Письмо о смене юридического адреса ООО образец

Информационное письмо о смене юридического адреса организации: образец

Юридический адрес субъекта предпринимательства является его основной характеристикой, которая фиксируется уполномоченными органами и контрагентами. При его смене необходимо уведомить о событии заинтересованных в сотрудничестве лиц и контролирующих органов. Как правильно и в какие сроки нужно реализовать процедуру?

Общая информация

Юридический адрес определяет месторасположение субъекта предпринимательства.

Он является одним из его основных реквизитов, которые учитываются в единой базе данных. При его смене, важно своевременно уведомить Налоговую Службу, представители которой, в свою очередь, информируют другие государственные органы. Партнеров по бизнесу руководитель субъекта хозяйствования уведомляет при наличии личных интересов, понимания ситуации или отраженных в договоре обязательств о таких действиях.

Комплект документов, прилагаемых к уведомительному письму, формируется в зависимости от того, требует ли новшество внесения изменений в уставную документацию или нет. При смене юридического адреса, фактическое месторасположение субъекта может быть не изменено.

Когда нужно составлять уведомление о смене месторасположения компании

Смена юридического адреса актуальна в ситуациях, когда компания ранее арендовала помещения для обеспечения функционирования компании, а в настоящее время приобрела себе объект коммерческой недвижимости, в результате чего необходимость в аренде отпала. Ситуация может стать актуальной при совпадении фактического и юридического адресов в условиях принятия руководством решения о смене помещения или офиса в целях обеспечения более результативной деятельности. Смена юрадреса инициируется руководством также в случае невозможности продления договора аренды объекта недвижимости, адрес которого ранее использовался как юридический.

В положениях правовых актов регламентировано, что уведомление о смене юридического адреса субъектом предпринимательства Налоговую Службу должно быть реализовано не позднее третьего дня после принятого основателями компании решения. При нарушении таких требований, на должностное лицо накладывается штраф в размере 5000 рублей. Информирование о событии других государственных органов и партнеров проводится только после получения новых регистрационных документов, свидетельствующих о внесении изменений в базу данных ЕГРЮЛ.

Кого нужно уведомлять

Субъект предпринимательства в первую очередь обязан информировать об изменениях в Налоговую Службу, в обязанность представителей которых постановка в известность внебюджетных фондов и органов статистики в пятидневный срок после обновления сведений в госреестре. Руководитель компании не обязан самостоятельно извещать о событии в Статистику и фонды, однако при необходимости ускорить процедуру, в его праве подать соответствующий комплект документов.

Госкомстат

Для уведомления статистических органов не нужно лично посещать организацию. Все вопросы можно решить, не покидая офиса через официальный сайт Госкомстат. Копии документов, полученных в Налоговой Службе и соответствующего решения учредителей можно загрузить на сервер портала или отправить по почте как ценное письмо.

Принятым в 2014 году законом было отменено обязательство налогоплательщиков уведомлять Пенсионный Фонд и Фонд социального страхования о вносимых в единую базу изменениях. Такой процедурой занимается Налоговая Служба, однако руководителю субъекта хозяйствования претерпевшего изменения в параметрах, следует удостовериться в том, что контролирующий орган подал соответствующую информацию. Если этого не произошло, то компания должна инициировать проведение мероприятия со стороны Налоговой Службы или самостоятельно.

Субъект предпринимательства обязан уведомлять обо всех изменениях в параметрах организации банковское учреждение, в котором открыты у него расчетные счета. Сроки информирования указываются в договоре обслуживания. Образец информационного письма о смене юридического адреса организации разрабатывается самостоятельно каждым банком.

Контрагенты

В правовых актах не регламентировано обязательство руководителя компании информировать партнеров по бизнесу об изменениях в характеристиках субъекта хозяйствования.

Поэтому руководитель компании вправе принимать самостоятельные решения о необходимости в таких действиях. Исключением является ситуации, когда между контрагентами в договоре сотрудничества оговорено подобные обязательства. Информационное письмо контрагентам может быть отправлено по почте или вручено лично.

Стоит отметить, что неинформирование контрагентов об изменениях в реквизитах может стать причиной непризнания расходов в учете ввиду неверного указания адреса в первичных документах. К тому же в сфере нового законодательства, юридические адреса партнеров, указываемые в счетах фактурах, должны соответствовать информации, содержащейся в ЕГРЮЛ.

Письмо о смене юридического адреса ООО образец

Уведомительное письмо, адресованное контрагентам, может быть составлено в произвольной форме. В него необходимо включить сведения, которые не актуальны при составлении бумаги для государственных органов:

  • реквизиты заключенного договора сотрудничества;
  • пояснения об использовании адреса, который может быть применен как юридический или почтовый.

Письмо в уполномоченные органы в соответствии с действующим порядком делопроизводства. К нему не применяются законодательные регламенты. Уведомление должно содержать обязательные разделы, что диктуют общие правила оформления исходящих бумаг на предприятии:

  • «шапка», с указанием наименования организации-адресата и сведений об отправителе, включая данные руководителя субъекта;
  • наименование документа – «информационное письмо» или «Письмо о смене реквизитов»;
  • текстовая часть, с указанием информации, являющейся целью оформления бумаги, в том числе с отображением сведением о старом и новом юридическом адресах;
  • дата составления бумаги;
  • подпись ответственного лица, уполномоченного к таким заявлениям.
Читать еще:  ООО это коммерческая или некоммерческая организация

Юридический адрес является одним из важных реквизитов компании. Закон обязует руководителей субъекта хозяйствования, инициировавшего изменения в адресе официального месторасположения организации уведомить о событии только Налоговую Службу. Остальные органы и контрагенты информируются только при наличии желания и лично заинтересованности руководства компании в подобных действиях.

Письмо о смене реквизитов

Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д. Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями.

Кому писать о смене реквизитов

Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.

Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к. эта функция перешла к банкам.

Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами. Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.

Кто составляет письмо о смене реквизитов организации

Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.

Правила составления

Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.

  1. В начале письма необходимо указывать отправителя и адресата, при этом, если речь идет об адресате следует вписывать не только наименование компании, но и должность конкретного сотрудника.
  2. Далее идет информационная часть послания. Здесь надо довести до получателя сообщение о перемене реквизитов, указать новые, а также изложить просьбы связанные с произведенными изменениями.

Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.

Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.

Письмо можно писать

  • на обычном стандартном листке формата А4
  • или на фирменном бланке организации.

Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.

Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.

Пример составления письма о смене реквизитов организации

Заполнение шапки письма

  1. Вверху послания сначала указывается отправитель, то есть вписывается
    • полное название организации (в соответствии с регистрационными бумагами),
    • адрес и телефон для связи.
  2. Затем вносятся данные о получателе:
    • его наименование
    • и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя и отчество).
  3. После этого ставится дата составления письма и его номер по внутреннему документообороту.
  4. Ниже посередине строки пишется название документа.

Заполнение тела письма о смене реквизитов

Далее следует информационный раздел.

  1. Сначала до сведения получателя доводится сам факт смены реквизитов и обозначается, какие именно данные подверглись изменениям. Тут же вписывается дата, с которой прежние реквизиты утратили свое значение.
  2. Затем, следует указать все просьбы, имеющиеся у отправителя, касаемо прошлых и будущих документов по части изменившихся данных.
  3. В конце письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

Как отправить письмо

Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.

Читать еще:  Как изменить юридический адрес ООО инструкция

В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.

Уведомление о смене юридического адреса

uvedomlenie.jpg

Похожие публикации

После принятия решения об изменении юридического адреса учредителям организации придется осуществить ряд правовых и регистрационных действий. Зарегистрировав в ИФНС новое место нахождения, необходимо известить об этом кредиторов и контрагентов, а в ряде случаев и госструктуры, отправив им уведомление о смене юридического адреса.

В каких случаях надо составлять уведомление о смене юрадреса

Письмо о смене юридического адреса организации отправляют в государственные ведомства и партнерам по бизнесу. Решение о смене адреса обычно принимается в таких случаях:

  • если невозможно продлить договор аренды помещения, которое ранее было зарегистрировано в качестве юридического адреса;
  • если компания приобрела собственное помещение для осуществления деятельности и переезжает в него;
  • если руководство организации приняло решение сменить офис с целью более эффективного осуществления деятельности;
  • если имеются иные объективные причины для изменения юридического адреса.

В какие сроки организация должна уведомить ИФНС

В соответствии с положениями п. 5 ст. 5 Закона о госрегистрации № 129-ФЗ от 08.08.2001, организации обязаны в течение трех рабочих дней после утверждения решения о смене юридического адреса направить в ИФНС соответствующее заявление и пакет документов, чтобы зарегистрировать изменения. За несоблюдение этого срока должностому лицу компании придется уплатить штраф в размере 5000 руб. (п. 3 ст 14.25 КоАП РФ).

Информационное письмо о смене юридического адреса в государственные органы и партнерам по бизнесу следует отправлять после внесения соответствующих изменений в ЕГРЮЛ и получения новых документов в регистрирующем органе.

Кому необходимо отправить письменное уведомление

В постановлении Правительства РФ от 22.12.11 г. № 1092 указано, что регистрирующая ИФНС обязана уведомить внебюджетные фонды и органы статистики об изменениях сведений о юрлице в течение 5 рабочих дней после их внесения в госреестр. Организация сообщать в фонды и Статистику о смене адреса не должна, но может сделать это самостоятельно, если необходимо ускорить данную процедуру.

Чтобы уведомить Госкомстат, не обязательно лично приходить туда. Это можно сделать на официальном веб-портале органа статистики. Пользователь должен отправить в Статистику копию решения об изменении юрадреса и копию листа записи из Госреестра, полученного в ИФНС.

С 2014 года налогоплательщики не обязаны уведомлять ПФР и фонд Соцстрахования обо всех изменениях, внесенных в ЕГРЮЛ. Данная обязанность возложена на ИФНС, но лучше удостовериться, получены ли фондом необходимые сведения. Если такой информацией фонд не располагает, компания может сообщить об этом сама.

Письмо о смене юридического адреса организации, образец которого будет представлен далее, обязательно следует отправить следующим субъектам:

  • В банк. Организация в обязательном порядке должна уведомить кредитные учреждения, где открыты счета компании, о том, что ее юридический адрес изменился. Сроки уведомления об изменении реквизитов обычно указаны в договоре с банком. Возможно, придется переоформлять карточку с образцами печатей и подписями лиц, имеющих право на осуществление финансовых операций. Форму письма о смене юридического адреса ООО следует уточнить в банковском учреждении. Как правило, банк разрабатывает собственные бланки документов для заполнения.
  • Контрагентам. Законодательство не обязывает организации уведомлять всех партнеров – они вправе решать самостоятельно, кому именно сообщать о произошедших изменениях. Исключением являются ситуации, когда в договоре между организациями прописано требование об обязательном извещении в определенный срок об изменении реквизитов. Письмо контрагентам о смене юридического адреса, образец которого вы найдете далее, можно отправить по почте или передать лично.

Как составить уведомление?

Письмо о смене юридического адреса ООО, образец которого можно взять за основу при составлении аналогичного документа, относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте. Письмо можно составить на обычном листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Документ должен быть подписан руководителем и заверен печатью организации.

Образец письма о смене юридического адреса не установлен законодательно, поэтому его составляют в свободной форме. При составлении документа необходимо учитывать следующие моменты:

  • В верхней правой части располагается «шапка» документа. Здесь необходимо указать полное название организации или ведомства, в которое будет отправлено уведомление, а также Ф.И.О. и должность лица, являющегося непосредственным получателем.
  • В качестве названия документа можно указать «Информационное письмо» или «Письмо о смене реквизитов».
  • Сразу же после «шапки» должен располагаться текст письма. Стиль текста – деловой.
  • Рекомендуется начинать письмо с фразы «Информируем Вас о том, что …» или «Сообщаем вам о ….». Далее можно указать причины изменения юрадреса, старый и новый адрес.
  • После основного текста указывают дату составления и заверяют документ подписью руководителя и печатью фирмы.
Читать еще:  Порядок закрытия ООО самостоятельно

Письмо об изменении юридического адреса образец бланк

Смена реквизитов организации – обычная практика. При этом, процедура не предполагает открытия (регистрации) нового юридического лица. Все взаимоотношения с контрагентами сохраняются.

Равно сохраняются и все условия ранее подписанных договоров. Единственное, что необходимо будет сделать при изменении регистрационных реквизитов – это поставить об этом партнеров и контрагентов.

Так как юридический адрес относится к реквизитам, при его смене, уведомление также рассылается. Данная мера необходимо не только партнерам и контрагентам. Она необходима и самой компании.

Более того, данная мера является обязанностью. Эта обязанность прописана в законодательных актах Российской Федерации.

Данная статья посвящена составлению, написанию и подаче данного документа. После ее прочтения будет можно бесплатно получить образцы и примеры таких писем .

Суть и содержание письма

Данный документ должен быть адресован. Для этого нем необходимо указывать конкретного адресата. Для этого нужно прописать название компании-адресата. Естественно, необходимо определить организацию-автора.

Среди необходимых атрибутов письмо должно содержать дату написания и исходящий номер. этот номер прописывается в соответствии с регистрационным. Тот в свою очередь указывается в журнале исходящей корреспонденции.

В тексте нужно указать о том, что был изменен юридический адрес, либо другие реквизиты. Но этого недостаточно. Кроме того, очень важно привести новый адрес. Он должен быть указан правильно и полностью. Но и это еще не все. Самое главное – указывается дата, начиная с которой прежние реквизиты считаются недействительными. Значит, с этого числа в силу вступают уже новые.

Письмо должно быть подписано руководителем предприятия-отправителя. Данная подпись должна быть заверена оригинальной печатью компании. Пишется уведомление на «фирменном» бланке организации.

Структура письма

В данном документе должна быть «шапка» она располагается в верхнем правом секторе листа. Левый верхний сектор оставляется для проставления отметок о входящей и исходящей регистрации адресата и отправителя соответственно.

Название прописывать не обязательно. Поэтому, сразу после «шапки» располагают непосредственно текст. О его содержании было рассказано ранее. Стиль текста должен быть деловой. Форма письма – свободная.

Под текстом слева пишется должность руководителя компании-отправителя, который будет ставить подпись. Кроме должности указывают название организации. Напротив, справа проставляются подпись и печать. Подпись должна быть расшифрована. Для этого указывают Фамилию и Инициалы подписывающего.

Ниже расположен типовой бланк и образец письма об изменении юридического адреса вариант которого можно скачать бесплатно.

Уведомление контрагентов об изменении юрадреса

Если у организации изменился юридический адрес, то об этом в первую очередь нужно сообщить в ИФНС. Ведь адрес юридического лица в обязательном порядке отражается в ЕГРЮЛ (пп. «в» п. 1 ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ ). Комплект документов, представляемых в налоговую, будет зависеть от того, требуется ли внесение изменений в устав компании, а также меняется ли фактический адрес места нахождения организации (если юридический и фактический адрес, куда компания планирует получать корреспонденцию, не совпадают).

Срок подачи уведомления в ИФНС об изменении юридического адреса по общему правилу составляет 3 рабочих дня со дня принятия решения об изменении адреса (единственным участником либо общим собранием) или со дня фактического переезда организации (п. 5 ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ ). В свою очередь на государственную регистрацию изменений, внесенных в учредительные документы и/или в ЕГРЮЛ, налоговикам дается 5 рабочих дней с даты представления документов организацией (п. 1 ст. 8, п. 3 ст. 18 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ ).

Но кроме налоговиков поставить в известность о том, что компания сменила адрес, нужно также и контрагентов.

Изменение юридического адреса: уведомление контрагентов

Уведомление об изменении юридического адреса для контрагентов, составляется в произвольной форме. Такие уведомления нужно будет разослать в бухгалтерии компаний, с которыми вы работаете, чтобы они правильно указывали сведения о вас в документах. Ведь неверное указание адреса в первичке ставит под вопрос признание расходов в учете. А неправильный адрес в счете-фактуре наверняка приведет к отказу в вычете НДС. Особенно если учесть недавно обновленные правила заполнения счетов-фактур, в соответствии с которыми адрес продавца и покупателя, если они являются российскими организациями, в строках 2а и 6а должен быть указан как в ЕГРЮЛ (подп. «г», «к» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Кстати, актуальный адрес любой компании, зарегистрированной в РФ, всегда можно найти на сайте ФНС, воспользовавшись сервисом «Проверь себя и контрагента». Он предоставляет информацию как раз в соответствии с данными, которые содержатся в ЕГРЮЛ.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector