Типовая номенклатура дел для ООО примеры

Номенклатура дел организации

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

  1. Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,
    • предстоящий год, на который он пишется,
    • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

  • Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
    • индекс или номер дела,
    • заголовок или название,
    • количество содержащихся в нем частей или томов,
    • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
    • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
  • В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.
  • Как заполнить форму номенклатуры дел организации

    Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

    Зачем нужна номенклатура дел

    Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), номенклатура дел — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2019 года мы приведем ниже.

    Основные задачи документа:

    • классификация и учет;
    • облегчение поиска необходимых бумаг;
    • помощь при передаче дел и составлении описей;
    • системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.

    Для кого обязательна

    В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

    Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

    • государственные и муниципальные;
    • негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
    • негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

    Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2019 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по 5.27 КоАП РФ.

    Читать еще:  ООО на УСН 6 как выводить наличку

    Номенклатура дел бывает трех видов:

    • типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
    • примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
    • индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

    В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.

    Порядок формирования и утверждения

    Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

    Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

    Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.

    При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

    • документы о создании организации (положение, устав);
    • документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
    • штатное расписание;
    • номенклатуру дел предыдущих лет;
    • регистрационную форму организации;
    • типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

    Перечислим основные этапы ее утверждения:

    • разрабатывается подразделением организации;
    • подписывается начальником подразделения;
    • утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

    Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

    Структура документа

    Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

    Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:

    1. Индекс.
    2. Наименование.
    3. Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
    4. Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
    5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

    Порядок заполнения формы

    То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2019 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.

    Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

    • к структуре образовательной программы;
    • условиям реализации;
    • результатам освоения программы.

    То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

    Присвоим каждому делу индекс и наименование.

    Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

    • 01 — структуры образовательных программ;
    • 02 — ход реализации образовательных программ;
    • 03 — результаты освоения образовательных программ.

    Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

    Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

    • 01-01/. начинаем с единицы и до конца года;
    • 01-02/. ;
    • 01-03/.

    Номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

    Образец номенклатуры дел на 2019 год

    Определение сроков хранения

    Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

    • временному до 10 лет;
    • временному от 10 лет;
    • постоянному.

    Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

    • основным является «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558;
    • сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182.

    В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

    Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2019 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

    Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в КоАП РФ. Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

    Где хранится

    У каждого экземпляра свое место хранения:

    • первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
    • второй применяют в работе;
    • третий является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
    • четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
    • остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

    Сводная номенклатура дел, образец

    Передача документов в архив

    Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

    Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

    Экспертиза ценности документов

    Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.

    Читать еще:  Как правильно продать ООО с единственным учредителем

    Образец номенклатуры дел организации

    В данной статье мы рассмотрим образец номенклатуры дел предприятия. На примере данного образца хорошо видно, каким образом заполняется табличная форма и оформляется весь документ. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел мы рассматривали в предыдущей публикации.

    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

    г. Нижний Новгород

    Устав общества и учредительные документ

    Перечень типовых управленческих архивных документов…

    Положения об органах управления (совете директоров, общем собрании акционеров, правлении компании)

    Переходящее с 2010 г.

    Штатные расписания и изменения в них

    Переходящее с 2010 г.

    Положения о структурных подразделениях

    Переходящее с 2010 г.

    Приказы директора, касающиеся основной деятельности

    Приказы директора, касающиеся административно-хозяйственных вопросов

    Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним

    1Бюллетени голосования – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК

    Инструкция по делопроизводству

    Переходящее с 2010 г.

    Переписка по вопросам основной деятельности

    База данных для регистрации входящих документов

    В электронной форме

    База данных для регистрации исходящих документов

    В электронной форме

    02. Отдел кадров

    Должностные инструкции сотрудников

    Штатные расписания и изменения в них. Копии

    Подлинники в деле 01-03

    Приказы директора, касающиеся основной деятельности. Копии

    До минования надобности

    Подлинники в канцелярии в деле 01-05

    Приказы директора, касающиеся личного состава (о приеме, перемещении, увольнении и др.)

    Приказы директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков

    Ответственный за архив

    _________ С.П. Гребешкова

    Представленный здесь пример номенклатуры дел коммерческого предприятия, которое не осуществляет передачу документации на государственное хранение, а значит, не становится источником формирования государственного архива. По приведенной выше ссылке вы можете скачать данный образец.

    При помощи предложенного образца номенклатуры дел предприятия вы без труда сможете составить и корректно оформить свой собственный документ. В следующих публикациях мы поясним методику заполнения граф таблицы, продолжайте читать наши статьи!

    Образец номенклатуры дел организации

    В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко понять, как заполнить основную табличную форму и оформить документ в целом. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел был рассмотрен в предыдущей статье.

    Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮ
    общество «Большая капля» Директор
    (ЗАО «Большая капля») __________ И.О. Фамилия

    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

    24.12.2010 № 1
    г. Самара

    02. Отдел кадров

    Начальник канцелярии К.Е. Турчинская

    Ответственный за архив
    __________ А.О. Боровичка
    20.12.2010

    СОГЛАСОВАНО
    Протокол ЭК
    от 22.12.2010 № 3

    Вы можете скачать представленный пример номенклатуры дел коммерческой организации, которая не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива.

    С помощью приведенного образца номенклатуры дел организации вы теперь имеете возможность составить и правильно оформить свой вариант. Осталось только пояснить методику заполнения граф таблицы – это смотрите в следующей статье на этом сайте.

    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, к какой статье можно отнести «Экологические риски»?

    Здравствуйте! «Экологические риски» — это не документ. Это может быть отчет по этому вопросу, переписка и т.д. Статьи о сроках хранения документов, касающихся экологии, надо искать в «Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в разделе 12 (охрана окружающей природной среды).

    Здравствуйте! Хотела спросить что такое научно-справочный аппарат? И где он должен быть в номенклатуре?

    Здравствуйте! Научно-справочный аппарат к номенклатуре дел – это оглавление, список сокращенных слов, предисловие (рекомендации по применению номенклатуры дел). Размещается НСА после титульного листа перед самой номенклатурой дел. Рекомендации по применению составляются в необходимых случаях.

    Здравствуйте! Как оформить выписку из сводной номенклатуры для структурных подразделений? Должна ли там быть итоговая запись о количестве дел?

    Здравствуйте! Просто распечатывается соответствующий раздел номенклатуры дел с указанием названия структурного подразделения. Итоговая запись не оформляется.

    Добрый день! Пример: журнал инструктажа по пожарной безопасности создан в 2013 г. В номенклатуре 2013 г. писать переходящее, или это указывать уже в номенклатуре на 2014 г. , что он переходящий с 2013?

    Здравствуйте! В 2013 году не надо указывать это дело как переходящее. Продолжая вести журнал, в 2014 году это дело указывается как переходящее.

    Здравствуйте! Подводим итоги по номенклатуре дел 2016 года. Возник вопрос по учету переходящих дел и их отражению в графе 3 номенклатуры, а также заполнению итоговой записи.

    В подразделении всего два дела (один том в каждом), переходящих с 2014 г. на 2017 г., в 2016 г. новых дел не заводилось, в 3 графе номенклатуры дел пишем 0, в итоговой записи в 2 графе — 0, в 3 графе – 2 ? Или в 3 графе номенклатуры пишем 1 из года в год пока дело является переходящим, тогда каждый год мы будем заново «считать» эти два тома и общее кол-во дел будет увеличиваться каждый год на два, хотя по факту их всего два и были заведены, посчитаны еще 2014 году? Подскажите как правильно?

    Здравствуйте! Правильно писать в гр.3 – 1 дело. Если переходящее дело ведется даже 10 лет (например, книга учета трудовых книжек), то оно учитывается в номенклатуре дел каждый год. Вы же ведете это дело, каждый год делаете записи в нем, оно должно быть учтено в итоговой записи конкретного года как переходящее.

    Здравствуйте. При формировании смешанного архива в одном деле (электронный и бумажный носитель), в каком столбце и как это отразить в номенклатуре?

    Здравствуйте! Отметка об электронном носителе дела или документа проставляется в примечании номенклатуры дел («в электронном виде»). При этом дела на электронном и бумажном носителе формируются отдельно. Согласно «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, эти дела учитываются отдельно, на них составляются разные описи. Но номенклатура дел у них будет общая.

    Доброго дня, Евгения!

    Подскажите, пожалуйста, зачем в форме номенклатуры дел в правилах работы архивов 2015 г. нужна виза руководителя архива, значит ли это, что составляется она им?

    Спасибо заранее за ответ!

    Здравствуйте! Обычно номенклатуру дел составляет делопроизводственная служба. В приведенной форме номенклатуры дел указана подпись руководителя службы ДОУ. Визирует номенклатуру дел ответственный за архив или руководитель архива. Это логично, так как архивный работник должен участвовать в составлении номенклатуры дел (определение сроков хранения документов согласно действующим перечням, редакция заголовков и др.).

    Здравствуйте. Скажите, пожалуйста, в дошкольном учреждении приказы, письма, информации вышестоящих организаций и учредителя сколько хранятся и по какой статье перечня 2010г.

    Читать еще:  Установка кассового аппарата для ООО

    Заранее спасибо.Здравствуйте! В любой организации приказы, распоряжения вышестоящих организаций имеют срок хранения ДМН (до минования надобности) согласно ст.19а Перечня 2010 г. Читайте примечание. Только приказы, распоряжения, касающиеся непосредственно деятельности этой организации, могут быть отобраны на постоянное хранение. Переписка с вышестоящими организациями имеет срок хранения 5 лет ЭПК (ст. 33 Перечня 2010 г.). ЭПК означает, что наиболее важные письма могут быть отобраны на постоянное хранение.

    То есть, правильно ли я понимаю, нужно отдельно хранить приказы Управления образования — ДМН, а информационные письма Управления образования, которые присланы для сведения — 5 лет вместе с остальной перепиской по основной деятельности?

    Здравствуйте! Приказы вышестоящей организации формируются отдельно от писем. Если объем документов небольшой, то вся переписка по основной деятельности может формироваться в одном деле, включая письма вышестоящей организации. Можно разделить дела с перепиской по корреспондентам, например, выделив переписку с вышестоящей организацией в отдельное дело.

    Подскажите, обязательно ли в ООО и у ИП создавать номенклатуру дел (руководителю она не нужна).

    И ещё один вопрос: как хранить персональные данные в ООО и у ИП? (как мне известно, в личных делах ПД хранить запрещено, так как при проверке проверяющие органы могут выписать штраф до 75000 руб.)

    Здравствуйте! Теоретически необязательна. Однако она необходима в практике работы самой организации.

    Практически все документы личного дела – это персональные данные работника. Нет запрета на их хранение, есть запрет на незаконное использование их. Во-первых, работодатель должен получить от работника письменное согласие на обработку личных данных. Доступ к личным делам должен быть ограничен как к конфиденциальной информации. Словом, в работе с персональными данными надо соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ (с изменениями 2017 г.).

    Подскажите, пожалуйста, обязательно ли вести номенклатуру дел Акционерному обществу. Могут проверяющие органы выписать штраф за ее отсутствие?

    Здравствуйте! Если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то вам не надо представлять номенклатуру дел в архивный орган. Потребовать номенклатуру дел может ваша вышестоящая организация или организация-учредитель при проверке ведения делопроизводства. Если таковых нет, то никто не может требовать наличия номенклатуры дел, тем более выписать штраф за её отсутствие. Она нужна, прежде всего, для вас, чтобы навести порядок в делопроизводстве, и главное – установить сроки хранения документов и дел. А вот за досрочное уничтожение документов предусматривается административная ответственность согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно сформулировать заголовок дела к документам с внутренней перепиской по основной деятельности с руководителем предприятия?

    Спасибо заранее за ответ!

    Здравствуйте! Можно так: «Переписка структурных подразделений с руководством предприятия по производственным вопросам».

    У меня вопрос по номенклатуре дел. Скажите пожалуйста, в связи с тем что в ФЗ 125 внесено изменение по срокам хранения (по личному составу и др.) нужно ли в номенклатуру дел ставить срок хранения вместо 75 лет — 50 лет и т.д. (по личным делам) или в примечании прописывать п. ФЗ? и так же по приказам по основной деятельности и по личному составу?

    Здравствуйте! Да, в номенклатуре дел надо ставить срок хранения 50 лет и ссылку на 43-ФЗ.

    Типовая номенклатура дел для организации — образец

    Что такое номенклатура дел?

    Согласно п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), номенклатура дел — это упорядоченный список наименований дел, используемых в делопроизводстве предприятия, содержащий сведения о продолжительности их хранения в архивах. На основании этого документа составляются описи дел, подлежащих дальнейшему (временному или постоянному) сохранению.

    В соответствии с п. 3.4.4 Правил, существует 3 вида номенклатуры дел:

    1. Типовая — используется на однородных предприятиях, имеет статус нормативного документа.
    2. Примерная — содержит примерный список дел, которые могут быть сформированы в процессе функционирования предприятия, имеет рекомендательный характер.
    3. Индивидуальная — составляется для конкретной организации на основании примерной или типовой номенклатуры дел.

    Дело в документообороте

    Чтобы понять сущность процедуры составления номенклатуры дел, необходимо точно определить понятие «дело». В документообороте это единица учета, которая может включать в себя несколько документов, объединенных по одному общему критерию.

    Например, договор-заказ, содержащий расчет стоимости изготовления продукции по запросу заказчика «А», является документом, входящим в состав дела «Договоры-заказы», состоящего из аналогичных договоров, заключенных с разными заказчиками. При этом может существовать и дело, включающее разнородные документы, имеющие отношение к одному проекту.

    Такой подход существенно упрощает процедуру работы с документами. Включение каждого из них в номенклатуру сделало бы ее чрезмерно раздутой, причем использование каждого нового бланка повлекло бы за собой необходимость внесения правок и корректировок. Объединение же документов в дела лишает номенклатуру указанных недостатков.

    Составление номенклатуры дел

    Номенклатура дел компании составляется на основании аналогичных реестров, разработанных для каждого из ее подразделений в отдельности. Документ подписывается директором архива, согласовывается с начальником службы, ответственной за ведение документооборота и утверждается директором предприятия, на котором используется эта номенклатура. После того как документ будет официально утвержден, выписки из него направляются в структурные подразделения компании с целью последующего использования в работе.

    Номенклатура составляется ежегодно, в конце последнего квартала года и вступает в действие с 1 января нового года. Согласовывать документ с архивным учреждением необходимо не реже одного раза в 5 лет. Если же структура управления организации претерпевает радикальные изменения, номенклатуру ее дел также придется пересмотреть.

    Порядок оформления реестра

    Чтобы составить номенклатуру дел, учитывающую перечень документов, хранящихся в каждом из подразделений организации, необходимо выполнить следующие действия:

    1. Определить перечень документов, используемых в организации, и установить срок их хранения. Для этого можно использовать опросный лист, который заполняются уполномоченным представителем каждого из подразделений компании. После того как лист будет подготовлен, необходимо переработать содержащуюся в нем информацию и составить на ее основании полный список имеющихся документов. В соответствии с этим списком можно сформировать предварительный перечень дел, в которые они будут объединены.
    2. Пронумеровать структурные подразделения организации. Полный список подразделений можно получить в отделе кадров. Каждому отделу присваивается свой порядковый номер, при этом очередность нумерации особого значения не имеет — главное, учесть все подразделения.
    3. Создать номенклатуру каждого подразделения. На основании полученного списка дел в каждом отделе предприятия составляется собственная номенклатура. О том, как это сделать, будет рассказано далее. Кроме того, можно ознакомиться со статьей, рассказывающей о формировании номенклатуры дел в отделе кадров.
    4. Составить общую номенклатуру дел всей организации. После того как все подготовительные работы будут выполнены, можно приступать к составлению общей номенклатуры. Эта процедура является довольно простой: все номенклатуры, составленные для каждого из подразделений компании, объединяются в один документ.

    Состав и структура

    Положения п. 3.4.9 Правил устанавливают перечень сведений, которые должен содержать готовый документ. Их необходимо свести в таблицу, которая может иметь шапку следующего вида:

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector