Компенсация за бензин сотруднику налогообложение

Компенсация за использование личного автомобиля: страховые взносы, налогообложение, учет

Из статьи Вы узнаете:

1. Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

2. Можно ли учесть компенсацию за использование личного автомобиля в расходах по налогу на прибыль и УСН.

3. Как рассчитать сумму компенсации и отразить в бухгалтерском учете.

Порядок документального оформления компенсации работнику за использование личного автомобиля в служебных целях мы рассмотрели ранее. Теперь остается выяснить: какими налогами и взносами облагается компенсация и как ее учесть в налоговом и бухгалтерском учете? Забегая немного вперед, скажу, что ответ на эти вопросы во многом зависит от того, является работник собственником автомобиля, или использует его по доверенности. Заинтригованы? Тогда читайте статью.

НДФЛ и страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля

Работник является собственником автомобиля

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ компенсация за использование личного автомобиля и суммы возмещения расходов, понесенных в результате такого использования, не облагаются НДФЛ и не отражаются в справке 2-НДФЛ. Причем указанные выплаты не облагаются НДФЛ целиком, без каких-либо ограничений. Нормы компенсации за использование личного транспорта установлены законодательством только для учета этих сумм при расчете налога на прибыль, для расчета НДФР нормы не применяются. Такую позицию поддерживает Минфин РФ: Письма от 27.08.2013 № 03-04-06/35076 и от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327.

В соответствии с пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», компенсация за использование личного транспорта в служебных целях и суммы возмещения расходов не облагаются страховыми взносами. При этом не облагаются взносами компенсации и возмещения в полной сумме, установленной соглашением между работодателем и работником (Письма Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19, от 12.03.2010 № 550-19, ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260 (п. 2), ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Работник не является собственником автомобиля

Если работник управляет автомобилем по доверенности, то вопрос: облагать НДФЛ и страховыми взносами сумму компенсации или нет – является спорным. Согласно официальным разъяснениям Минфина, ФНС и Минтруда, компенсация работнику за использование автомобиля, управляемого по доверенности, подлежит обложению НДФЛ и взносами: Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 26 февраля 2014 г. № 17-3/В-92 (в отношении страховых взносов), Письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228, от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42 и ФНС России от 25.10.2012 N ЕД-4-3/18123@ (в отношении НДФЛ). Контролирующие органы мотивируют свою позицию тем, что Трудовым кодексом предусмотрена компенсация за использование личного имущества, а по их мнению, личным считается имущество, принадлежащее работнику на праве собственности. В связи с этим не облагается взносами и НДФЛ только компенсация за использование автомобиля, собственником которого является сам работник.

Однако российское законодательство не содержит четкого определения термина «личное имущества», то есть им может считаться имущество, принадлежащее на любом законном праве, в том числе на праве владения и пользования по доверенности. Такое мнение высказал Высший арбитражный суд в Определении от 24.01.2014 № ВАС-4/14 по делу № А76-24083/2012. Так что, уважаемые коллеги, наш суд оказался если не самым гуманным, то, по крайней мере, вполне справедливым. Начало судебной практике на высшем уровне положено, и, несмотря на то, что пока такое решение вынесено в отношении страховых взносов с компенсации за использование работниками транспорта, управляемого по доверенности, есть основания надеяться на аналогичную точку зрения и в отношении НДФЛ.

Как Вы понимаете, в случае, если работник не является собственником автомобиля, Вам самостоятельно необходимо принять решение: включать сумму компенсации в базу для расчета НДФЛ и страховых взносов, чтобы избежать претензий контролирующих органов, или не включать. Во втором случае нужно быть готовыми отстаивать свою позицию в суде, при необходимости.

Налоговый учет компенсации за использование личного автомобиля

Работник является собственником автомобиля

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях учитывается в расходах при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Однако принять к расходам можно не всю сумму компенсации, а лишь в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Налогоплательщики, применяющие УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» также могут уменьшить налогооблагаемую базу на суммы компенсаций сотрудникам за использование личного транспорта на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом суммы компенсации учитываются в налоговых расходах в пределах норм, как и для расчета налога на прибыль.

Нормы расходов на выплату компенсации за использование личного автомобиля (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

Рабочий объем двигателя легкового автомобиля

Нормы расходов на выплату компенсации (руб. в месяц)

Компенсация бензина в 2019 году

В современном мире, чтобы везде успевать, нужно иметь личный транспорт. И нужен автомобиль не только для того, чтобы добраться до места работы – должностные обязанности многих работников заключаются в постоянных разъездах от клиента к клиенту, сейчас практически все можно купить “с доставкой до дома”. В то же время далеко не каждая компания может позволить себе личный автопарк, а потому в объявлениях об открытой вакансии выставляется требование – наличие авто. В случае, если сотрудник во время работы эксплуатирует собственную машину, ему положена компенсация бензина, других горюче-смазочных материалов, техосмотров и ремонтов.

Читать еще:  Узнать форму налогообложения по инн

Какие документы подтверждают статус компенсации бензина

Чтобы работодатель мог оправдать свои расходы на выплату компенсаций за ГСМ и амортизацию сотрудникам, эксплуатирующим собственную машину в служебных целях, ему нужно оформить некоторые документы. В связи с этим, автомобиль сотрудника не может быть использован, пока не будет заключен договор:

  • соглашение об использовании личного автомобиля, входящее в трудовой договор;
  • соглашение об эксплуатации авто, оформленное отдельным договором (данный вариант удобнее тем, что в случае изменений порядка выплаты компенсации в связи с ростом цен на ГСМ или чем-то еще, соглашение будет проще переоформить).

Выплаты сотруднику приобретут статус компенсации за бензин, когда будут оформлены следующие бумаги:

  • трудовой договор с сотрудником, включающий пункт об использовании его автомобиля в служебных целях (или приложение к договору);
  • ксерокопия свидетельства о регистрации ТС;
  • служебные записки, журнал поездок, путевые листы (если сумма возмещения не фиксированная);
  • чеки, квитанции, накладные и прочие финансовые документы, подтверждающие расходы на бензин.

Соглашение об эксплуатации автомобиля сотрудника в служебных целях

Компенсация бензина не подлежит выплате во время пребывания работника в отпуске, на выходных, праздниках и больничных.

Когда работодатель и сотрудник заключают договор о привлечении личного транспорта служащего к использованию в интересах компании, в нем непременно нужно указать следующие данные:

  • автомобиль какой марки и какого года выпуска будет использоваться (от этого зависят нормы потребления топлива);
  • регистрационный номер авто;
  • объем двигателя машины;
  • сумма возмещения затрат на бензин сотруднику (если сумма фиксированная);
  • список других затрат, которые будут компенсироваться за счет предприятия;
  • порядок выплаты компенсации (как и к какому числу месяца сотрудник будет получать деньги);
  • какие документальные подтверждения расходов должен представлять работник.

К соглашению должны быть приложены следующие бумаги:

  • ксерокопия тех. паспорта машины;
  • ксерокопия свидетельства о регистрации транспорта;
  • ксерокопия полиса ОСАГО (в случае, если работник использует авто по доверенности).

Как рассчитывается компенсация бензина

Чтобы вычислить, какие расходы понес сотрудник на заправку автомобиля, необходимо следовать приведенной ниже схеме:

  1. Изучить технический паспорт автомобиля, где будет указано, какой у него расход топлива на 100 километров.
  2. Изучить показания спидометра или GPS-навигатора с целью выяснения фактического расхода бензина.
  3. Ознакомиться с установленными нормами потребления топлива на данной марки авто, приведенными в нормативах Министерства транспорта.
  4. Проверить чеки из авто-заправочной станции с указанием стоимости бензина за 1 литр.
  5. Вычислить расход бензина на 1 километр, исходя из фактических затрат топлива или нормативов.

Пример того, как рассчитывается компенсация бензина

Для марки автомобиля, используемого сотрудником компании, характерен расход топлива 9 литров на каждый 100 километров. Фактический пробег к отчетному дню составил 123 километра. Исходя из чеков от АЗС, сотрудник платит за бензин 35 рублей за литр. Рассчитаем компенсацию бензина:

  • 9 литров : 100 км. = 0,09 литров – расход топлива на 1 км.
  • 123 км. х 0,09 л. = 11,07 л. – израсходованный бензин.
  • 11,07 л. х 35 руб. = 387 рублей 45 копеек – компенсация бензина.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Работодатель удерживает с компенсации затрат на бензин и амортизацию НДФЛ и страховые взносы.

Комментарий: Налог на доходы физических лиц и страховые отчисления не уплачиваются с суммы компенсации бензина, если размер возмещения не оказывается больше того, о котором условились работодатель и работник при подписании договора.

Ошибка: Сотрудник ожидает, что компенсация за бензин будет ему выплачивать и в период отпуска.

Комментарий: Компенсация бензина производится только в рабочее время, когда сотрудник использует транспорт в интересах компании.

Ответы на распространенные вопросы о том, как выплачивается компенсация ГСМ сотрудникам предприятия

Вопрос №1: Я вынужден был использовать личный автомобиль, чтобы успеть выполнить важное поручение руководства, могу ли я потребовать, чтобы мне была выплачена компенсация бензина?

Ответ: Да, необходимо подать заявление в произвольной форме на имя руководителя, приложив к нему документы, подтверждающие расходы на бензин.

Вопрос №2: Работодатель предлагает установить фиксированную сумму компенсации за использование моего автомобиля в служебных целях. Выгодно ли это?

Ответ: Все зависит от того, как часто и далеко придется ездить по работе. Работодатель не может предложить большие суммы компенсаций, поскольку налоговая инспекция устанавливает свои предельные суммы компенсаций за бензин. И если наниматель платит больше, он не может учесть свои расходы при исчислении налога на прибыль.

? Видео-советы. Возможно ли компенсировать расходы, которые связаны с эксплуатацией имущества сотрудника (автомобиль, бензин, ремонт)?

В видео раскрывается информация о том, какие документы необходимы для подтверждения расходов и существуют ли нормы компенсаций за имущество сотрудника⇓

Компенсация ГСМ в 2019 году: кому, что и как компенсировать

Обязательно ли компенсировать ГСМ

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.

Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:

  1. Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
  2. Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
  3. Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.

Как оформлять

Для корректного ведения учета компенсация за бензин сотруднику должна быть оформлена документально. Все детали возмещения надлежит закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору работника.

Читать еще:  Договор бригадного подряда налогообложение

Далее в учреждении создается приказ руководства, в котором отражаются работы или должностные обязанности, в соответствии с которыми производится компенсация бензина сотрудникам, причины использования личного автотранспортного средства, а также виды издержек, возмещаемых служащим.

После согласования компенсирования издержек работник оформляет и передает в бухгалтерию заявление на соответствующее возмещение.

Бухгалтерский учет и проводки

Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.

Компенсация ГСМ, проводки:

  • Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие к учету расходов по суммам возмещения на ГСМ;
  • Дт 73 Кт 50, 51 — сотруднику возмещены суммы затрат на ГСМ наличными (на расчетный счет).

Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:

  • для двигателя объемом до 2000 см³ — 1200 рублей;
  • для двигателя объемом, превышающим 2000 см³, — 1500 рублей.

Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.

Налогообложение

Согласно действующим нормативно-правовым актам, на возмещение расходов ГСМ, произведенных с целью исполнения сотрудником служебных обязанностей, не начисляются ни налог на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях для налога на прибыль

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях выплачивается, если авто было использовано с согласия (ведома) работодателя (ст. 188 ТК РФ). О том, как учитывается указанная компенсация, вы узнаете далее из статьи.

Когда выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях?

Сотрудник может получить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях при условии, что с фактом использования личного имущества в таком качестве согласен/ознакомлен работодатель. Во избежание возникновения спорных ситуаций по получению права на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях рекомендуем согласие работодателя оформить в письменной форме, к примеру в виде соглашения.

Сам факт эксплуатации имущества для служебных целей также потребует подтверждения документами (путевым листом и чеками на покупку горюче-смазочных материалов). Если факт эксплуатации подтвержден, работодатель оформляет приказ о выплате компенсации, в котором помимо указания суммы выплаты будет разъяснена причина, по которой авто сотрудника приходится использовать в рабочих целях. Например, из-за отсутствия служебных автомобилей на предприятии.

О том, какие еще расходы на транспорт могут возмещаться сотруднику, читайте в статье «Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников».

Уменьшает ли компенсация за использование личного авто в служебных целях налог на прибыль?

Сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях включают в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), но сделать это можно только в пределах законодательно утвержденных норм.

А как учесть для целей налога на прибыль расходы на покупку для такого авто горюче-смазочных материалов (ГСМ)? Можно ли возмещать расходы на бензин по личному транспорту, используемому в служебных целях, ориентируясь на текст подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, предусматривающего возможность учета в расходах затрат на содержание служебного транспорта?

Судьи считают: можно, если расходы обоснованы и имеют производственную направленность. Например, положительное для налогоплательщика решение приняли арбитры Западно-Сибирского округа (постановление от 26.09.2014 № А46-15928/2013), проанализировав заключенные с работниками договоры об использовании ими личного транспорта в служебных целях. В договорах предусматривалось, что работники обязаны:

  • использовать личные автомобили по заданию организации в целях и сроки, определенные договором;
  • поддерживать автомобили в исправном состоянии;
  • производить за свой счет текущий и капитальный ремонт и нести другие расходы по их содержанию;
  • представлять организации документы, подтверждающие факты использования автомобилей в служебных целях (путевой лист) и приобретения ГСМ для заправки автомобилей.

Организация со своей стороны обязалась поручать работникам выполнение заданий с использованием личных автомобилей только в служебных целях и возмещать расходы на ГСМ.

С учетом того, что автомобили использовались работниками не по своему усмотрению, а по заданию организации, то есть фактически находились в ее пользовании и владении, судьи заключили, что расходы на бензин являются обоснованными и понесены в рамках производственной деятельности. А следовательно, могут уменьшать облагаемую прибыль на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, несмотря на то что это не служебные, а личные автомобили работников.

Также арбитры подчеркнули, что возмещение фактических расходов не является выплатой компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. А это значит, что возмещаемые суммы не подпадают под нормирование, предусмотренное подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ для сумм компенсации, и могут учитываться в полном объеме.

По вопросу о том, правомерно ли списывать расходы на ГСМ в фактическом объеме, а не по нормам, см. наш материал «Нужно ли нормировать расходы на приобретение ГСМ?».

Обратите внимание, в рассмотренном судом случае работникам возмещался только бензин, компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях они не получали. В то же время вопрос об учете в расходах возмещения ГСМ в дополнение к такой компенсации, также является спорным, поскольку Минфин России (письма от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 и от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239) считает, что расходы на ГСМ в компенсации уже учтены.

Читать еще:  Чем отличается упрощенная система налогообложения от общей

За использование личного авто в служебных целях работнику полагается компенсация. Однако выплачиваться она будет только в том случае, когда такое использование согласовано с работодателем и фактически имело место. Сумма компенсации, которую можно включить в расходы для целей расчета налога на прибыль, законодательно ограничена. Вопрос о том, можно ли при этом дополнительно учесть затраты на покупку ГСМ, является спорным.

Компенсация бензина в 2019 году

В современном мире, чтобы везде успевать, нужно иметь личный транспорт. И нужен автомобиль не только для того, чтобы добраться до места работы – должностные обязанности многих работников заключаются в постоянных разъездах от клиента к клиенту, сейчас практически все можно купить “с доставкой до дома”. В то же время далеко не каждая компания может позволить себе личный автопарк, а потому в объявлениях об открытой вакансии выставляется требование – наличие авто. В случае, если сотрудник во время работы эксплуатирует собственную машину, ему положена компенсация бензина, других горюче-смазочных материалов, техосмотров и ремонтов.

Какие документы подтверждают статус компенсации бензина

Чтобы работодатель мог оправдать свои расходы на выплату компенсаций за ГСМ и амортизацию сотрудникам, эксплуатирующим собственную машину в служебных целях, ему нужно оформить некоторые документы. В связи с этим, автомобиль сотрудника не может быть использован, пока не будет заключен договор:

  • соглашение об использовании личного автомобиля, входящее в трудовой договор;
  • соглашение об эксплуатации авто, оформленное отдельным договором (данный вариант удобнее тем, что в случае изменений порядка выплаты компенсации в связи с ростом цен на ГСМ или чем-то еще, соглашение будет проще переоформить).

Выплаты сотруднику приобретут статус компенсации за бензин, когда будут оформлены следующие бумаги:

  • трудовой договор с сотрудником, включающий пункт об использовании его автомобиля в служебных целях (или приложение к договору);
  • ксерокопия свидетельства о регистрации ТС;
  • служебные записки, журнал поездок, путевые листы (если сумма возмещения не фиксированная);
  • чеки, квитанции, накладные и прочие финансовые документы, подтверждающие расходы на бензин.

Соглашение об эксплуатации автомобиля сотрудника в служебных целях

Компенсация бензина не подлежит выплате во время пребывания работника в отпуске, на выходных, праздниках и больничных.

Когда работодатель и сотрудник заключают договор о привлечении личного транспорта служащего к использованию в интересах компании, в нем непременно нужно указать следующие данные:

  • автомобиль какой марки и какого года выпуска будет использоваться (от этого зависят нормы потребления топлива);
  • регистрационный номер авто;
  • объем двигателя машины;
  • сумма возмещения затрат на бензин сотруднику (если сумма фиксированная);
  • список других затрат, которые будут компенсироваться за счет предприятия;
  • порядок выплаты компенсации (как и к какому числу месяца сотрудник будет получать деньги);
  • какие документальные подтверждения расходов должен представлять работник.

К соглашению должны быть приложены следующие бумаги:

  • ксерокопия тех. паспорта машины;
  • ксерокопия свидетельства о регистрации транспорта;
  • ксерокопия полиса ОСАГО (в случае, если работник использует авто по доверенности).

Как рассчитывается компенсация бензина

Чтобы вычислить, какие расходы понес сотрудник на заправку автомобиля, необходимо следовать приведенной ниже схеме:

  1. Изучить технический паспорт автомобиля, где будет указано, какой у него расход топлива на 100 километров.
  2. Изучить показания спидометра или GPS-навигатора с целью выяснения фактического расхода бензина.
  3. Ознакомиться с установленными нормами потребления топлива на данной марки авто, приведенными в нормативах Министерства транспорта.
  4. Проверить чеки из авто-заправочной станции с указанием стоимости бензина за 1 литр.
  5. Вычислить расход бензина на 1 километр, исходя из фактических затрат топлива или нормативов.

Пример того, как рассчитывается компенсация бензина

Для марки автомобиля, используемого сотрудником компании, характерен расход топлива 9 литров на каждый 100 километров. Фактический пробег к отчетному дню составил 123 километра. Исходя из чеков от АЗС, сотрудник платит за бензин 35 рублей за литр. Рассчитаем компенсацию бензина:

  • 9 литров : 100 км. = 0,09 литров – расход топлива на 1 км.
  • 123 км. х 0,09 л. = 11,07 л. – израсходованный бензин.
  • 11,07 л. х 35 руб. = 387 рублей 45 копеек – компенсация бензина.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Работодатель удерживает с компенсации затрат на бензин и амортизацию НДФЛ и страховые взносы.

Комментарий: Налог на доходы физических лиц и страховые отчисления не уплачиваются с суммы компенсации бензина, если размер возмещения не оказывается больше того, о котором условились работодатель и работник при подписании договора.

Ошибка: Сотрудник ожидает, что компенсация за бензин будет ему выплачивать и в период отпуска.

Комментарий: Компенсация бензина производится только в рабочее время, когда сотрудник использует транспорт в интересах компании.

Ответы на распространенные вопросы о том, как выплачивается компенсация ГСМ сотрудникам предприятия

Вопрос №1: Я вынужден был использовать личный автомобиль, чтобы успеть выполнить важное поручение руководства, могу ли я потребовать, чтобы мне была выплачена компенсация бензина?

Ответ: Да, необходимо подать заявление в произвольной форме на имя руководителя, приложив к нему документы, подтверждающие расходы на бензин.

Вопрос №2: Работодатель предлагает установить фиксированную сумму компенсации за использование моего автомобиля в служебных целях. Выгодно ли это?

Ответ: Все зависит от того, как часто и далеко придется ездить по работе. Работодатель не может предложить большие суммы компенсаций, поскольку налоговая инспекция устанавливает свои предельные суммы компенсаций за бензин. И если наниматель платит больше, он не может учесть свои расходы при исчислении налога на прибыль.

? Видео-советы. Возможно ли компенсировать расходы, которые связаны с эксплуатацией имущества сотрудника (автомобиль, бензин, ремонт)?

В видео раскрывается информация о том, какие документы необходимы для подтверждения расходов и существуют ли нормы компенсаций за имущество сотрудника⇓

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector