Преимущества журнальной формы регистрации

Журнальная форма регистрации документов. Достоинства и недостатки. Реквизиты, вносимые в регистрационную форму

Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает очень незначительное количество документов.

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:

1. поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом;

2. журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов;

3. журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;

4. при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

Реквизиты, вносимые в регистрационную форму:

1) Дата получения

2) Входящий регистрационный номер, присваиваемый документу организацией — получателем

3) Автор (корреспондент)

4) Дата документа, присвоенная организацией — автором

5) Регистрационный номер документа, присвоенная организацией — автором

8) Срок исполнения полученного документа

10) Ход исполнения (все передачи) документа, результат исполнения

11) Номер дела (куда документ помещен после исполнения)

studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2019 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.001 с) .

Преимущества журнальной формы регистрации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Преимущества журнальной формы регистрации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном ре­жиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой кон­трольной картотеке и справочной картотеке.

В графу 4 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи графы 4 датируются.

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа.

Разбор формы регистрации на сайте

Организации могут использовать формы, как утвержденные министерствами и ведомствами, так и разработанные непосредственно специалистами службы ДОУ. Во всех регистрационных журналах графы заполняются только в хронологическом порядке.

Собрав документы, следует направить их в Налоговую инспекцию. В Москве главным органом, совершающим все регистрационные действия, касающиеся ООО, является Инспекция ФНС России № 46. На основании документов, предоставленных вами в налоговую инспекцию, в Единый государственный реестр юридических лиц вносятся сведения о новой организации.

Отличие между ИП и ООО заключается также в том, что первый несет ответственность всем принадлежащим ему имуществом, а второе рискует только уставным капиталом, который должен быть не менее 10 000 рублей. Кроме того, с регистрацией документов связано решение ряда задач, которые должна обеспечить система делопроизводства.

Например, отдельно регистрируют приказы о приеме на работу, отдельно — об увольнении, отдельно — об отпуске и т. д.

В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного документа и, если необходимо, делается отметка об ответе корреспондента. Записи графы 4 датируются.

Если карточка формата А6, на ней отмечены нечетные цифры, если срок исполнения приходится на четное число, о в карточке отмечается число на день раньше.

Если в работе кадровой службы письма составляются редко, их можно регистрировать в делопроизводственной службе (канцелярии, общем отделе, секретариате и т.д.).

Компьютерный вариант предпочтителен для любых организаций, что делает бухгалтерский учет более оперативным, достоверным, полным и качественным.

Допускается введение в карточку дополнительных граф «Расписка в получении», «исполнительи номер его телефона». Графы «дата и индекс поступления», «дата и индекс документа» можно разделить на составные. В зависимости от структуры организации может применяться централизованный или смешанный принцип регистрации приказов. В первом случае регистрация осуществляется централизовано СДОУ организации. После регистрации СДОУ передает приказ и, при необходимости, его копии на исполнение в соответствующее СП. Смешанный принцип регистрации приказов предполагает регистрацию различных групп приказов в разных СП.

Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Многие виды документов, создаваемые в управленческой практике, приобретают юридическую силу только после их регистрации. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его подписания и регистрации.

Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции. Данный журнал – обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации.

В зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов в различных учреждениях может имеет свои особенности.

Читать еще:  Регистрация юр лица на сайте госуслуги инструкция

Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.

Из определения следует, что основная цель регистрации – придать документу юридическую силу, поскольку пока документ окончательно не оформлен (дата и номер проставляются после его подписи), он не может быть использован в управленческой деятельности. Целью регистрации является также организация учета и контроля исполнения документов, информационно-поисковой работы по документам.

Журнальная система регистрации[5] нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

Преимущества деревянного каркаса мягкой мебели.

Юридическое лицо отличается от физического, то есть индивидуального предпринимателя, тем, что учредителей может быть несколько. Если вы хотите организовать издательство не в одиночку, а совместно с кем-либо, то для подачи заявления на регистрацию юридического лица необходимо провести собрание.

При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения, вписываемые -в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. При регистрации внутренних документов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер.

В случае, если вы создаете ИП, ваше имя и адрес будут во всех документах, связанных с работой издательства. Кроме того, название издательства также должно будет содержать вашу фамилию. Поэтому ставить на книгах издательский знак вроде «Издательство Колонтитул» или «Издательство Страница» уже не получится.

Обязательной регистрации с целью придания им юридической силы подлежат письма, которые кадровые службы отправляют в органы власти, государственные организации, иным сторонним организациям, а также гражданам. Если переписки много, то необходимо завести журналы учета входящих и исходящих писем.

Преимущества и недостатки модульных кухонь!

В перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают поздравительные письма и телеграммы, документы, присылаемые для сведения, сообщения о заседаниях, совещаниях, программы проведения каких-то мероприятий, извещения, повестки дня, документы, не требующие исполнения и ответа, малоценную переписку по хозяйственным, административным вопросам, письма с пометкой «лично». Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизиту 28 поступившего документа.

Форма регистрационного журнала обычных входящих документов проста и может иметь такие графы Делопроизводство (Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учеб. пособие / М.И. Басаков -5-е изд. перераб. и доп. — М.: Дашков и К, 2006.

Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае если количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести.

Функциональные особенности и преимущества осциллографа Fluke-124B/INT

Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий Делопроизводство в системе государственного управления: Учеб-практ. пособие /Е.В. Охотский, А.Ю. Иванова, Н.Н. Шувалова и др., Рос. акад. гос. службы.- М.: РАГС, 2001.

Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

В рамках статьи автор рассмотрит систему регистрации документов организации и журнальную форму регистрации как наиболее распространенную. Вы получите ответы на вопросы о том, какие преимущества дает система регистрации документов и какие обязательства накладывает. Кроме того, будут освещены плюсы и минусы журнальной формы регистрации.

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно ис­пользовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верх­нему полю или по диагонали.

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

Не было под рукой актуальной версии макета, поэтому отображена только одна надпись «войти» на кнопке. Как сказано в статье, изначально кнопка будет иметь название «создать / войти». Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

В связи с этим на документы, требующие контроля, в орга­низациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распростране­ние в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях.

Аналогично тому как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т.д.

В небольших и средних организациях этот принцип не вступает в противоречие с удобством пользования делопроизводственной системы.

Другие новости из раздела Новинки

На самом деле переключение в виде значка глаза не совсем обыденная вещь, чаще всего это чекбокс. Значек в виде глаза используется для отображения кол-ва просмотров линка. Тем более переключатель видимости пароля имеет тултип с пояснением.

Читать еще:  Проверка регистрации юридического лица на сайте налоговой

В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

В настоящее время в делопроизводстве приняты бумажный и электронный виды фиксации документов, которые имеют свои преимущества и недостатки, а также уместность использования на каждом конкретном производстве.

Системы и формы регистрации (журнальная, карточная, автоматизированная), их достоинства и недостатки;

Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

  • дата получения;
  • входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем;
  • автор (корреспондент) — тот, чей это документ;
  • заголовок (о чем документ);
  • резолюция;
  • срок исполнения;
  • исполнитель (кто с ним работает);
  • ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
  • номер дела (куда документ помещен после исполнения). Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем регистрационная форма дозаполняется — в нее вносятся эти сведения.

При четком взаимодействии с руководителем (если руководитель каждое утро просматривает полученную корреспонденцию) можно сначала дать документы ему на просмотр, а уже затем, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму. Такие сведения, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения, вписываемые -в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. При регистрации внутренних документов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации [5] нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы [6] :

1.учётный нмоер документа

3. вид и краткое содержание документы

4.наименование подразделения и фамилия исполнителя

5. номера носителя и листов черновика

7.кол. листов док.

8.Подпись за получение проекта и черновика док.

9.подпись за возврат

10.отметка об уничтожении черновика

11.отметка об уничтожении проекта

14.наименование,нмоер и куда отпарвлен

15.индекс дела, номер по учёту док.

16.номера листов дела

Форма регистрационного журнала обычных входящих документов проста и может иметь такие графы:

Формы регистрации документов

Формы регистрации документов могут быть трех видов: жур­нальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации* нужна тогда, когда учет доку­ментов выступает на первое место, предотвращает претензии со сто­роны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета догово­ров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Так, журнал учета кон­фиденциальных документов имеет следующие графы **:

* Журнальная система регистрации введена Генеральным регламентом Петра I в 1720 г.

** Алексенцев А.И. Подготовка и издание конфиденциальных документов на бу­мажных носителях // Секретарское дело.— 1999. — № 3, с. 30.

Форма регистрационного журнала обычных входящих доку­ментов проста и может иметь такие графы:

Журнальная система удобна и в том случае, когда в органи­зацию поступает очень незначительное количество документов.

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяет­ся (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:

• поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве посту­пивших документов процесс регистрации занимает значи­тельное время, что естественно приводит к задержке даль­нейшей работы с документом;

• журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных под­разделениях, куда он передается для исполнения, и доку­мент регистрируется повторно во всех отделах, через кото­рые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных фор­мах журналов;

• журнальная система регистрации делает практически не­возможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;

• при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявле­ния документов, срок исполнения которых истекает на оп­ределенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в орга­низациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

Читать еще:  Регистрация товарного знака на физическое лицо

Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распростране­ние в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизвод­ство с разработкой ЕГСД.

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

• регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

• карточки можно изготовить в необходимом количестве эк­земпляров и, следовательно, отпадает необходимость в по­вторной регистрации документов в структурных подразде­лениях;

• карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким обра­зом, карточная система регистрации обеспечивает инфор­мационно-справочную работу;

• карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводствен­ного обслуживания в учреждении.

Форма карточки (РКК — регистрационно-контрольной карточ­ки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148×210) или А6 (105×148):

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно ис­пользовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верх­нему полю или по диагонали.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном ре­жиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой кон­трольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных кар­точек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справоч­ные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Есте­ственно, что создание и ведение больших картотек — это трудо­емкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учрежде­ниях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудо­емкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.

93.79.221.197 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Регистрационные формы. Их достоинства и недостатки

В настоящее время существует три вида регистрационных форм:

На выбор формы регистрации влияют следующие обстоятельства:

– количество входящих, исходящих и внутренних документов;

– наличие документов, требующих строгого учета;

– принятая в организации система делопроизводства (централизованная, децентрализованная);

– возможность использования компьютерных технологий обработки документов.

При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационный журнал. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах (рис. 15,16,17).

Журнальная форма регистрации, введенная еще при Петре I и закрепленная Генеральным регламентом 1720 года, наиболее надежна и рекомендуется:

– при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов;

– в секретном делопроизводстве (в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными);

– тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании (аттестаты, дипломы), трудовых книжек, пропусков;

– когда объем документооборота невелик (порядка 500 в год).

Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела и имеет ряд существенных недостатков:

1) журнальная форма предполагает запись данных о документах по порядку, то есть в хронологической последовательности. Основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационный номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса;

2) нарушается принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения, например канцелярии, в другое неизбежна повторная регистрация, так как сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ;

3) при большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, так как при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат;

4. значительно затрудняется ведение срокового контроля исполнения документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации.

Состав реквизитов, перечисленных в журнале регистрации, может быть дополнен другими сведениями о документе, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания (фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса). Кроме того, может вноситься количество листов, номер дела (папки), имя файла.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector