Касса в обособленном подразделении без отдельного баланса

В организации действуют две кассы. Вторая касса установлена в обособленном подразделении, которое находится за пределами города. В кассу вносятся денежные средства, полученные от покупателей аптеки, а также возвращаемые подотчётными лицами, которые до этого получили денежные средства в основной кассе организации. Денежные средства второй кассы в основном выдаются под отчёт. Кассир передает информацию для заполнения кассовой книги из обособленного подразделения в головное подразделение. Кассу разбили на субсчета — 50.01 и 50.04, кассовая книга ведется общая. Нумерация документов ведется общая. Есть ли нарушение правил ведения кассовых операций в данной ситуации?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Обособленное подразделение, в котором ведутся кассовые операции, должно вести собственную кассовую книгу.

Обоснование вывода:
В настоящий момент основным документом, регламентирующим порядок ведения кассовых операций, является Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание ЦБ РФ).
Согласно пп. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге 0310004. Кассир в кассовой книге 0310004 производит записи по каждому приходному кассовому ордеру 0310001, расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег) (абзац третий пп. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ).
То есть записи вносятся в кассовую книгу при каждом факте приема и выдачи наличности из кассы.
В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге 0310004, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге 0310004 сумму остатка наличных денег и проставляет подпись (абзац четвертый пп. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ).
Если в кассу обособленного подразделения поступают наличные деньги и (или) выдаются из кассы наличные деньги, то согласно общему порядку учета денежной наличности в соответствии с п. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ необходимо производить учет денежной наличности, то есть вести кассовую книгу.
Отсюда следует, что каждое обособленное подразделение, в котором ведутся кассовые операции, независимо от того, на какие цели будут расходоваться наличные денежные средства, должно вести собственную кассовую книгу.
Кроме того, абзацем седьмым пп. 4.6 п. 4 Указания ЦБ РФ установлено, что обособленные подразделения (без каких-либо исключений) передают юридическому лицу копию листа кассовой книги 0310004 в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Согласно письму Банка России от 04.05.2012 N 29-1-1-6/3255, разъясняющему аналогичные нормы ранее действовавшего Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», требование о ведении кассовой книги, в которую вносятся записи на основании приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров, должно соблюдаться каждым обособленным подразделением юридического лица, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением (смотрите также письмо ФНС России от 12.09.2012 N АС-4-2/15195).
В письме ФНС России от 05.06.2013 N АС-4-2/10250 «О направлении арбитражной практики» было приведено постановление Тринадцатого Арбитражного Апелляционного Суда от 25.02.2013 по делу N А56-55039/2012, в котором указывается на необходимость ведения кассовой книги каждым обособленным подразделением организации, ведущим кассовые операции, поскольку невнесение в кассовую книгу записи о поступлении наличных денежных средств в день их поступления является неоприходованием в кассу этих денежных средств.
Таким образом, неведение кассовой книги может послужить основанием для привлечения организации к административной ответственности по части 1 ст. 15.1 КоАП РФ.
Требование вести кассовую книгу обособленным подразделением подтверждается судебной практикой.
В постановлении Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 13.05.2016 N 15АП-6184/16 говорится, что состав части 1 ст. 15.1 КоАП РФ охватывает не только деяние, заключающееся в неполном оприходовании денежных средств в кассу, но также и деяние, заключающееся в неведении кассовых книг обособленными подразделениями, в связи с чем суд приходит к выводу, что состав правонарушения, вменённый инспекцией обществу, является доказанным.
Аналогичные выводы содержит постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.04.2016 N 09АП-14017/16: кассовая книга по обособленному подразделению не представлена по причине ее неведения. Общество допустило нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся в неоприходовании в кассу обособленного подразделения наличных денежных средств.
В постановлении Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.06.2016 N 15АП-6594/16 указывается, если обособленное подразделение организации осуществляет наличные операции, оно обязано вести кассовую книгу, в том числе когда наличная выручка передается в кассу головного подразделения. ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» не освобождает юридических лиц от обязанности соблюдать кассовую дисциплину.
В постановлении Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.05.2016 N 15АП-6464/16 отмечалось, что обособленным подразделением общества не оприходовались наличные денежные средства по месту осуществления деятельности по причине неведения кассовой книги обособленным подразделением. Передача денежных средств, принятых по месту осуществления деятельности обособленного подразделения, в дальнейшем в кассу юридического лица (без оприходования по месту нахождения обособленного подразделения) является нарушением порядка, установленного Указаниями ЦБ РФ.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Кассовая книга;
— Энциклопедия решений. Кассовая книга в обособленном подразделении.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Графкин Олег

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Учет кассовых операций обособленными подразделениями

Все поступления и выдача наличных денег в учреждениях учитываются в кассовой книге. Согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному Решением Совета директоров ЦБР от 22.09.1993 N 40 (далее – Порядок), каждое учреждение должно иметь кассу и вести только одну кассовую книгу по установленной форме. При этом для учреждений, имеющих филиалы и иные обособленные подразделения, упомянутый Порядок исключений не устанавливает.

Согласно п. 23 Порядка для организаций введена обязанность регистрировать все кассовые операции в одной кассовой книге, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью, количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения. Таким образом, Порядком не предусмотрено наличие в организациях нескольких кассовых книг. Кроме того, в нем не установлены исключения для организаций, имеющих удаленные обособленные подразделения. Вместе с тем такая проблема существует и требует решения.

В соответствии с п. 24 Порядка записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Выполнить эти требования порой затруднительно, а иногда и невозможно, поскольку обособленные подразделения могут быть территориально удалены от головного учреждения или находиться в другом городе. Рассмотрим возможный порядок ведения кассовых операций обособленными подразделениями, находящимися:

– по месту нахождения головной организации;

– вне места ее нахождения.

Порядок ведения кассовых операций в обособленных подразделениях, находящихся по месту нахождения головной организации

Кассовые операции в организациях должны производиться согласно правилам, изложенным в вышеназванном Порядке. Однако если существуют объективные причины, в результате которых организация не может строго следовать положениям Порядка, то, по мнению автора, необходимо выработать другие законные способы ведения кассовых операций. Рассмотрим, как производятся кассовые операции, если в организации имеется несколько операционных касс.

В соответствии с п. 28 Порядка главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает кассирам операционных касс авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег. Кассиры этих касс в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям главному (старшему) кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

В этом случае приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи (п. 21 Порядка).

Если при приемке наличных денежных средств в учреждении используется ККТ, то в операционных кассах обязательно ведутся книги кассиров-операционистов, в которых ежедневно указываются показания счетчика ККТ на начало и конец рабочего дня, выводится сумма выручки за день и отражаются суммы, сданные в кассу организации, за подписью ответственных лиц.

При принятии наличных денежных средств от физических лиц до 31 декабря 2006 г. организациям было разрешено использовать бланки строгой отчетности, утвержденные Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК), форма которых соответствует требованиям Минфина России и не противоречит действующему законодательству (постановление Правительства РФ от 31.03.2005 N 171 “Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники”).

Порядок ведения кассовых операций в обособленных подразделениях, находящихся вне места нахождения головной организации

Порядок ведения кассовых операций организациями, которые имеют территориально удаленные обособленные подразделения (филиалы), на сегодняшний день также однозначно не определен. Рассмотрим решение данной проблемы.

Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне его местонахождения и осуществляющее все его функции или их часть (ст. 55 ГК РФ). Применять рассмотренные выше варианты организации работы операционных касс при большой удаленности филиала от головного учреждения нельзя, так как невозможно и нерационально сдавать кассовые документы или отчеты, а также обеспечивать безопасную доставку наличных денежных средств ежедневно, например, из филиала, находящегося в другом городе или районе.

Читать еще: Как найти баланс предприятия по инн

В этом случае наиболее правильное решение – выделить филиал на отдельный баланс с дальнейшей передачей отчетности в головную организацию по окончании отчетного периода для составления сводной отчетности. Специалисты Минфина в письме от 29.03.2004 N 04-05-06/27 указали, что под отдельным балансом следует понимать перечень показателей, установленных организацией для своих подразделений, выделенных на отдельный баланс. Другими словами, выделение на отдельный баланс представляет собой организацию бухгалтерского учета операций филиала обособленно от операций головного учреждения. Особый юридический статус выделения на отдельный баланс в этом случае не требуется.

Могут ли в таком случае филиалы самостоятельно получать денежные средства на ведение хозяйственной деятельности? Если могут, то как быть с нормой о единой кассовой книге? В Порядке ответы на эти вопросы не содержатся. Можно с уверенностью констатировать, что на настоящий момент имеется пробел в законодательстве, регулирующем порядок ведения кассовых операций, а именно кассовых книг в организациях, имеющих удаленные обособленные подразделения. Как в этом случае поступить?

Обратимся к законодательным актам, регулирующим налично-денежное обращение. В статье 34 Федерального закона от 10.02.2002 N 86-ФЗ “О Центральном банке Российской Федерации” перечислены основные функции Банка России по организации на территории РФ наличного денежного обращения. Одна из них – определение порядка ведения кассовых операций. Кроме того, Советом директоров Банка России (Протокол от 19.12.1997 N 47) утверждено Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.1998 N 14-П (далее – Положение о наличном денежном обращении). Суть изложенных в нем основных организационных моментов, связанных с наличным денежным обращением, состоит в следующем:

– организации обязаны хранить свободные денежные средства на счетах в коммерческих банках (п. 2.1 Положения о наличном денежном обращении );

– порядок и сроки сдачи наличных денег в кассы коммерческих банков должны быть установлены учреждениями банков и согласованы с руководителями организаций (п. 2.4 Положения о наличном денежном обращении);

– необходимо наличие утвержденных лимитов остатков наличных средств в кассах организаций и их филиалов (п. 2.5 Положения о наличном денежном обращении);

– наличные средства должны храниться в кассах организаций только в пределах установленных лимитов.

Регистрация в кассовой книге всех приходных и расходных кассовых операций в соответствии с п. 24 Порядка, т.е. в момент их совершения, позволяет обеспечить контроль над полнотой и своевременностью оприходования получаемых организацией денежных средств, соблюдением установленных лимитов остатка наличных средств кассы и своевременной сдачей полученных или неизрасходованных средств на расчетные счета в коммерческие банки. Единая кассовая книга организации позволяет сконцентрировать все ее кассовые операции в одном месте – в главной кассе.

Наличие территориально удаленных обособленных подразделений не предоставляет возможности обеспечить безопасную ежедневную сдачу денежных средств в единую главную кассу организации, хранение остатков неиспользованных денежных средств в одной кассе, подтверждение кассового остатка, следовательно, и контроль кассовой дисциплины со стороны органов, наделенных такими полномочиями. Все это приводит к тому, что в таких случаях вести одну кассовую книгу невозможно, поэтому обособленные подразделения (филиалы), территориально удаленные от головной организации, вынуждены самостоятельно осуществлять все кассовые операции и регистрировать их в кассовой книге.

Для организации это влечет необходимость выполнения определенных действий:

– открытие для филиала отдельного банковского счета (лицевого счета);

– организация кассы, через которую будут производиться все кассовые операции филиала, регистрируемые в его кассовой книге.

Руководитель организации в распорядительном документе должен утвердить порядок ведения кассовых операций, в частности применения отдельных кассовых книг в территориально удаленных подразделениях, зафиксировав его в учетной политике.

Такие действия не противоречат п. 3 ст. 5 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”, в котором указано, что учреждения, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей своей деятельности.

Следовательно, в случаях, не оговоренных действующими законодательными и нормативными документами, руководителям организаций предоставлено право закрепить особенности ведения деятельности своими внутренними локальными актами.

За соблюдением учреждениями требований Порядка ведения кассовых операций (п. 41) (своевременностью оприходования получаемых денежных средств, соблюдением установленного лимита остатка кассы и др.) банки, а также соответствующие финансовые органы осуществляют систематический контроль.

Лимит остатка наличных средств в кассе организации

Лимит остатка наличных средств устанавливается учреждениями банков ежегодно всем организациям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. Для его определения организации представляют в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу.

Организациям, в состав которых входят обособленные подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям, как указано выше, доводится приказом руководителя организации.

Филиалам и другим обособленным подразделениям организации, расположенным вне места ее нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

Установлению лимита остатка наличных денег в кассе должно уделяться особое внимание. Так, для организации, не представившей расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная им в учреждения банков денежная наличность – сверхлимитной, что влечет негативные последствия: привлечение к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.

Кроме того, необходимо следить за тем, чтобы остаток наличных средств в кассе не превышал установленного организации лимита.

Учет по обособленным подразделениям, не выделенным на самостоятельный баланс

В программе «1С:Бухглатерия государственного учреждения 8», ред. 2.0 поддерживается ведение учета обособленных подразделений, как выделенных на самостоятельный баланс, так и не выделенных. В этом материале экспертов 1С о том, как настроить и вести учет операций обособленного подразделения, не выделенного на отдельный баланс.

Понятие «обособленное подразделение» регулируется Гражданским и Налоговым кодексами Российской Федерации. Согласно ст. 55 ГК РФ обособленное подразделение юридического лица располагается вне места нахождения юридического лица. Обособленное подразделение не является юридическим лицом. Оно наделяется имуществом, создавшим его юридическим лицом, и действует на основании утвержденных им положений.

Согласно статье 11 НК РФ обособленное подразделение организации – любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение.

Требований и критериев выделения обособленного подразделения «на отдельный баланс» действующее законодательство не содержит. Решение выделить подразделение на отдельный баланс принимает организация исходя из собственных нужд. Под обособленным подразделением на отдельном балансе подразумевается обособленное подразделение, осуществляющее полномочия по ведению бухгалтерского учета и составлению бухгалтерской отчетности.

Согласно ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» бухгалтерская (финансовая) отчетность должна включать показатели деятельности всех подразделений экономического субъекта, включая его филиалы и представительства, независимо от их места нахождения. При этом приказом Минфина России от 25.03.2011 № 33н «Об утверждении Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений» предусмотрено формирование форм бухгалтерской отчетности обособленными подразделениями, осуществляющими ведение бухгалтерского учета.

В программе «1С:Бухглатерия государственного учреждения 8», редакция 2 поддерживается ведение учета обособленных подразделений двух видов:

обособленное подразделение, выделенное на самостоятельный баланс;
обособленное подразделение, не выделенное на самостоятельный баланс.

Учет по обособленным подразделениям, выделенным на самостоятельный баланс, можно вести как в отдельной базе данных, так и в единой, с головным учреждением. В последнем случае в справочник Организации вводятся сведения, как о головном учреждении, так и об обособленных подразделениях, выделенных на самостоятельный баланс. Главная книга, баланс и другие регистры учета и регламентированные отчеты могут формироваться консолидировано для группы учреждений либо раздельно по учреждениям и обособленным подразделениям, выделенным на самостоятельный баланс.

Учет по обособленным подразделениям, не выделенным на самостоятельный баланс, ведется в единой с головным учреждением базе данных. Информация об обособленных подразделениях, не выделенные на самостоятельный баланс, вводится в справочник Подразделения. Подразделениям, которые являются обособленными, присваивается признак Обособленное подразделение, по которому программа будет отличать их от обычных подразделений организации.

Для обособленных подразделений можно указать:

Наименование для первичных документов, которое будет отображаться в первичных документах;
Сведения о регистрации организации в налоговом органе по месту нахождения обособленного подразделения;
Признак ведения отдельной нумерации документов. Документам с указанным обособленным подразделением будет назначаться номер с учетом префикса. При этом префикс подразделения замещает префикс организации;
Ответственных лиц подразделения. При оформлении документов ответственные лица, подписывающие документ, будут определяться с учетом указанного в документе обособленного подразделения;
Адрес и телефоны обособленного подразделения;

В программе «1С:Бухглатерия государственного учреждения 8», ред. 2.0 для обособленного подразделения, не наделенного правом ведения бухгалтерского учета (не выделенного на самостоятельный баланс), обеспечивается:

возможность выделенного документооборота;
указание в документах реквизитов обособленного подразделения;
ведение отдельной кассы;
ведение отдельных планов финансово-хозяйственной деятельности;
оформление платежных документов по лицевым счетам подразделений в казначействе или банке.

Также в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2.0 предусмотрена возможность настроить ведение аналитического учета в разрезе подразделений по выбранным счетам плана счетов.

Ведение кассы в обособленном подразделении

Согласно Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У обособленные подразделения, имеющие кассу, должны вести кассовую книгу и передавать юридическому лицу копию листа кассовой книги в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности.

По каждому обособленному подразделению ведется отдельный раздел кассовой книги с указанием на ее титульном листе наименования (номера) подразделения. Данный раздел кассовой книги передается в головное учреждение, где формируется единая кассовая книга.

Читать еще: Рентабельность имущества формула расчета по балансу

Первичные учетные документы (расходные и приходные кассовые ордера) самостоятельно формирует кассир обособленного структурного подразделения (филиала). Их нумерация осуществляется в порядке, установленном в Учетной политике организации.

Отчет кассира составляется в двух экземплярах. Первый остается в обособленном подразделении, второй вместе с прилагаемыми к нему документами передается в головное учреждение.

В «1С:Бухглатерия государственного учреждения 8», ред. 2 предусмотрено ведение отдельной кассовой книги ф. 0504514 и журнала регистрации кассовых ордеров ф. 0310003 для подразделений с установленным признаком обособленной нумерации документов, а также для головной организации (без обособленных подразделений).

Кассовые документы подразделений, у которых не установлено отдельной нумерации документов (ведения кассовой книги), или не являющихся обособленными, регистрируются в кассовой книге и журнале регистрации кассовых ордеров головной организации.

Кассовые документы обособленного подразделения имеют отдельную нумерацию, в качестве ответственных лиц указываются ответственные лица подразделения, в печатных формах выводится наименование обособленного подразделения (см. рис. 1).

Следует отметить, что в первичных документах и отчетах по кассе, в которых предусмотрено поле Структурное подразделение, наименование обособленного подразделения выводится в этом поле, если форма такого реквизита не содержит, наименование обособленного подразделения добавляется к наименованию организации.

