАС ЗСО от 22.01.2007 N Ф04-8976/2006(29957-А67-40); ФАС ПО от 29.03.2006 N А65-25615/05-СА2-9; ФАС УО от 13.04.2005 N Ф09-1317/05-АК

Впервые опубликовано в журнале «Главная книга» N04, 2011