Срок хранения документов после ликвидации ООО

В течение какого срока и где должны храниться договоры, бухгалтерская документация после ликвидации ООО и прекращения деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя? Могут ли налоговые органы проводить налоговую проверку в отношении данных лиц, требовать представления документов?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
1. После внесения записи в ЕГРЮЛ о прекращении существования организации налоговый орган не может проводить налоговую проверку в отношении этой организации, а также требовать представления каких-либо документов, поскольку юридическое лицо, как субъект права, перестает существовать.
Документы, образовавшиеся в процессе деятельности ликвидированной организации, необходимо передать на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив для хранения в течение установленных для них сроков.
2. Налоговые органы вправе осуществлять выездные налоговые проверки физических лиц, утративших статус ИП, за период их деятельности в этом качестве и запрашивать в рамках такой проверки необходимые документы.
После прекращения физическим лицом предпринимательской деятельности документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение четырех лет.

Обоснование вывода:
Обязанность хранения документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена прежде всего Федеральным законом от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50), а также частью 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ).
Положения о порядке хранения документов бухгалтерского учета экономическими субъектами содержатся в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). При этом к экономическим субъектам согласно части 1 ст. 2 Закона N 402-ФЗ отнесены в том числе организации и ИП.
В соответствии с частями 1 и 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Смотрите также информацию Минфина России от 11.09.2015 N ПЗ-13/2015.
В силу пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ в общем случае налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и ИП), а также уплату (удержание) налогов. Течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности, налога на прибыль организаций и налога на добавленную стоимость, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо Минфина России от 19.07.2017 N 03-07-11/45829).
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень, Приказ N 558), разработанным в соответствии с Законом N 125-ФЗ.
Каких-либо специальных правил хранения документов после ликвидации юридического лица (прекращения деятельности ИП) НК РФ и Законом N 402-ФЗ не установлено.

Юридическое лицо

Правоспособность юридического лица возникает с момента внесения в единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) сведений о его создании и прекращается в момент внесения в ЕГРЮЛ сведений о его прекращении (п. 3 ст. 49 ГК РФ).
Отметим, что ликвидация юридического лица влечет его прекращение без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам (п. 1 ст. 61 ГК РФ).
Ликвидация юридического лица считается завершенной, а юридическое лицо — прекратившим существование после внесения об этом записи в ЕГРЮЛ (п. 9 ст. 63 ГК РФ, п. 6 ст. 22 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», далее — Закон N 129-ФЗ).
После внесения записи в ЕГРЮЛ о прекращении существования организации налоговый орган не может проводить налоговую проверку в отношении этой организации (поскольку организация утрачивает статус налогоплательщика) (ст.ст. 19, 44, 88, 89 НК РФ, письмо Минфина России от 29.07.2011 N 03-02-07/1-267, ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309, вопрос 8).
С учетом изложенного полагаем, что после внесения в ЕГРЮЛ записи о ликвидации юридического лица никаких требований или претензий к этому лицу (в том числе требования о представлении документов) со стороны налоговых органов быть не может, поскольку юридическое лицо, как субъект права, перестает существовать.
Косвенное подтверждение сказанному содержится в письме Минфина России от 21.02.2018 N 03-02-07/1/11093 (смотрите дополнительно постановление АС Поволжского округа от 02.12.2016 N Ф06-15105/16 по делу N А57-30722/2015).
В письме Минфина России от 29.07.2011 N 03-02-07/1-267 приведен вопрос налогоплательщика: «Какие именно и сколько по времени нужно хранить документы после ликвидации юридического лица?». Чиновники на данный вопрос прямо не ответили, однако привели норму пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ и указали на Перечень Приказа N 558. Не ответили на аналогичный вопрос и представители налогового органа в письме ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309 («Какие именно документы и в течение какого времени после ликвидации юридического лица обязана хранить ликвидационная комиссия?»).
Принимая во внимание нормативные акты, приведенные в вышеупомянутом письме Минфина России, можно сделать вывод, что и после ликвидации организации ее документы должны храниться в течение сроков, установленных НК РФ и Перечнем Приказа N 558. Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абзац 3 п. 1.4 Перечня).
Так, согласно Перечню:
— договоры, соглашения хранятся 5 лет (ст. 436);
— первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362);
— налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (ст. 392);
— реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (ст.ст. 397, 413).
Как следует из части 10 ст. 23 Закона N 125-ФЗ, документы, образовавшиеся в процессе деятельности ликвидированной организации, необходимо передать на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.
Это документы:
— сроки временного хранения которых не истекли;
— по личному составу;
— включенные в состав Архивного фонда РФ.
Передача документов ликвидируемой организации в архив входит в обязанность ликвидационной комиссии. При этом документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются (п.п. 9.7.4 и 9.7.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Для передачи документов ликвидационная комиссия заключает договор с архивом (ч. 17 ст. 3, ч. 3 ст. 21, ч.ч. 8, 10 ст. 23 Закона N 125-ФЗ, п. 2.7 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526 (смотрите также Энциклопедию решений: Передача документов при ликвидации юридического лица.

Индивидуальный предприниматель

Датой прекращения деятельности физического лица в качестве предпринимателя является дата внесения соответствующей записи в ЕГРИП (п. 9 ст. 22.3 Закона N 129-ФЗ, письмо Минфина России от 23.01.2013 N 03-01-11/1-17).
В отличие от юридических лиц у физического лица статус налогоплательщика сохраняется и после прекращения им предпринимательской деятельности. Утрата статуса ИП не предусмотрена п. 3 ст. 44 НК РФ в качестве основания прекращения обязанности налогоплательщика по уплате налога.
Пункт 11 ст. 89 НК РФ, регулирующий порядок проведения выездных проверок при ликвидации и реорганизации юридических лиц, не распространяет свое действие на прекращающих деятельность предпринимателей.
Специалисты Минфина России и налоговых органов отмечают, что нормы НК РФ не содержат запрета на проведение выездных проверок физических лиц, утративших статус ИП. Однако в силу п. 4 ст. 89 НК РФ в общем случае в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (смотрите письма Минфина России от 19.07.2012 N 03-02-08/62, от 23.01.2012 N 03-02-08/6, ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309 (вопросы 9 и 15)). Аналогичную позицию занимают суды (смотрите постановления АС Восточно-Сибирского округа от 23.04.2015 N Ф02-1452/15, ФАС Северо-Западного округа от 25.11.2009 N А52-1130/2009).
Таким образом, налоговые органы вправе осуществлять выездные налоговые проверки физических лиц, утративших статус ИП, за период их деятельности в этом качестве. Такая проверка проводится, как правило, на территории налогового органа (письмо Минфина РФ от 24.12.2012 N 03-02-08/109).
В рамках выездной проверки независимо от наличия согласия проверяемого физического лица представители налоговых органов могут в частности:
— запрашивать у него необходимые для проверки документы;
— производить выемку документов и предметов, находящихся в нежилых помещениях проверяемого физического лица, если проверяемое лицо не представило запрашиваемые налоговым органом документы в установленный срок;
— истребовать у лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого физического лица, эти документы или информацию (ст. 93.1 НК РФ). Смотрите письмо ФНС России от 23.05.2013 N АС-4-2/9355.
Как мы уже упоминали выше, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязывает ИП в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.
Аналогичное требование содержится в п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей (утвержден приказом Минфина РФ и МНС РФ от 13.08.2002 N 86н/БГ-3-04/430).
По мнению Минфина России, физическое лицо должно обеспечивать сохранность первичных учетных документов и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет независимо от прекращения статуса ИП (письма Минфина России от 30.03.2012 N 03-11-11/104, от 11.05.2012 N 03-02-08/45). Иными словами, и после прекращения физическим лицом предпринимательской деятельности (снятия с учета в налоговом органе) документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение установленного срока.
При этом обязанность по передаче в государственный или муниципальный архив документов ИП, прекративших свою предпринимательскую деятельность, ни Законом N 125-ФЗ, ни каким-либо другим нормативным правовым актом не установлена. Следовательно, физическое лицо после прекращения предпринимательской деятельности может не передавать документы в государственный или муниципальный архив.
Вместе с тем, учитывая, что физическое лицо, осуществлявшее ранее предпринимательскую деятельность, обязано хранить первичные учетные документы и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и страховых взносов, после прекращения предпринимательской деятельности физическое лицо обязано обеспечить сохранность указанных документов в течение установленных сроков. Полагаем, что где и как хранить такие документы, физическое лицо должно решить самостоятельно.
На наш взгляд, физическое лицо, прекратившее деятельность в качестве ИП, также может обратиться с письменным запросом в муниципальный архив для уточнения возможности хранения документов на договорной основе или же заключить договор на хранение документов со специализированной организацией.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности;
— Энциклопедия решений. Перечень документов ООО, подлежащих хранению;
— Энциклопедия решений. Проведение выездной налоговой проверки в отношении ИП, прекратившего предпринимательскую деятельность.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Овчинникова Светлана

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Сколько и где хранят архивы документов после ликвидации

Где хранится документация предприятий непосредственно после их ликвидаций и как долго их необходимо хранить после ликвидации ООО? Часть 8 ст. 10 ФЗ 23 22.10.2004 N ФЗ-125 «Об архивном деле РФ» указывает, все документы юрлица из-за ликвидации направляются для хранения архивным организациям.

Содержание

Чем вызвана необходимость хранения документов компании после ликвидации

Необходимость хранения документации, которая осталась после ликвидации компании, продиктована возможностью возникновения обстоятельств, когда приходится вновь поднимать официальные отношения, оформленные при деятельности организации. К таким обстоятельствам относят:

1. обращения граждан для возобновления сведений о своем стаже. Объектами такой информации могут быть:
   • личные дела;
   • сведения о времени работы;
   • зарплатные ведомости и т. д.
2. обращения руководства, учредителей фирмы из-за её ликвидации с целью получения сведений о взаиморасчетах с кредиторами и дебиторами:
   • бухгалтерская первичная документация;
   • акты выполнения работ;
   • приемо-передаточные акты и т. д.;
   • договора;
   • соглашения и т. д.
3. запросы, поступающие от проверяющих органов, касаются:
   • бухгалтерской отчетности;
   • оформленных первичных документов.

Подготовительные мероприятия по хранению документации вследствие ликвидации фирмы

Документы в архив после ликвидации фирмы собственники передают самостоятельно. Ответственными лицами, кто должны приготовить и отдать сведения в архив при ликвидации фирмы, назначаются:

• ликвидаторская комиссия;
• конкурсный управляющий. Он назначается банкроту или при ликвидации фирмы;
• учредители.

Для выполнения предписанного протокола сбора данных одним из членов такой ликвидационной комиссии выгоднее сделать архивариуса. В его непосредственные обязанности войдет: посмотреть, что осталось из документов у данного предприятия при ликвидации, систематизировать картотеку, создать описи, сметы расходов на архивацию, хранение.

Перечень тех документов, что передаются на хранение, оговорены ФЗ 125 от 22.10.2004 (в ред. от 28.12.2017 г.) «Об архивном деле в РФ».

Предварительная обработка документации, что осталась после ликвидации для лучшего их ответственного хранения в архивной организации

Несмотря на профессиональные тонкости архивного дела, можно приготовить всю документацию на отгрузку непосредственно в архив вследствие ликвидации ООО и самостоятельно. При такой подготовке необходимо сделать следующее:

• Отсортировать всё, что оставалось после ликвидации. Документы раскладываются по разделам. Разделу придают статус дела. Объем одного дела не превосходит 250 страниц. Документы с разным сроком хранения должны находиться в разных делах. Не допускать повтора документа. Дела сортируются по году.
• Прошить дела. Папка из картона должна прошиваться через четыре отверстия прочными суровыми нитками. Документы располагают в порядке хронологии, затем их нумеруют. Первый и завершающий листы без номера. Первый лист в папке без надписей, завершающий – лист заверителя;
• Создать нумерацию папок дел;
• Создать обложки для дел. На них должны быть указаны все наименования организации (краткое, полное), заглавие, период собрания, число имеющихся в деле страниц;
• На специальном бланке составить полную опись дел, включенных в материалы к передаче. Она включает историко-архивную справку, сведения об учредителях, основной вид деятельности, произошедшие смены учредителей, произошедшие реорганизации, протокол о ликвидации, сведения о данные лиц, проводящих ликвидацию.

Важно! Опись дел, которые передаются на хранение архивной организации после ликвидации предприятия, распечатать в трех экземплярах.

Далее, дела помещаются в коробку архивного предприятия и после ликвидации передаются в обработку архиву.

Если предприятие имело длительный период работы, то количество оставшихся документов будет значительным. Ввиду большой трудоёмкости и длительности операций, связанных с процессом подготовки документов на хранение, эту операцию могут исполнить сотрудники архива по принятому уговору с ликвидаторской комиссией.

Послеликвидационная передача документов в архив

Уже в ходе ликвидационной компании целесообразно иметь представление о предстоящей операции по сдаче бумаг на хранение. Согласие о сдаче к сохранению создается в форме договоров с архивом комиссиями по ликвидации, доверенным лицом. В заключенном договоре с архивом указываются условия договора, такие как:

1. виды услуг и их оплата;
2. хранение и сроки;
3. право на использование;
4. состав документации и т. д.

Внимание! После того как прошла ликвидация предприятия сдача данных заверяется приемо-передаточным актом. Архивная организация обязана выдать справку, которая предъявляется госорганам по запросу.

Сведения по срокам на хранение и разделы документации для хранения

Списочный состав и сведения о сроках хранения всей документации объяснены в «Перечне архивных типовых управленческих документов», который работает с 2011 г. Документы, передаваемые архиву после ликвидации, могут иметь неодинаковые сроки хранения.

Вечное хранение

• все отчётные финансовые документы;
• фирменные документы принятия, утверждение бух. отчетов;
• акты по передаче права;
• учетные книги дохода и расхода у частных предпринимателей;
• свидетельства, выдаваемые при постановке на учет и др.

В государственных архивах нуждаются в хранении документация с вечным сроком хранения и документация кадров предприятий после их ликвидации.

Документы, относящиеся к категории длительного хранения (от 45 л)

Есть специальные документы, которым обеспечивают хранение от 45 до свыше 70 лет. Это документы, которые укажут на факты поступлений и увольнений с работы, переводы и т. д., оставшиеся после ликвидации.

• документы по штатам с отражением оклада;
• личные дела, личные карточки сотрудников;
• трудовые срочные договоры;
• набели, наряды;
• лицевые счета работников и т. д.

Документы, относящиеся к категориям временного хранения

После ликвидации предприятия данные документы продолжают оставаться в силе. Время их хранения составляет 5-10 лет. К ним относятся:

• соглашения с юридическими лицами;
• договора по государственным закупкам;
• административно-хозяйственные приказы;
• командировочные и отпускные приказы.

Документы с временным промежутком хранения хранятся в частной архивной фирме. Вознаграждение за хранение возлагается на фирму и после ее ликвидации.

Надо знать! Передача документов архиву должна производиться ликвидационной комиссией на основании соглашения, подписанного представителями обеих сторон.

Как уничтожить документы после ликвидации организации

Не весь объем документов после ликвидации фирмы подлежат обязательному хранению. В случае ликвидации предприятия уничтожаются документы с истекшим сроком хранения. При уничтожении документов необходимо составить акт. Вот некоторые способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения после ликвидации фирмы:

Сжигают обычно секретные документы. При этом важно выбрать правильное место для сжигания.

Шредирование

Это разрезание бумаг на мелкие полосы или кусочки в специальном устройстве – шредере

Выездное уничтожение

Значительный объем бумаг уничтожают специальные компании. Бумаги отправляют в промышленный шредер, который находится в грузовом автомобиле. При таком способе уничтожения уровень безопасности значительно выше, чем у предыдущих.

Юридические основания порядков сохранения после ликвидации ООО или ИП регламентирует Закон о бухгалтерском учете N 129 от 21 ноября 1996 г.

Ответственность по невыполнению сроков по передаче документов

Согласно п. п. 2, 3 ст. 62 ГК РФ все операции относительно ликвидации предприятия выполняет комиссия по ликвидации. Эта комиссия выбирается собственниками в процессе принятия окончательного соглашения о ликвидации фирмы. Следовательно, именно она обеспечивает передачу бумажных носителей на хранение и именно на ней лежит ответственность за исполнение этой операции.

Важно! Лица, нарушающие процесс укомплектовки, хранения, передачи бумажных материалов, предназначенных для хранения в архиве, привлекаются к административной ответственности.

Юридические и должностные лица, которые нарушили закон об архивном деле, несут за это ответственность, установленную законом. При несоблюдении законов о хранении документации организаций из-за ликвидации предусматривается ответственность в соответствии со статьями 13.20, 13.25 КоАП РФ.

Следовательно, хранение документов организации происходит в архивных организациях. Компания после ликвидации обязана сделать все мероприятия по передаче бумажных данных в архив с соблюдением положенных законом мер. Организация должна обеспечить архивное хранение бумаг в обозначенном порядке после своей ликвидации.

Заказать консультацию

© 2014-2019 «БАУМ-LEX» Ликвидация юридических лиц

Москва, ул. Бакунинская 69с1, БЦ Александрия, оф. 15б

Режим работы: пн-пт с 9.00 до 18.00, сб-вс выходные

Срок хранения документов после ликвидации ООО

В процессе процедуры ликвидации может накопиться большой объем документов. Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить или выбросить. Что с ними делать, расскажем в этой статье.

Какие документы могут остаться после ликвидации?

Перечень документов, которые остаются после прекращения деятельности общества, зависит от многих факторов: как долго существовала фирма, были ли у неё сотрудники, каким видом занималась компания и др.

Чаще всего все после ликвидации остаются:

• документы по личному составу;
• договоры с контрагентами;
• корреспонденция;
• отчётность перед госорганами (налоговая, статистическая);
• учредительные документы и др.

Законодательство возлагает ответственность за хранение документов после ликвидации ООО на ликвидационную комиссию (ликвидатора). Именно на них (него) возложена обязанность по подготовке всей документации и передаче её для хранения в надлежащую организацию (учреждение).

Чем руководствоваться?

Какие документы нужно хранить и как долго, можно узнать из следующих актов:

• Перечень документов для госорганов (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558);
• Перечень документов в производственной и научно-технической деятельности организаций (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182);
• Перечень документов для госструктур (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988);
• для акционерных обществ сроки хранения определены в Положении, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Где хранятся документы после ликвидации организации?

Для начала нужно выяснить, был ли у общества, которое ликвидировано, договор с государственной архивной службой. Если такой договор был, то документы передаются в архив.

Если общество не заключало с госархивом договор, то архив обязан принять на хранение только те документы, которые касаются личного состава работников организации.

Председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или, если ООО ликвидируется через банкротство, конкурсным управляющим должно быть определено место хранения документов.

Например, документы (которые не подлежат обязательной передаче в архив) можно передать на хранение по акту одному из участников общества.

Документы, сроки хранения которых не установлены, не переданные в архив, целесообразно хранить 3 года (так как такой период установлен для исковой давности). Другие документы, которые не содержат в себе какой-либо ценной информации и срок хранения которых подошёл к концу, могут быть по решению ликвидатора уничтожены.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Документы ООО можно разделить на категории в зависимости от установленного срока их хранения:

• постоянного хранения;
• длительного (более 50 лет);
• временного (менее 10 лет).

К первой категории относятся документы, которые могут быть связаны с хозяйственной деятельностью организации.

Вторая группа включает историческую справку ООО и документацию по личному составу.

К документам, срок сохранности которых варьируется от 1 до 10 лет, отнесены документы, не содержащие важной информации.

Сколько должен храниться конкретный документ, должен определить специалист. Например, можно создать комиссию, в состав которой можно привлечь работника из архива для определения точных сроков хранения оставшихся документов.

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия

В соответствии с ч. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ передаче в государственный архив в обязательном порядке подлежат документы:

• относящиеся к Архивному фонду РФ;
• период хранения которых ещё не истёк;
• по личному составу.

Перед сдачей документов в архив их нужно подготовить. Все документы нужно разделить по срокам хранения и разложить по папкам. При формировании папок рекомендуется использовать номенклатуру дел предприятия. Каждое дело не должно составлять больше 250 листов.

Документы подшиваются в дело в единственном экземпляре. Бумаги подшиваются в хронологическом порядке.

Итак, для того, чтобы сдать документы, они должны быть:

• структурированы (по сроку хранения и хронологии);
• подшиты;
• пронумерованы;
• с внутренней описью;
• с обложкой по установленной форме.

Все о хранении документов: сроки, штрафы, правила при ликвидации и последствия при проверках

Документы пока бумажные. Наверное, в недалеком будущем их заменят электронные. Документы нужно хранить, но не все руководители знают, где и сколько времени, и что с ними происходит после ликвидации юридического лица. Этим вопросам и посвящена данная статья.

Сроки хранения различных документов установлены несколькими правовыми актами.

Документы по личному составу

• трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
• трудовые книжки;
• личные дела;
• лицевые счета по заработной плате.

Все эти документы хранятся не менее 50 лет со дня их создания, если они созданы после 2003 года. Для более ранних документов этот срок 75 лет.

Такой значительный срок хранения связан с необходимостью подтверждения трудового стажа и расчета размера пенсии работников при достижении ими соответствующего возраста.

Типовые управленческие документы

Например, доверенности, выданные сотрудникам или филиалам, представительствам организации, должны храниться 5 лет.

Столько же должны храниться таможенные декларации.

Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в пользование, распоряжение, аренду от юридических и физических лиц должны храниться постоянно.

Перечень содержит 1003 позиции по типам документов и для каждого свой срок хранения.

Мне кажется, сотрудник, отвечающий за делопроизводство в компании, а иногда это сам директор, должен хоть один раз в этот Перечень заглянуть.

Для акционерных обществ

Например, реестры акционеров, выписки из них и списки аффилированных лиц, годовые отчеты общества должны храниться постоянно.

Бухгалтерские документы

• первичные учетные документы;
• регистры бухгалтерского учета;
• бухгалтерская (финансовая) отчетность;
• аудиторские заключения;
• документы учетной политики;
• стандарты экономического субъекта (приказы, распоряжения, внутренние инструкции, правила документа оборота, правила трудового распорядка и т.д.);
• документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета;
• средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи;

Все эти документы предприятие должно хранить не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Однако Налоговый Кодекс (подп. 8 п.1 ст.23 НК) предписывает в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов.

В очередной раз мы сталкиваемся с несоответствием норм НК и Закона.

Попробуем разобраться, сколько же лет все-таки нужно хранить бухгалтерские документы. Законодательство РФ о налогах и сборах состоит из НК и принятых в соответствии с ним федеральных законов о налогах (ст. 1 НК). Из этого следует, что нормы законов должны применяться в части, в которой они не противоречат Кодексу.

Следовательно, бухгалтерские документы нужно хранить 4, а не 5 лет.

В письме Минфина от 23 марта 2016 г. N 03-02-08/16273 говорится, что такой срок хранения документов корреспондирует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (ст. 89 НК). Кроме того, ФНС считает, что документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе, первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.

Юридическое лицо ликвидируется, а документы нет

Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим, если ликвидация осуществляется в форме банкротства.

Получается, что документы бухгалтерского учета должен хранить у себя ликвидатор (или управляющий) в течение 4 лет после исключения общества из реестра за свой счет. Совершенно очевидно, что практически все ликвидаторы частных коммерческих предприятий этого требования не соблюдают, и после ликвидации бухгалтерские документы уничтожаются.

За неправильное хранение (утерю) — штраф

Налагать штраф за это нарушение могут должностные лица органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства об архивном деле (п. 59 ст. 28.3 КоАП).

С 2002 по 2014 год действовал Приказ Росархива от 18.02.2002 N 18 (отменен Приказом Минкультуры России от 03.06.2014 N 976), в соответствии с которым этим правом наделялись руководители структурных подразделений Федеральной архивной службы России, их заместители.

С 1 сентября 2013 года вступили в силу поправки к ст. 23.74 КоАП, согласно которым Банк России теперь рассматривает административные дела о неисполнении правил хранения документов АО (ч. 1 ст. 13.25) и страховой компанией (ч. 3 ст. 13.25). Орган, рассматривающий такие дела в отношении ООО (ч. 2 ст. 13.25), законом не установлен.

Поэтому в судебной практике не встречается ни одного дела о привлечении ООО к ответственности за неисполнение правил хранения документов, в то время как по АО и страховым компаниям такая практика есть, хотя и небольшая.

У этого правонарушения есть срок давности. Если с момента утери документов прошло более одного года, постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено (ч. 1 ст. 4.5 КоАП). Если регулятор нарушает данное правило, суды однозначно занимают сторону общества.

Нет документов, нет дела?

Но у этой проблемы есть другие аспекты.

Первичные бухгалтерские документы необходимо представить в налоговый орган при проведении выездной налоговой проверки. Если предприятие не сохранило документы, проверяющие доначисляют налоги на основании подп. 7 п. 1 ст. 31 и п. 7 ст. 166 НК расчетным методом. Расчет производится на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках.

Существует мнение, что если документы утеряны в результате кражи или пожара (наводнения и т.п.), то налоговая служба не праве начислить недоимку, а общество и его должностные лица освобождаются от налоговой ответственности.

Это не совсем верно.

Получения справок МВД, МЧС недостаточно для обоснования добросовестности и объективного характера утраты документов. Важным критерием являются и активные действия со стороны фирмы — попытки восстановления утраченных документов.

Нередки случаи, когда у налогоплательщика нет никаких доказательств того, что он пытался восстановить документы. В любом случае, ФНС применит расчетный метод при проведении налоговой проверки, а суды крайне критично оценивают отсутствие попыток восстановления бумаг. В итоге, компании часто проигрывают в суде именно по этой причине.

Интерес к документам юридического лица проявляют также правоохранительные органы. Они могут проводить документальные проверки, а с момента внесения изменений в УПК РФ (Федеральным законом от 22.10.2014 N 308-ФЗ), по результатам проверки, проведенной ГЭБПК, Следственный комитет может возбудить уголовное дело по ст. 199 УК (уклонение от уплаты налогов организации).

Отсутствие документов серьезно затрудняет работу оперативников и следователей, так как без документов невозможно провести экспертизу и установить конкретную величину неуплаченных налогов. Но это не лишает правоохранителей возможности расследовать преступление, если оно было.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

После того, как ООО прошло процедуру ликвидации, его документы не уничтожаются, а подлежат дальнейшему хранению. В статье рассмотрим порядок и срок хранения документов после ликвидации ООО.

Для чего нужно хранить документы после ликвидации ООО

Необходимость в хранении документов после ликвидации общества вызвана возможностью возникновения таких обстоятельств, при которых требуется поднять официальные отношения, заключенные при ведении деятельности ООО. К данным обстоятельствам можно отнести следующие:

1. Обращение бывших сотрудников за информацией о своем стаже. В качестве объектов для данной информации выступают личные дела работников, сведения о периоде работы, зарплатные ведомости и др.
2. Обращение учредителей и руководства компании для получения информации о взаиморасчетах с кредиторами и дебиторами. К ним относят первичную документацию, акты выполненных работы, акты приема-передачи, договоры, соглашения и прочие документы.
3. Обращение контролирующих органов за получением информации из первичной документации и бухгалтерской отчетности.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

После того, как ООО ликвидировано, его документы необходимо хранить определенный период времени, установленный Приказом Минкультуры №558, а также следующими нормативными актами:

Важно! При соблюдении сроков хранения документов не будет иметь значение действует ООО или ликвидировано.

Сроки хранения предусматриваются нормами действующего законодательства для определенных категорий документов, задействованных в хозяйственной деятельности общества. Рассмотрим основные категории документов и сроки их хранения:

Расчеты о премировании работников

Документы, имеющие отношения к судебным спорам

Отчеты о прибылях и убытках

Данный перечень документов не является исчерпывающим, мы рассмотрели только ключевые документы, применяемые в деятельности общества.

Где хранятся документы после ликвидации ООО

Документ, которые были задействованы в хозяйственной деятельности ликвидируемой компании могут быть переданы на хранение:

1. В вышестоящую компанию (если она есть и ее деятельность не прекращена). При этом порядок передачи документов на хранение предусматривается договоренностями между сторонами.
2. В государственный архив или архив муниципалитета. В данном случае заключается договор на обеспечение хранения документов (обычно возмездный) между ответственными лицами ликвидируемой компании и архивов.

Подготовить документы ликвидируемого общества на хранение в вышестоящую организацию или архив в праве следующие лица:

1. Учредители, директор или ответственные сотрудники (к примеру, специалисты кадровой службы), если ликвидация ООО происходит добровольно.
2. Конкурсная комиссия, если ликвидация ООО происходит в порядке банкротства.

Основными задачами лиц, ответственных за организацию сохранности документов, являются:

• обеспечение целостности и комплектности передаваемых на хранение документов;
• упорядочение документов (например, согласно определенным категориям);
• проведение необходимых юридических действий при передаче документов на хранение в вышестоящую компанию или архив.

При подготовке документов к передаче на хранение могут выявляться такие, которые в архив можно не направлять (например, если срок хранения документа уже истек). Данные документы должны быть уничтожены в установленном порядке.

Важно! Если руководством компании или ликвидационной комиссией не будут выполнены действия по направлению документов на хранение в компетентный орган, то им грозят серьезные санкции.

Подготовительные мероприятия перед передачей документов на хранение в архив

Несмотря на то, что документы на хранение передаются в профессиональные органы, вся документация должна пройти предварительную подготовку перед передачей в архив. При этом выполняется следующее:

1. Сортировка документации, оставшейся после ликвидации ООО. Документы необходимо разложить по разделам, которым придается статус дела. Объем одного дела не должен превышать 250 страниц. Документы, имеющие разные сроки хранения, необходимо разложить в разные дела. Повтор документов не допускается. Все дела следует сортировать по годам.
2. Прошивка дел. Картонная папка с документы прошивается суровыми нитками через 4 отверстия. Документы в папке должны быть расположены в хронологическом порядке, После этого листы в папке нумеруют, за исключением первого и последнего листа. Первый лист остается без надписей, а последний – лист заверителя.
3. Нумерация папок дел.
4. Оформляются обложки для дел. На обложках указываются: наименование компании полностью и кратко, заглавие, период собрания и число страниц в деле.
5. Составляется полная опись дел. Опись составляют на специальном бланке, включенном в материале к передаче. Опись включает в себя историко-архивную справку, данные об учредителях, основной вид деятельности общества, смену участников, реорганизации общества, протокол о ликвидации ООО, а также данные о лицах, проводящих ликвидационные мероприятия.

После всех выполненных мероприятий дела складывают в коробку архивного хранения и после завершения ликвидации передаются в архив.

Важно! Опись дел, передаваемых на хранение в архив после ликвидации общества, следует составить в трех экземплярах.

Если компания работала продолжительный период времени, то документов останется очень много. Поэтому процесс подготовительных мероприятий к хранению может быть очень трудоемким и длительным. В этом случае вся подготовительная работа может быть выполнена сотрудниками архива по заключенному с ликвидационной комиссией договору.

Ответственность, если документы не были переданы на хранение

Если руководство ликвидируемого общества или ликвидационная комиссия нарушит требования законодательства об организации хранения документов ликвидируемой компании, то к ним могут применяться следующие санкции:

1. Штраф в размере от 300 до 500 рублей (13.20 КоАП РФ). Такой штраф накладывается на должностное лицо компании, если нарушения не являются серьезными, например, если допущены ошибки в комплектации или ведении учета архивных документов.
2. Штраф в размере от 2500 до 5000 рублей и от 200 000 до 300 000 рублей накладывается, соответственно, на должностное лицо и ликвидируемую организацию в иных случаях. Данная санкция накладывается в соответствии со ст. 13.25 КоАП РФ в отношении:

• ООО, являющегося участником рынка ценных бумаг в случае невыполнения обязанностей по хранению ценных бумаг и других документов;
• любых ООО, нарушивших требования ст. 50 закона 14-ФЗ «Об ООО», которой определяются требования по хранению определенных документов.

1. Штраф в размере до 200 000 рублей (или в размере дохода виновного лица за 1,5 года) и иных санкции (в том числе принудительные работы, арест и лишение свободы). Данные санкции применяются в том случае, когда обязанность по организации хранения документов выполняется ликвидационной комиссией. То есть в случае банкротства компании. Действия комиссия могут расцениваться как намеренное сокрытие документов или даже их уничтожение.

Уничтожение документов после ликвидации ООО

Не все документы после ликвидации общества подлежат передаче на хранение в архив. Некоторые из них уже имеют истекшие сроки хранения и поэтом подлежат уничтожению. При уничтожении документов составляется соответствующий акт. К способам уничтожения документов с истекшими сроками хранения после ликвидации ООО относят следующие:

1. Сжигание (как правило, сжигаются секретные документы).
2. Шредирование (на специальном шредере документы разрезаются на мелкие кусочки).

Выездное уничтожение. Основной объем документов уничтожается специальными компаниями. В этом случае документы направляются в промышленный шредер. Уровень безопасности при таком способе уничтожения документации будет значительно выше, чем при предыдущих способах.