Отчет кассира и Кассовая книга могут быть сформированы как по обособленному подразделению, так и по всей организации в целом, без учета обособленных подразделений.

Также предусмотрено формирование Кассовой книги по всем обособленным подразделениям и организации в целом. В этом случае Кассовые книги будут выведены на отдельных закладках (см. рис. 2).

Инвентаризация кассы

Предусмотрена инвентаризация кассы я с учетом следующих особенностей:

если подразделение в документе не указано, инвентаризируется касса по всем подразделениям указанной организации, за исключением обособленных, ведущих кассу отдельно;
если указано обособленное подразделение, ведущее отдельную кассу, инвентаризируется касса по выбранному подразделению указанной организации.

Планы по поступлениям и выбытиям (планы ФХД)

Согласно Приказу Минфина России от 28.07.2010 № 81н «О требованиях к плану финансово-хозяйственной деятельности государственного (муниципального) учреждения» государственное (муниципальное) бюджетное и автономное учреждение, их обособленные (структурные) подразделения без прав юридического лица, осуществляющие полномочия по ведению бухгалтерского учета, составляют в соответствии с настоящими Требованиями План финансово-хозяйственной деятельности государственного (муниципального) учреждения (далее – План ФХД) в порядке, определенном органом исполнительной власти (органом местного самоуправления), осуществляющим функции и полномочия учредителя в отношении учреждения, если иное не установлено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации.

В «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2.0 для не ведущих бухгалтерский учет (не выделенных на самостоятельный баланс) обособленных подразделений также предусмотрена возможность вести план ФХД. Для этого в документе по регистрации плановых (прогнозных) показателей поступлений и выбытий предусмотрена возможность указать обособленное подразделение, не выделенное на самостоятельный баланс (рис. 3).

Лицевые счета обособленных подразделений в казначействе или банке

Если обособленным подразделениям открываются отдельные лицевые счета, такие счета создаются и хранятся в том же справочнике Лицевые счета, где и счета головной организации.

В карточке лицевого счета предусмотрена возможность указать:

должностных лиц, имеющих право подписи платежных и иных документов при совершении операции по лицевому счету обособленного подразделения;
реквизиты подразделения ИНН, КПП и наименование, которые будут выводиться в платежных документах (см. рис. 4).

Касса в обособленных подразделениях

Недавно Центробанк в ответ на запрос ФНС пояснил: своя кассовая книга должна быть у всех обособленных подразделений (ОП) без исключени я Письмо ЦБ от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255 . Это породило у бухгалтеров новые вопросы, связанные с ведением кассовых операций в ОП.

Переделывать кассовую документацию с начала этого года не имеет смысла

Мы с начала этого года поступали по старинке, то есть заносили операции ОП в кассовую книгу головного подразделения. Нужно ли теперь переделывать всю документацию с января и если да, то как?

: Не нужно. Достаточно завести в ОП кассовые книги с текущего момента. Ведь оштрафовать за учет операций ОП в одной общей книге организации, а не в отдельной нельзя. Под оприходованием наличных в кассу понимается внесение записей в кассовую книгу на основании всех ПКО и РКО за ден ь п. 6.1 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение) . И от того, что деньги учтены в основной кассовой книге организации, а не в книге ее подразделения, они неоприходованными не становятся.

Если же вы для пущей безопасности все-таки решите переделать документы, помните, что срок давности по штрафу за «кассовые» нарушения — 2 месяца с момента их совершени я ч. 1 ст. 4.5 КоАП . Так что более ранние периоды перелопачивать бессмысленно.

Есть такие ОП, в которых ведение отдельной книги нерационально

У нашей организации 29 торговых точек, у каждой точки из кассовых операций — только прием наличных от покупателей в течение дня и сдача всей выручки вечером в кассу дирекции. Делать по каждой точке отдельную кассовую книгу — ненужная работа! Что нам грозит, если я буду по-прежнему все операции отражать в одной кассовой книге?

: Раз в ОП есть кассовые операции, там должны быть и касса, и кассир, и кассовая книга. Но это по правилам. А на деле в тех ОП, которые наличные у себя не хранят и не расходуют, вести отдельную книгу особого смысла нет. И если вы полностью отражаете выручку таких подразделений в основной кассовой книг е п. 6.1 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение) и у вас есть документы на передачу денег из ОП в основную кассу, то штрафовать вас не за что. Обратите внимание: вместе с выручкой из ОП в основную кассу следует передавать также документы, которые являются основанием для ее оприходования. Это Z-отчеты (при продажах с применением ККТ) и копии БСО либо их отрывные части (если вместо кассовых чеков обособленное подразделение выдает БСО).

А вот при появлении в ОП расходных операций (например, возврат покупателям денег за товар не в день его покупки) мы советуем завести там отдельную кассовую книгу и назначить кассира. Ведь иначе кассиру основной кассы придется подписывать РКО и, соответственно, отвечать за выдачу денег, которая происходила без него.

Сводить книги всех подразделений в одну общую не нужно

Прочитав Письмо ЦБ, заводим отдельные кассовые книги в каждом из наших ОП, не имеющих своих счетов в банке. Нужно ли будет ежедневно сводить данные всех этих книг в одну общую кассовую книгу по организации?

Срок передачи в головное подразделение листов ОП за каждый рабочий день — не позднее следующего за ним рабочего дня.

: Делать сводную книгу Положение не обязывает. Вы можете вести ее, если это необходимо для ваших внутренних нужд (аналитических либо контрольных), но налоговики не вправе требовать ее у вас для проверк и Постановления ФАС УО от 04.08.2010 № Ф09-5313/10-С1; ФАС ЦО от 29.10.2010 № 35-12310/2009 .

Листы кассовых книг ОП (вторые отрывные экземпляры листов бумажной книги либо распечатки, если книга ведется в электронном виде) нужно передавать в головное подразделение и там сшивать отдельно по каждому ОП п. 2.5 Положения .

Нет основной кассы — нет и «главной» кассовой книги

У нас несколько ОП, которые имеют дело с наличными, а в главном офисе все операции проходят через банк, наличных нет. Но если каждое ОП будет вести свою кассовую книгу, то что же мне записывать в основную кассовую книгу организации?

: Раз в главном офисе нет кассовых операций, то у него не может быть и своей кассы, и соответствующей ей кассовой книги. То есть у вас должны храниться только сшитые листы кассовых книг ОП пп. 1.2, 2.5 Положения .

Опоздать с передачей листов ОП можно, но осторожно

У нас несколько небольших магазинчиков, не имеющих своего лимита остатка наличных в кассе, где кассовые книги ведут на бумаге. Передавать отрывные листы в бухгалтерию каждый день нет возможности — их сдают раз в неделю. Что нам за это будет?

: Ответственности за нарушение срока передачи листов не предусмотрено. Главное, чтобы у вас своевременно передавалась информация об остатках денег в кассах магазинов и вы не допустили превышения лимита остатка кассы. Ведь за это предусмотрен немаленький штраф: от 40 000 до 50 000 руб. — для организации и от 4000 до 5000 руб. — для директор а ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .

В каждом ОП — свой кассир и свой уполномоченный подписывать ПКО и РКО

Не могу понять, кто будет подписывать РКО и ПКО по операциям ОП, если там нет бухгалтера и руководителя, имеющих право подписи финансовых документов? До сих пор у нас кассовая книга была одна на всю организацию и все кассовые ордера по операциям ОП оформляли и подписывали в центральной кассе. А теперь что, директору, главбуху и кассиру центральной кассы по всем точкам продаж каждый день ездить, чтобы поставить свои подписи?

: Разумеется, этого делать не нужно. Полномочия подписывать кассовые ордера ОП ваш директор может передать тому сотруднику ОП, который отвечает за полноту поступления наличных в кассу и принимает решения о расходовании из нее. Что до подписи бухгалтера, то она не обязательна — при отсутствии бухгалтера РКО и ПКО подписывает касси р п. 2.1 Положения либо руководитель. А последний, как мы уже сказали, вправе свои полномочия передат ь пп. 1.2, 2.2 Положения . Причем нет никаких ограничений, кому именно из работников их передавать. То есть это может быть все тот же сотрудник, выполняющий обязанности кассира в ОП. Он один будет оформлять и подписывать кассовые документы и кассовую книгу.

У каждого ОП — своя нумерация кассовых ордеров

Если каждое ОП ведет свою кассовую книгу и само оформляет ПКО и РКО, то как соблюдать хронологический порядок нумерации кассовых документов в целом по организации?

Читать еще: Когда составляется ликвидационный баланс ответ

: Сейчас требования соблюдать такой порядок нет. Достаточно вести сквозную нумерацию внутри каждого подразделения. Можно добавлять к порядковым номерам кассовых документов каждого ОП его собственный буквенный или цифровой индекс.

ОП может сдавать выручку и в кассу другого ОП

У нас есть несколько ОП в другом городе. Нам удобнее централизованно сдавать деньги в банк через одно из них, а также при необходимости пополнять кассу одного ОП из выручки другого. В Положении написано, что подразделения сдают наличные только в банк и в свою организаци ю п. 1.5 Положения . Так что же, ОП не могут передавать деньги друг другу?

: Могут. Ведь ОП не являются отдельными юридическими лицам и ст. 55 ГК РФ . Они — часть организации. Так что передача наличных из одного ОП в другое — это и есть сдача денег в свою организацию.

Как не допустить превышения лимита при наличии ОП, не имеющих своего счета в банке

У нас несколько ОП без расчетного счета. Хотим установить свой лимит остатка наличных в кассе для каждого из них. Ведь каждый должен знать, сколько денег он может оставить в своей кассе в конце дня. Как установить лимиты?

: Вы можете:

внутренним приказом закрепить за каждым из ОП свой лимит как «кусочек» лимита организации. При его расчете вовсе не обязательно пользоваться предложенной ЦБ методикой — исходите из потребностей каждого ОП в наличных и наличия у него возможности оперативно сдавать деньги в банк, в кассу другого ОП либо в основную. Минус такого варианта — может получаться так, что зарезервированный за каким-то из ОП лимит оказался им не востребованным, а другому подразделению своего лимита, наоборот, не хватило;
выяснять остатки в конце рабочего дня (до выведения остатков в кассовых книгах) по телефону либо вести электронный обмен данными и затем оперативно решать, кому и сколько оставить в кассе.

Сдача выручки ОП на «транзитные» счета не приводит к отдельному лимиту

У нас несколько ОП в разных городах. Там мы открыли в банках специальные счета, на которые ОП сдают свою выручку, а оттуда она раз в трое суток автоматически списывается на расчетный счет организации. Ни снять деньги с такого счета, ни перечислить их оттуда ОП не может. То есть распоряжаться средствами на этих счетах может только генеральный директор. Считаются ли наши ОП имеющими свой счет, то есть обязаны ли мы каждому установить отдельный лимит?

: Устанавливать отдельные лимиты вы не должны. Положение обязывает иметь свой лимит те обособленные подразделения, которым открыт банковский сче т п. 1.2 Положения . Средствами на таком счете вправе распоряжаться руководитель ОП п. 4.3, подп. «д» п. 4.1 Инструкции ЦБ от 14.09.2006 № 28-И .

В вашем же случае такого нет — распоряжаться так называемыми транзитными счетами работники ваших подразделений не могут.

Сколько кассовых книг положено ИП

Я работаю бухгалтером у предпринимателя. У него есть точки продаж в нескольких населенных пунктах, свою выручку кассиры этих магазинчиков сами сдают в банк на счета ИП или частично расходуют. Как нам вести кассовые книги? Так же как обособленным подразделениям организации?

: Для вашего случая правил в Положении нет. Давайте исходить из главной цели — вовремя отражать все наличные в кассовых документах. Тогда оштрафовать ИП за неоприходование выручки будет нельзя. Так что у вас есть варианты.

ВАРИАНТ 1. В каждой точке, где есть операции с наличными, вести свою кассовую книгу.

ВАРИАНТ 2. Сделать единую книгу, при этом в удаленных точках вести ее разделы. То есть поступать так же, как раньше поступали организации с ОП (подробно об этом мы рассказывали в , 2011, № 17, с. 78, и , 2009, № 6, с. 60).

ВАРИАНТ 3. Вести одну-единственную кассовую книгу, передавая все кассовые документы из магазинов самому ИП.

Касса налоги и учет в обособленном подразделении магазина

Касса обособленных подразделений: порядок ведения и документооборот

Поэтому в таких организациях нередко возникают проблемы с отражением операций в кассовой книге, нумерацией кассовых ордеров и установлением лимита кассы. Тем не менее правильно организовав документооборот, можно решить проблемы и избежать штрафов при проверках.Примечание.

Выбранные организацией способы ведения бухгалтерского учета применяют все филиалы, представительства и иные подразделения организации (в том числе выделенные на отдельный баланс) независимо от места нахождения (п. 10 ПБУ 1/98).В обособленном подразделении, как и в самой организации, все хозяйственные операции оформляются первичными документами. Это установлено в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ).

Причем документооборот должен быть организован в соответствии с требованиями действующего законодательства и принятой в организации учетной политикой.

Как вести учет обособленному подразделению (филиалу, представительству)

Тогда именно руководитель филиала ставит свою подпись в договоре.Если же право заключать трудовые договоры за директором филиала не закреплено, то делать это должен руководитель головной организации.

Например, так: «Санкт-Петербургский филиал ООО «Альфа», расположенный по адресу: г. Санкт-Петербург, Лиговский проспект, 64».Это следует из статьи 57 и части 6 статьи 209 Трудового кодекса РФ.Ситуация: может ли руководитель филиала с отдельным балансом заключать трудовые договоры

Учет по обособленным подразделениям, не выделенным на самостоятельный баланс

Требований и критериев выделения обособленного подразделения «на отдельный баланс» действующее законодательство не содержит.

Решение выделить подразделение на отдельный баланс принимает организация исходя из собственных нужд.

Под обособленным подразделением на отдельном балансе подразумевается обособленное подразделение, осуществляющее полномочия по ведению бухгалтерского учета и составлению бухгалтерской отчетности.

Налоги обособленного подразделения

Отчетность Реестр по НДФЛ сдается также в налоговую инспекцию по месту обособленного подразделения. Страховые взносы в ПФР, ФСС и отчетность в фонды Для того, чтобы ОП платило страховые взносы в территориальные фонды по месту учета обособленного подразделения и сдавало в эти подразделения отчетность, необходимо одновременное выполнение следующих условий:

наличие отдельного баланса ОП;

наличие отдельного расчетного счета ОП;

самостоятельное начисление заработной платы обособленным подразделением.

Если обособленное подразделение самостоятельно уплачивает в территориальное отделение ОП страховые взносы, то отчетность в ПФР и ФСС подается по месту учета обособленного подразделения.

Бухгалтерский учёт структурных подразделении предприятия.

Регистрация — по одной закладке по почте, пожалуйста, не позднее десяти следующего месяца.

Согласно НК РФ (ст. 11) считается обособленным всякое подразделение, находящееся территориально вне организации, если там оборудовано хотя бы одно стационарное (т.е. созданное на срок более одного месяца) рабочее место, безотносительно того, закреплено положение об этом подразделении в организационно-распорядительных

Учет кассовых операций обособленными подразделениями

Порядок ведения кассовых операций в обособленных подразделениях, находящихся по месту нахождения головной организации Кассовые операции в организациях должны производиться согласно правилам, изложенным в вышеназванном Порядке.

Однако если существуют объективные причины, в результате которых организация не может строго следовать положениям Порядка, то, по мнению автора, необходимо выработать другие законные способы ведения кассовых операций.

Рассмотрим, как производятся кассовые операции, если в организации имеется несколько операционных касс.

Как вести кассу в обособленном подразделении

буквально устанавливает следующее: обособленное подразделение (филиал, представительство) юридического лица, для совершения операций которого юридическим лицом открыт банковский счет, устанавливает лимит остатка н а л и ч ны х де нег. Но кол ь с коро дол жен быт ь лимит, наличествует и касса (абз. 1 п. 1.2 Положения). Кассовые операции подлежат отражению в кассовой книге (абз.

9 п. 2.6 Положения). А если обособленное подразделение ее не ведет?Невнесение записей в кассовую книгу рассматривается как неоприходование в кассу наличных денег (абз. 2 п. 6.1 Положения). Оно расценивается как административное правонарушение и влечет за собой весьма внушительные штрафы (п. 5 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции

Касса в обособленном подразделении без отдельного баланса

Она же, в свою очередь, всегда определяет их самостоятельно.

Подразделения без отдельного баланса характеризуются тем, что:

имеют небольшой штат работников; не имеют собственной бухгалтерии.

В совокупности это значит, что внутри такого подразделения не ведется работа касательно учета или отчетности.

Все необходимые документы передаются в главный офис организации, в которой производят обработку и отражают данные в учете. У подразделений, что не имеют своего собственного счета, отсутствует часть самостоятельности.

Это и составляет их главную особенности перед теми, кто этот счет имеет.

Теперь что касается сдачи отчетов.

Открытие обособленного подразделения: как правильно организовать бухгалтерский и налоговый учет?

Она же организует в них бухгалтерский и налоговый учет.

Порядок ведения бухгалтерского учета и формирования бухгалтерской отчетности в ОП зависит от того, выделено или нет соответствующее структурное подразделение на отдельный баланс. В случае, если структурное подразделение имеет незначительное количество операций и сотрудников, выделять его на отдельный баланс нецелесообразно. В данной ситуации все первичные документы собираются в ОП и передаются в бухгалтерию головной организации, где и ведется .

Следует установить периодичность передачи первичных документов. Головная организация должна обеспечить раздельный учет своих операций и структурного подразделения.

Для этого все операции подразделения надо учитывать на отдельных субсчетах рабочего плана счетов, утвержденного учетной политикой организации. Аналитический учет операций следует вести в разрезе этих субсчетов.